透過25個問題檢查你的利害關係人

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這篇文章是 Christian Palmhede三月初發表的文章,原文叫做25 Questions that Pinpoint Your Stakeholders。 我覺得這對於新手PM來說應該很有幫助,所以花了些時間翻譯並貼在此。 想看原文的,網址在文章最後。

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你想知道如何增加你專案的成功率嗎? 一個重要的關鍵,就是要了解你的利害關係人(Stakeholders)。

在這篇文章中,我將分享25個問題讓你能不再因為「未預期」的利害關係人而困擾。 畢竟,利害關係人是我們存在的理由:他們是我們做這些事情的原因;他們是我們以特定方式行事的原因;喔,老天,他們是我們在特定時間做事情的原因。 想想這個:他們透過提供需求定義出我們專案的範疇。 他們定義品質以判定我們是否成功。 他們透過提出時間表來決定我們的時限。 他們透過資金控制來定義我們的預算。 他們定義我們的資源… 反正他們就是控制我們的資源。 就如同你我都知道的,他們其實是我們最大的風險來源。

簡而言之,利害關係人在專案管理中有著極大的影響。 所以我們必須知道這些人是誰。 畢竟,若有未被察覺的利害關係人,以及未被察覺的期待,都可以造成你工作的追加、造成潛在的延遲、或成本提升、進而阻礙你的成果,甚至導致徹底的失敗。

還好,要找出利害關係人其實並不難。 下面有25個你該問你自己的問題。


世界上某個人最終要使用你的產品。 你的產品或許是個服務,比方說客戶支援,訓練,或是網頁主機;產品也可能實體的東西如門禁卡,一套軟體,或是隻黑莓機;或著,產品也可能是同時包含了實體以及服務的部分。 但無論如何,最後總有人會使用這產品。

1. 誰需要這產品?

2. 誰,或甚麼東西,會使用這產品?

3. 誰可能會對產品內容有變更的需要?

4. 當這產品完成後,誰的工作或責任將會改變?

某些人製作這產品並使用這產品。

5. 誰研發這產品?

6. 誰會檢驗或是稽核做出的產品?

7. 誰接受最終產品?

8. 誰會針對產品進行改變?

9. 誰支援產品? 誰提供客服與訓練?

10. 誰運用這產品? 誰管理這產品日後要運作的環境?

某些人具備決策權 – 或最少認為他們有決策權 – 可以決定這案子要如何做以及做甚麼。

11. 誰具備產品功能以及範疇的決策權?

12. 誰具備開發產品的決策權?

13. 誰具備運用產品的決策權?

14. 誰具備決定產品變更的決策權?

某些人具備資金的控制力 – 或最少認為他們具備此控制力。

15. 誰控制此產品的研發經費?

16. 誰控制此產品的變更經費?

17. 誰控制此產品的運用經費?

某些人具備資源調度的權力 – 或最少認為他們具備此控制力。

18. 誰控制研發階段資源投入的權力?

19. 誰控制產品變更資源投入的權力?

20. 誰控制產品使用(運用)時資源投入的權力?

某些人具備時程安排上的權力 – 或最少認為他們具備此控制力。

21. 誰決定產品研發的時程?

22. 誰決定產品變更的時程?

某些人將控制這產品。

23. 哪一個人或是單位將存放或管理產品資訊。

某些人將具備政治上的利益。

24. 誰具備產品成功或失敗的政治利益。

25. 誰具備任何跟利害關係人的成功或失敗相關的政治利益。

有經驗的專案經理都知道,控制好利害關係人的需求會是專案成敗的關鍵,我希望你覺得這幾個問題有幫助。 它們是我在每次辨識利害關係人時會拿出來檢視的問題。

有興趣的話也可以參考我們的課程 : 201a專案管理個案實戰 - 利害關係人與需求管理

原文網址 

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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