2-10, 交戰

一早到公司,Eric就把整個Team的大家聚集在會議室中。

「一整個Team」這句話乍聽起來很驚人,但實際沒想像的這麼大。 包含Eric自己,其他核心團隊的成員其實也不過才四個人。 當然,專案更外圍還有些工程師負責實際工作執行,但畢竟這件事情涉及規劃他們未必幫得上忙,加上現在時間真的也不夠了,所以這次會議Eric只找了幾個最核心的Leaders一起參加。

為了讓大家了解目前的狀況,他先在投影機上秀出昨天晚上與Catherine共同做出的專案規劃。
Eric畫的網路圖

「大家看,這是目前整個專案的全貌。 包含了工作順序、工期、人力投入、還有成本分析等所有相關資料。」,Eric用雷射筆指著牆上的工作網圖介紹給大家聽。

 

各Leader倒是大吃了一驚,因為並沒料想到他們的PM能在一個晚上就做出一份規劃,而且這份規劃還包含了範疇、工作、時間、資源投入、還有由下而上的成本預估。

「這東西看起來還滿專業的耶? 怎麼弄的啊?」

「嘿,弄得很有意思喔! 花多久弄的啊?」

「我們公司有這樣的工具嗎? 我還第一次看到」

「真有你的!」

畢竟都是第一次看到,眾人立刻針對投影出來的內容討論起來。 有人訝異、也有人讚賞、當然也有人對於是否需要弄這麼複雜的規劃抱持著懷疑的看法。 但總而言之,能這麼快的做出完整的專案規劃大家終究還是抱持肯定的態度。

在這樣的恭維下,Eric倒是有點飄飄然,於是現學現賣的展示了起來:「這東西其實還滿有意思的,我甚至覺得以後我們內部開進度會議時可以拿來用!」

說著點幾下按鈕,指著每個部分跟大家解說:「你們看,專案的範疇會拆解成WBS,所以藉此我們可以掌控哪些東西做完了、哪些沒有。」
Eric的說明

「而完成交付項目的工作,則會出現在每個WBS的下方,這就很容易掌握該交付項目的進度。 尤其工作都有工期、以及交互關係,所以工作狀況對於未來的影響也可以一目了然。」

「更好的事情是,所有工作需要怎麼樣的資源投入,都可以同步,那不管是工時累積,或是成本計算都可以跟工作連結。 所以這些資料就完全可以串接在一起。」

其中一個年輕的Leader很興奮:「所以,透過這個東西我們就有整個專案的執行全貌了嗎?」

Eric嚴肅的點點頭說:「沒錯! 你說對了! 而且更好的事情是,日後會議中討論的任何調整,都可以及時反應出對整個專案的可能影響。」

有人沒聽懂,也有人露出懷疑的表情,另外有個最年長的Leader則是遠遠坐在會議室的角落面帶冷笑不發一語。 看到很多人沒聽懂、也發現還有人在冷笑,為了取信大家,Eric模仿Catherine很快的在電腦上建了一個小型的新案子。

因為是在投影機上作業,所以大家也就一頭霧水的看著他做一大堆沒人看得懂的設定。 也還好經過昨天一晚上的惡補,一個簡單的小專案並沒有花太長的時間,隨即展現在螢幕上。

「你們看,這是一個模擬準備早餐的專案」,Eric笑一下,然後又補充說:「Sorry,因為我還沒吃早餐,所以現在滿腦子都是食物。」
早餐規劃的舉例

Eric用雷射筆指著螢幕上的藍線強調,「藍線的左邊是歷史、右邊是未來。」

「在這圖形上,黃色的桿子代表原來規劃;綠色或紅色代表未來的可能狀況。目前看起來,早餐可以吃的時間會是早上的八點二十五分,且關鍵是咖啡這條產線。 也因此他是紅色的。」

「假設案子跑了一段時間了,藍色線就會隨著現況往中間移動。 這時候,藍色的桿子就代表案子的實際狀況。」

Eric又按了幾個鈕,模擬進行一半的狀況。
早餐規劃進度更新後

「所以當像現在這樣一些工作超前、一些工作delay時,一旦重新排程後,就能知道這些變化對未來的影響。 你們看,目前看起來案子會提早做完,變成08:19分預定要完成了!」

「這樣的好處是, 我們日後就可以在專案會議上及時討論解決方案,甚至可以及時模擬結果。」

Eric得意的環顧一周,慢慢的開口:「所以,日後每周進度會議上,如果我們拿這個來作假設分析的討論依據。 我們也就不會如過去那樣吵來吵去了! 因為方案有沒有效,可以先模擬;多的人力該加在哪裡,也可以先模擬。 就不會像過去那樣每個Leader都覺得自己的事情很重要,大家卻不知道該把多餘人力放給誰。」

