A+ R A-

專案範疇管理與WBS再探

E-mail 列印

WBS之所以重要,如同上篇所提它是一個定義案子範疇(scope)的工具;而範疇之所以重要,則在於我們唯有能先清楚的定義出最後要「交出甚麼」,我們才知道專案到底要「做甚麼事」。 也因此,透過WBS這工具,我們將把專案所有的「交付標的」(Deliverable)以有系統的方式詳列出來。

在案子的初期正確辨識出Deliverable是很重要的一件事,因為不管是甚麼專案,專案一開始的目標通常都很抽象,很可能是「增進人類福祉」這種遠大的目標。 但抽象的目標若不能「具像化」,那案子要不就在大夥各自解讀下朝著不同的方向展開,要不就是專案進行中將遭遇到難以數計的重大變更並讓所有人都又累又挫折。

WBS的制定不表示這些事情可以完全不發生。 但最少這是一個用來「降低這些事情的機率或影響性」的手段。 舉例來說,籌劃一個「讓人開心的生日派對」就是個很抽象的目標。 畢竟甚麼叫開心? 怎麼算是讓人開心? 十個人可能有十個答案。 哪個正確? 又哪個不正確? 可能都正確,也可能都不正確。 只有當大家能把抽象的概念轉化成可「具體」取得、產出、或交付的成果、物件、或服務時,你才開啟了那道跟別人溝通甚至達成共識的門。 比方說,我可能覺得讓別人開心的生日派對要有蛋糕、有禮物、還要每個人輪流倒立著來唱生日快樂歌。 直到我把這些交付事項都定義出來且述諸文字後,其他人才能判定這些東西是否真有滿足專案的原始需求。 可能大家不介意唱生日快樂歌,可是倒立唱? 恐怕就沒太多人同意這會很愉快。 那「倒立唱歌」這項恐怕就是一個無法正確對應目標的交付標的,這標的就得被調整或是刪除。

換句話說,Deliverable讓所有專案相關人員了解,當專案宣稱完成時,你是否有辦法能客觀的定義專案的結果是「完整」的? 你將提供甚麼給你的客戶、你的業主、你的老闆、或你的委託人? 最終如何能來驗證專案產出了正確的結果? 必須要有一份對內對外所有人都認同且接受的「交付標的」清單才能讓我們回答這些問題。

也因此Deliverable能否正確定義將影響專案成敗;而WBS則是「Deliverable」具體拆解的一種展示工具。

WBS基本的型態可以是如上週文章中類似購物清單的簡單形式。 這清單將是「所有」後續規畫的起點;WBS做得出來還不表示後面規劃就能完整正確,但如果WBS做不出來,後面的規劃可說是必然「全不可信」。 也因此,唯有確定這些「交付標的」確實能滿足專案目標後,我們才該繼續考慮這些東西要怎麼做? 誰來做? 做多久? 如果來不及或沒能力自己做到,那可不可以外買或發包? 不然所有預估恐怕都只是浪費時間。

講到這要岔題一下,購物清單這東西真的是還滿實用的。 以我自己那非常壞的記性來說,若原本去超級市場預期要買十樣東西。 不做清單的話,不管出發前再怎麼默念,只要進入賣場經歷試吃攤位各種小點心的催化後,每次都能讓我忘了買其中八樣。 結帳時雖然還是買了十樣,只是其中八樣卻總會是那些原來毫無規劃要買的試吃品。 這有個專門術語叫做Scope Creep (範疇漸增、也有人翻譯成範疇潛變)

這是列出清單(做WBS)的另一個目的 ─ 幫自己畫一條線! WBS幫我們控制專案範疇及避免範疇潛變。 當有一個比較的基準時,專案進行中成員就能清楚知道該專注於哪裡;哪些才是我們真正該交付的產出。 爭議發生時、或是新需求被提出時,也就能幫團隊聚焦。 大家才知道對哪些提議應該說「不」;確保團隊成員不會、也尤其不該花時間精力做些原始並不被預期的事情。 如上例,跑去超級市場如果沒明確的清單來規範我時,我很可能原本要買的沒買,卻胡亂買了一堆試吃攤上很好吃但回家後沒辦法處理的大盒味增、法式大蒜奶油、以及冷凍烏龍麵。(說起來..法式大蒜奶油目前確實躺在我家冰箱中)

