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1-10, 艾瑞克的詭計

前情提要 在經歷了風災之後,Eric很幸運的把燙手山芋丟給了他的主管。 讓他的主管Alex來煩惱,到底遭受天災意外的專案是該停止還是該繼續。 Alex得要在十天內做出決定。 照Alex初步的評估來看,繼續似乎是個好主意。 因為按照Eric的說法,預計花費300萬,目前卻才花了280萬。 這聽起來狀況應該還不錯啊,這樣搞不好案子做完沒有花到原來預估的1000萬的成本。 這樣不是還可以賺更多嗎? 畢竟目前若停止合約,立刻要損失150萬。 但若繼續下去,最後順利做完的話約有200萬的利潤,這筆錢扣掉修復的錢(150萬),還可以小賺個50萬;如果請廠商趕工,扣

見微知著

這篇談的是組織隔閡及溝通,其中也有一部分算是自己管理上的反省。 至於文章的寫法則比較偏向與同仁對話。 上周六跟SOFA(註: 這是我們集團中的一間公司的名稱)的同仁們去參加了一場名為「高績效團隊共識營」的活動。 這東西若光聽名字,實在是很有直銷商說明會的感覺。 去之前總擔心會有那種激動的主持人跳到台上大喊「百萬月薪不是夢! 我們一定要成功!」之類的東西。 還好這樣的事情並沒有發生,確實是一個中規中矩的團隊凝聚課程。 雖然偶有幾個活動講師有點刻意的把狀況扭曲到他想呈現的結果,且透過遊戲來反應實際也多少有點把人生過度簡化。 但除此之外,倒確實是有帶

從過去看未來

本篇談的是透過實獲值來計算未來總成本的計算方式。 。 一般之所以採用實獲值這技術的目的,除了想要能了解整合的專案進度外,另一個目的是希望藉此預估接下來還要投入多少資源或是資金。 聽起來很神奇? 但基本原理其實不複雜。 專案雖然我們在一開始往往多有所預估,也就是我們的計劃值(Planned Value)。 但是做過專案的人都知道,預估跟實際通常都會有落差。 而這落差可能有各式各樣不同的原因,比方說範疇掌握不精準,實際製作時才發現有東西漏掉;資源預估不正確,實際製作時才發現要追加;或是資源工作的「效率」比原來預期的高或是低等等。 但原則上,如果我

用Outlook來做「協同合作」(五)

第五章 與行動裝置同步 前面提到我們可以透過Outlook的「工作」功能,建立待辦事項、把工作分配給組員、透過資料交換了解大家的進度、並透過檢視的功能把資料按照自行需要的方式做分類、篩選、整理以便具體掌握工作狀況。 但工作未必只侷限於辦公室內執行,有時候自己或是組員是必須在外面跑(如拜訪客戶、工地施工、外包聯繫等)。 這時候透過PDA或是SmartPhone把工作跟手持裝置連結在一起就會變得很方便。 如此一來,工作可以從電腦轉入手持裝置;工作進度或是臨時突發的狀況或注意事項可以在PDA上輸入,等回到辦公室後同步到個人電腦並分享給其他組員。 這樣就能更提

不在辦公事,也在辦公室

真的會不在辦公室也在辦公的,除了業務員以外,大概就是如我這種事情常常沒辦法在白天做完,只好半夜躲在家裡抓頭苦惱寫著文章或做企畫書的人。  不過,這句話如果修改幾個字,倒似乎對很多人而言又變得很有貼切性了。 比方說我有幾位朋友待在日本公司裡,公司高層就是會希望大家「經常性」的留下來加班。 但留下來加班可不表示有事情作,有時候往往只是因為大家都不敢走,所以百般無聊也得留下來跟大家大眼瞪小眼,甚至是得想盡辦法「裝忙」。 所以呢,有人看到我把標題定成「不在辦公事、也在辦公室」,搞不好會心有戚戚的會心一笑吧? 今天來談談加班這東西。

用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視 4.3 自訂檢視 除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。 那要做到這一步,我們可以先建立一個檢視。 首先,請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。     

空隙

註: 本文原始是在跟公司內部的成員溝通、並宣導專案管理的概念。 (主要談的是績效考核這東西的危險性。) 某位同仁在他部落格提到一些組織管理上的問題。 本來我只是靜靜看著,想說不要隨便插嘴的好。 但這兩天想到,這些疑問或許是其他人也有的疑惑,那其實就值得聊聊了。 畢竟目前整個組織都在為了能打下更扎實的根基而陸陸續續在推動一些調整,雖然事前各規劃的人員都做了多次的會議、沙盤推演、以及密集的討論,但百密總可能有一疏,總可能有些甚麼漏洞是一開始沒被查覺的。 而另一方面,這些規劃與布局有時候不是瞬間的變更,往往是階段性、漸進式的,但調整步驟卻未必能