會議桌旁有人點頭,但那個坐在遠遠角落冷笑著的Leader還是持續抱著那個嘲諷的表情。 Eric被那表情弄得有點生氣,但是想想這跟今天要談的並無關連,所以就趕忙先切入了正題:「啊 扯遠了。 今天不是為了要講這個的。」

「今天這麼匆忙的招集大家,主要是因為我昨天雖然規畫好了專案,但發現其實根本沒辦法在deadline之內完成。」,說到這裡他讓大家看了一下排程出來的最後完成時間。

「我確定這些事情都得做,也都沒辦法更精簡了,所以要問大家有沒有甚麼好意見,可以提供一個能及時完成的方案給我。 我晚點好跟總經理報告接下來這案子該怎麼辦。」

「目前我自己是想了兩個可能的做法,不過都不是很完美無缺。」

「一個是爭取總經理能多批些資源或是能追加預算;另一個是把大量的工作併行做。」

Eric頓了一下,又接口說:「若加資源,免不了要申請新的預算。 這案子照合約議定,最後若Delay是要賠償客戶的。 現在就算追加預算也不表示一定能趕得及。 追加資源搞不好反而賠更多,那這提議會議上就不一定能過。 但若把工作併行做,案子風險將大幅升高。 以老闆他那保守的個性,也未必會願意接受。」

大家點點頭,交頭接耳的討論起來。

其中一個Leader開口了: 「我覺得加人不一定有幫助,這案子都一大半過去了。 前面設計比較需要多些人做,但現在發包、製造上大多是外面的外包商在做。 加人好像也沒辦法大符減少工作的長度? 這方法幫助不大….」

另一個Leader則搖搖頭:「也不至於啊! 東西拿回來我們還是要QC以及整合、還有最後的微調,這些事情若多些人手,倒也不是全無幫助。」

原本那個Leader則反駁:「廢話,我當然知道! 我是說幫助不大! 並不是說都沒幫助。」

Eric看兩個人快吵起來了,只好慌忙打圓場:「那如果先不談加人,先想哪些工作可以併行做呢?」

另一個Leader搖了搖頭:「Eric,你看,我們其實已經併行做很多事情了,不可能再冒更多風險。 如果還要再搶時間,幾乎可以確定會出問題的!」

剛剛那個年輕的Leader半開玩笑的回應:「那偷工減料呢? 若偷些工作,倒是有可能可以喔? 哈哈!」

差點跟他吵起來的另一個Leader又吐槽:「這當然不可以吧? 偷工減料會被人發現的!」

這段話讓對方又惱怒了起來:「我也只是開玩笑啊! 不然你講個好主意吧,老是找我麻煩。」

Eric煩惱起來,原來問題已經很頭痛了,結果這兩個人又吵吵鬧鬧僵持不下。

就在這時候,那位從頭到尾都躲在角落冷眼看著這件事情的年長Leader插嘴了:「大家有必要搞成這麼麻煩嗎?」

他一開口,大家就都停止了說話,並把目光放在他身上。

他是公司裏頭一個資格很老的Leader,大家都叫他老趙。 老趙的技術能力絕對是一把罩,公司很多工程師也都是他帶出來的。 他不但能力很好、人也很資深、相關技術更是排在公司前幾名,只是不知道為何這麼多年都只是當個Leader。 也因為這原因,他向來對於公司高層沒甚麼信任感,很多事情都保持一個冷眼旁觀的態度,幾乎的公司新政策他也多是冷嘲熱諷。 或許就是因為這樣,讓他更是不得高層的人緣,也讓他這幾年變得更加孤僻。

剛剛大家討論時,他一直都沒有插嘴,就只是掛著冷笑盯著螢幕上的規劃在看。 現在他也還是盯著螢幕看,好一會等到確定大家都準備好要聽他說話了,他才又接續說道:「Eric,我看到你的規劃了。 照我來看,你要過這關其實不難。」

Eric一聽,面露喜色,迫不及待的希望他趕快說出妙計。

老趙很簡短的說:「你紅色那條就是要徑對吧? 你就把那上面所有的工期都減兩天嘛。 三十個作業的話,每個都少兩天,就縮了六十天。 這樣不就少了三個月嗎?」

Eric目瞪口呆,想不通他這樣建議的原因:「這是甚麼理由呢? 為何每個工作都減兩天? 這是甚麼特殊技巧?」

老趙不耐煩的回答:「有甚麼好甚麼理由的? 我這方法就是讓你趕快可以過關嘛。 你不是希望案子繼續嗎? 那你下午開會時,就跟老闆說你規畫出來的時間剛好可以如期完成。 不就沒事了?」