這在專案執行上恐怕更是常見。 如果原本要做的東西定義的很抽象,在專案過程中大家往往就開始加油添醋,想把自己的好意、靈感、想法都帶進來,最後往往導致方向彼此衝突、進而造成時間不夠、產出相互牴觸,甚至最後完全無法收拾。 這是為何? 因為當沒有聚焦下,什麼新功能、新事件、新原件、新需求看起來總都很棒很好 (就如同超市試吃的產品)。 會被新東西、新需求模糊了我們的心神;我們會胡亂接受變更,亂接受新功能,亂接受提議,亂接受….. 最後大家加班到要死要活,卻反而離目標越來越遠。 長久下來大家還以為大幅變化就是專案本質。

不,不是如此。

專案確實是有其變動性,但不表示該是沒有方向。 也因此,我們手上需要一個明確定義好的交付標的清單,也就是WBS。 它告訴我們方向為何,讓我們評估怎麼樣是做完了,也讓我們在過程中確保到底做了甚麼,又還有多少沒做。

簡單的WBS形式可以如同個購物清單,而在大型專案下WBS可能會很複雜。 一般多以Hierarchic(階層式)或是Outline(條列式)的形式來展現。

Hierarchic的WBS範例
(上圖,Hierarchic(階層式)的WBS範例) (Practice standard for WBS 2ed edition)


Outline式的WBS範例

(上圖,Outline(條列式)的WBS範例)

 

在上圖中,最上層的階層是專案自己(如上圖中的Bicycle),稱之為Level 1 WBS。 第二層(Level 2)則是此專案最主要的交付標的。 而這些主要的交付標的有時候還是很籠統或是抽象,因此為求管理方便以及專案實務可以進行,我們通常還會繼續往下展細。 這有個術語叫做Decomposition,這將一直執行到我們可以確實掌握足夠清晰的「交付標的」為止;WBS的最下層也有個名稱叫做Work Package(工作包)。 在這樣的架構下,每一層WBS將為下層交付標的之總合,每一次的拆解也表示專案最終產出更加詳細之描述。 (Each descending level represents an increasingly detailed definition of the project work.) (PMBoK, 3rd edition 2004, PMI)

當這架構最後終於產生後,也就表示我列出、也具像化了所有我們在這專案中預期產生的結果或是目的。 這東西如能獲得所有人的共識(包含團隊及專案委託人),就表示我們手上具備了一個最後專案完成時,我們可以回頭對照、檢視、與查驗「範疇完整度」的清單;也才可以開始進行後面的規劃。

專案要能繼續,這東西絕不可缺。

延伸閱讀



覺得這篇文章好嗎? 請分享給您的朋友


Powered by Web Agency
評論 (13)
12009 06 09 13:56, 週二

不知道板主是否知道有一個軟體叫MinidJet Manager 你可以上網查一下
或許這可以是您可以試用的工具!~~
話說
這些東西,感覺有點 use case 味道…似乎都是一種溝通工具!
List -> detail -> talk... 分派...
接下來的東西深入後開始深澳了…不知接下來的部份有沒有必殺型的例子...繼續進修..

作者回應
2009 06 09 22:23, 週二
Joe Chang

我大概知道這東西... 畫所謂心智圖的東西?
但其實重點是概念,是知道怎麼Breakdown,知道怎麼定義你的問題或是了解你問題的邊界
這些有了,用甚麼工具其實都一樣....
工具是用來展現思維的載體... 重點還是要先能具備思維~~

22009 06 10 10:55, 週三

認同版主所提,工具很多,難在要知道如何「分解」最適當…

作者回應
2009 06 10 18:35, 週三
Joe Chang

所以要先學思維再找工具
不過實務上我倒看很多人是反過來
先找了一堆工具,可是自己都不會用 (就像灌大補帖一樣)
那真就沒意義啦 XD

32009 08 27 11:03, 週四

感謝你


版主阿
謝謝你
你說得很清楚
讓我很能夠了解
寫得真好~~深入淺出
我想問,如果還需要看相關專管的工具,還有什麼地方可以看到呢?除了你的寶典以外。
不過我想,你的寶典就足夠讓我看很久了。 入門者~~ 

作者回應
2009 08 27 15:34, 週四
Joe Chang

哪方面工具??

42009 08 28 14:40, 週五

謝謝您


很抱歉,我的問題太籠統了,我想要學深一層的,
像是甘特圖、實獲值等普通工具。
不是只是畫畫線那一種唷~~ 

作者回應
2009 08 28 22:52, 週五
Joe Chang

類似小說那系列的P6?