1-9, 實獲值之專案進行中的警示

之前提到,我們可以把專案的進度,以金額權重的方式轉化成三條線。 分別是Planned Value (計劃值)、Actual Cost(實際花費)、以及Earned Value(實獲得值)。 這三條線會告訴我們包含了專案時程、成本、範疇的總進度狀況。  

實獲值管理的流程

這份是我這兩天在整理房間時找到的手寫筆記。 看來應該是我2006年去參加Primavera年會時,某個演講者的分享。 基本上這10點的流程定的非常的精實。 只是沒有講解下,沒經驗的人可能還是很難照著用。 但最近既然陸續貼了幾篇關於實獲值的文章,我就也先把這篇貼出來,日後有機會再來逐條討論吧。

1-8, 三條線的秘密

上次提到,在專案規劃完成時,我們可把整個專案累積的資源耗用繪製成一條曲線。 這條曲線稱為S-curve,也稱之為Planned Value;是專案的「計劃累積耗用量」。 而這條曲線,不單只是成本的展現,還包含了時程資訊。 畢竟花多少錢是跟著工作在何時發生而決定;也因此,當專案中任何工作的開始時間、完成時間、或是延續時間有調整下,那這曲線會跟著產生變化。 而工作有多少、該做哪些工作,又跟著專案的範疇而變化(只漆書房跟還要漆客廳的工作量一定不同),所以曲線其實也還包含了範疇的資訊在其中。 也因此,我們稱這條曲線是同時包含了範疇、時程、與成本在其中的一條進度評

用Outlook來做「協同合作」(四)上

第四章 追蹤與檢視 寫著寫著發現這章內容有點多,所以分成上下集來貼。  這章要談論的是怎麼透過分類、群組、調整欄位、檢視畫面的調整來分析你手上的工作清單。 讓你可以更簡單的了解目前工作的狀況,讓資料可以你需要的方式呈現,讓你加快資料判讀的速度、進而做出正確的理解與決策。  4.1 檢視畫面 在Outlook的左邊,你可以看到如下圖標頭為「目前檢視」的選擇按鈕。    系統已經幫我們預先建立了一些檢視,你可以透過「目前檢視」下所列出的選擇來切換不同的「檢視」。  

1-7, 松香水啟示之實獲值初探

在繼續故事之前,我們先花點時間說明一下前篇(松香水的啟示)所談概念的學理意義,以確保後面邪惡的情節出現時,大家都能看得懂。 在松香水的啟示一文中,我們提到一個常見的迷思。 就是當評估進度時,有時候會謬誤的拿「預定花費」跟「實際花費」來相比。 比方說在Eric的例子裡,會覺得現在若應該花300萬,只花了280萬好像是好事;但是這其實是毫不相關的兩個數值,根本不能也不該拿來比較。 當我們透過Alex刷油漆的例子就可以明顯的看出,預計耗用跟實際耗用的比較是完全沒有意義的。 Alex並不是油漆用得少,而是因為進度落後以至於沒有用到這麼多油漆,才會讓實際低於預計

用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動 接下來,三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話,一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具,就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度,以便掌握工作全貌。 所以這一章呢,我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。 而下一章呢,則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。 3.1 發工作給其他人及接收工作  若要把工作發派出去,那你首先要先建立一個新工作。

1-6, 松香水的啟示

在經歷了風災之後,Eric很幸運(?)的把燙手山芋丟給了他的主管。 讓他的主管Alex來煩惱到底遭受天災意外的專案是該停止還是繼續;而現在呢,Alex得要在十天內迅速做出決定。 目前照Alex初步的評估來看,繼續合約或許是最好的主意。 畢竟目前若停止合約,立刻要損失150萬;但若繼續下去,最後順利做完的話約有200萬的利潤。 這筆錢扣掉修復的錢(150萬),還可以小賺個50萬;如果請廠商趕工,扣掉30萬也還能小小小賺個20萬。 唯一的兩個風險在於,萬一到時候Delay太多損失超過150萬,那就虧大了;再不然萬一之後才發現根本修復不回來或是做不

用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理 對於「工具」這功能,最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表,都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢,就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。 2.1 介面 上次提到,我們選擇新建一項工作後,會有如下圖的視窗出現。