專案管理工具試用:Birdview Projects

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市面上出現越來越多「雲端」專案管理軟體,也就是說使用者不需要在個人電腦中安裝程式,只要透過瀏覽器就可以使用軟體。至於購買的方式,則多半是採用類似電信公司「月租費」的概念,依據不同的使用者數量、資料量上限、或合約長短等,訂出不同的套裝價格。這些雲端軟體的好處是多半提供免費試用帳號,所以將來我們一有空,就會找幾套來玩玩看,然後寫些心得和各位分享。

最近Angry Bird遊戲爆紅,還被拍成電影,我們也來應應景介紹一款叫做Birdview Projects(鳥瞰)的專案管理軟體。這個Birdview的官網提供一些示範Video,有興趣的人可以上去看看,網址是:www.birdviewprojects.com

 

要怎麼試用這個軟體?只要把畫面中大大綠色的「TRY IT!」按鈕按下去,等個幾秒鐘,就可以進入系統了。進入系統之後,首先出現的是Project View的畫面,下圖中每一個方框框就代表一個Project。主畫面右上角有一個Zoom-in/Zoom-out的撥桿,可以讓你任意縮放Project View。而畫面正上方有Projects – Tasks – People – Time & Money四個按鈕,分別代表四個不同的階層工作區,讓你可以從Project的視角,展細到任務(Tasks),再往下到人員(People),甚至到個別人員的工時與人力成本(Time & Money)。我猜這種由上往下的總覽設計,就是這系統取名叫Birdview的由來。

 

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這軟體基本上功能很單純,我相信有基本專案概念的人十幾分鐘就可以上手了。比方說我點選「陽台園藝」這個我自己建的專案,就可以看到這個專案的細部資訊,像是專案期限、目標、工作項目、和參與人員等。

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點選工作列的「Tasks」就可以看到工作清單。這個工作清單是支援「階層式」排列,同時可以顯示每個工作由誰來負責。不過要注意一點,這軟體並不包含要徑法排程的功能,也就是說,工作與工作無法設定先後順序,只不過讓使用者標註每個工作的開始與完成日期而已,基本上沒有時程推估的功能。

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點選「People」工作區就可以看到所有的團隊成員。每位成員可以設定個人基本資料,包括人力的單價,作為計算成本之用。實際應用上,這裡出現的每位成員應該擁有自己的帳號,一登入系統後,就可以看到自己負責的工作,同時可以回報實際花費的工時給PM知道。

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工時回報的統計表(Time & Money):

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如果你想把建立的資料除存在系統中,下次登入時繼續使用,就要點選畫面左上角「Save everything」按鈕。系統會要求你輸入email當做帳號還有設定密碼。免費帳號只能包含單一user,三個project,資料量100MB的限制,如果需要完整的服務當然就要付錢囉。就像一開始說的,依照不同的等級來支付月租費,每個等級也都是用「鳥」來命名的,各等級都提供14天的試用期。

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總結

1. 對於Birdview Projects這個系統,我會把它界定為一個「工作清單」外加「工作分派」的工具。如果一間公司有好幾個專案同時進行,專案不太複雜,不需要詳細地規劃時程、成本、人力資源這些事情,但每個成員都參與數個專案,需要搞清楚自己的任務,那或許可以考慮這個工具。

2. 我發現這系統還有一些需要加強的地方(也可能是我操作不對),比方說當我在A畫面刪除一些工作時,B畫面中同樣的工作卻沒有立即消失,當我refresh或是點選那個「已經被刪掉的幽靈工作」,系統就會出現錯誤訊息。

3. 不是特別針對這個系統,而是要提醒一下雲端PMIS的共通疑慮:一是資料安全,二是後續維護問題。若是專案資料有敏感度,放在雲端是否安心?另外這類雲端服務廠商如雨後春筍般冒出來,他們的商譽如何?會不會用了一兩年後整個產品(甚至公司)消失不見?這些都是要考量的重點。

最後,大家如果有接觸任何專案管理系統,也歡迎說說你的心得,相信對很多網友都會有幫助。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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