52009 10 03 02:14, 週六

我從來沒想到我這麼快就有機會做PM
雖然目前是“試用”
從來沒有基礎, 來這裡看文章也只是興趣學學
現在被趕鴨子上架
最重要的是, 我不是全職, 我也要做事的
這兩個禮拜真是生不如死
所以除了買書來看以外
重新來復習板主的所有文章
果然, 有實際操作, 讀文章的理解比較高
WBS真的很好用......
目前卡住的階段
是有個 Senior 覺得他技術比較強, 他才應該做決策者
真是秀才遇到兵, 有理說不清

作者回應
2009 10 05 23:31, 週一
Joe Chang

這是正常的,任何環境都會有這樣的情境....

62010 06 21 17:27, 週一

版主不好意思打擾了

我是個研究生,敝姓林...
為了撰寫論文,在網路上收詢文章而進到這個部落格,
不知道可不可以在這邊提問,如果不行請見諒。
我想請問P6這套軟體,能不能使用CPM(要徑法)呢?
如果可以請問要怎麼叫出來使用?

作者回應
2010 06 21 19:27, 週一
Joe Chang

可以使用要徑法
直接就可以使用,不用特別叫出
所以你的意思是??

72010 06 21 20:50, 週一

先感謝版主的回答

您說可以直接使用
可是這跟我在課本上所學的要徑法有些不大一樣
例如:框格與框格之間的連線上,沒有時程,如下FB的網址

http://www.facebook.com/album.php?profile=1&id=100000034663372#!/photo.php?pid=398705&id=100000034663372

作者回應
2010 06 21 21:35, 週一
Joe Chang

這是網圖顯示設定的問題
可按右鍵,選擇"PERT選項"調整

82010 06 21 22:00, 週一

實在太感謝版主了^^

92010 06 22 01:54, 週二

大家的回應都蠻有「味道」的

作者回應
2010 06 22 12:05, 週二
Joe Chang

很有味道是啥?

102010 06 22 14:29, 週二

不好意思 版主 在冒昧打擾一下

請問您知道 結點圖 如何切換成 箭線圖 嗎?

作者回應
2010 06 22 14:56, 週二
Joe Chang

唔...這年頭應該沒有主流軟體畫箭線圖了吧?

112010 06 22 15:21, 週二

真的嗎?我第一次用這類型的軟體,還不太清楚市場動態
原來現在的主流是用結點圖呀?

所以P6目前已經不支援箭線圖囉?
不知道microsoft project 會不會支援呢?

看來我得好好充實結點圖的知識了(笑

作者回應
2010 06 22 19:31, 週二
Joe Chang

據我了解這類軟體從來都沒做過ADM

122010 06 22 19:36, 週二

恩~= ="可惜

看來我的論文 在描述ADM的時候只能用文字與圖了
沒辦法用實做了。

版主真的很感謝你,解答我這麼多問題...感謝

作者回應
2010 06 22 20:58, 週二
Joe Chang

順便提醒你一下,實務上應該幾乎沒人在用ADM了

132012 08 09 08:45, 週四
邱必洙
回應一下版主大大,雖然我也認為PDM較好用,但很遺憾的,部分的政府單位業主(如:交通部公路總局)還是要求承包商提送ADM的網圖。公務人員考試仍經常出現ADM的考題,所以ADM的軟體還是有需求的。
作者回應
2012 08 09 13:24, 週四
Joe Chang
不過我目前真的不知道任何ADM的軟體工具。 所有接觸過的,都是PDM的工具...

發表評論

您的暱稱:
您的網站:
評論 (您可以使用 HTML 標記):

網站介紹

這是一個由兩位專案管理諮詢顧問所寫的部落格。 透過生活小事來談理性與管理:人生、愛情、職涯發展,其實都包含分析、決策、計畫與正確的付出代價。 Bryan 與 Joe 將告訴你,如何體驗管理、並變成一種思維習慣。 
若有演講或授課需要,歡迎來信聯絡

RSS Facebook    

新手需知

分類搜尋

推薦給你的朋友~

新書訊息 職場書

 Joe與Bryan的職場新書已經出版。 認同我們職場觀點的讀者,敬請順便支持。

網路書店請參考 : 《沒了名片,你還剩下甚麼?

海外讀者請參考 : Google Play商品頁面



來訪人數

010696837
昨日10675
線上會員數 1
線上訪客數 111

版主介紹

Joe

關於Joe: 識博管理顧問與普錸資訊執行長。 為了對抗雙魚座的感性,一輩子都在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯的發展能解構任何事物,並讓我們找到正確的人生策略與方向。


版主介紹

Bryan

關於Bryan: 西北大學專案管理碩士。目前為識博公司合夥人與紐約市環保署顧問。喜愛的電影是Pulp Fiction,喜歡的樂團是Linkin Park。座右銘是Steve Jobs的Stay hungry, stay foolish!