Eric傻住了,好一會才有反應:「不… 不能這麼搞吧? 哈,這樣搞…不會被發現嗎?」

老趙冷哼:「你也想太多啦? 老闆一來沒空細看你的規劃,二來就算細看他也未必有那個技術。 所以,他哪裡抓得出來你時間不對呢?? 就算萬一會議上被發現有錯,你就說你弄錯了不就好? 人家說一皮天下無難事,改一改還不就沒事了?」

「先拿個剛剛好的數字進去,先讓案子順利繼續下去最要緊啦!」

Eric沉思著沒有回應,老趙看他這樣,又不屑的接口:「快點決定吧! 別猶豫不決的像個女人似的。 你不是也想要讓案子繼續? 那這就是最簡單的方法! 不用加資源,不用談風險! 不是輕鬆快意?」

Eric完全呆住了:「可是… 案子開始啟動時,不還是會慢慢被發現嗎?」

那個開玩笑叫Eric偷工減料的Leader倒是聽懂了,也跟著說服Eric:「老趙講的沒錯啊,讓案子先走再說吧! 公司現在暫時也沒新案子,萬一這案子喊卡,你要我們幾個人怎麼辦? 我小兒子才剛出生,可不能冒險啊!」

老趙又接口:「你啊,如果怕被發現,就趁還有時間時把工作改的模糊一些。 你現在訂的太細了啦。 如果你定的很模糊的話,萬一狀況不好下我們不就可以把事情往後推嗎。」

Eric更是聽不懂了:「模糊? 模糊才可以往後推? 甚麼意思啊?」

這年輕的Leader開口:「你也真笨! 你想,如果三十個短的工作變成十個很長的工作。 每個工作的時間不就都拉長了,那如果中間有Delay,就不會一下反應出來。 若是你連工作有沒有完成的定義都保持模糊下,一些前面沒做完的事情就可以辯稱是後面才要做的。 那這樣前面不就都能保持「帳面」的進度順利嗎?」,說到帳面兩個字時特別用手做個引號表示強調,還故意對Eric眨眨眼睛。

老趙又接口了:「Eric啊,你以為其他那群老PM們為何反對導入甚麼專案管理嗎? 你有想過為何他們一致反對把工作展細、或是把工作內容明確定義出來嗎? 沒想過是吧?」

「這事情檯面上不能說,但是會議室裏頭我們幾個人關起門講,你別再講出去就好。 基本上啊,他們就是想避免你今天這種窘境嘛。」

「你想想,當所有定義都操之在己都是你說了算的時候,誰能說你Delay? 但你拆細了,那一旦有Delay時,你就不能把問題往後推啦。 這樣問題在專案開始沒多久就被發現,那你想,你的職位不就岌岌可危了嗎?」

老趙不屑的繼續說:「你也別擔心問題最後爆發時會怎麼樣! 你要相信我,把問題往後塞才是最安全的啦。 因為你若把問題都往後推的話,問題可能要等案子過了一大半,甚至過了2/3之後才會露出跡象。 等老闆真的搞清楚狀況時,案子大多接近尾聲了。」

「所有老闆都懂,所謂陣前是不能換將的。 尤其當案子都已經到了後期,所有資料都在你手上時,老闆更不可能砍你。 你若最後能把亂七八糟的案子順利結案,老闆感激都來不極了,怎麼還會動你呢? 你懂了嗎….」

Eric默然,想了想大概了解老趙的意思。 但這一段話,講的Eric是如同鐵鎚打在胸口,也才明白了一些事情。

所謂混水才能摸魚,也難怪其他老PM都不願意分享專案規劃出來,明明人人都知道他們案子已經Delay到亂七八糟,但他們每次都對老闆都說一切正常。 他之前還一直不理解為何大家敢這樣睜眼說瞎話,原來人人是都打這種主意。

他不是不認同,而是字字句句確實講的有道理極了。 或許這樣做非常沒有道義、或許對不起公司、也或許是很卑鄙的招式。 但細細想來,確實是可以自救的一個方法。

老趙又罵了一句:「你啊,就是太聽話才一直混不出名堂。 你要自己死沒關係,不過不用帶著我們一起吧? 所以,就去跟老闆講案子可以準時完成吧!」

到了這關頭,他不免自己問起自己了,老實、誠懇,真的是好的嗎? 幫忙顧及到公司的利益,真的是對的嗎?

「到底該怎麼辦呢?」,不免喃喃自語了起來…

(待續)

 

後接 3-1

 

 

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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