新手PM入門

如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

「如何讓筆記本不是散亂流水帳?」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題:「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去,久了就開始變得雜亂無章?寫下的內容找不到、易漏掉?」這個問題其實不是筆記整理的問題,而是時間管理的問題。

專案成果的爛品質到底是怎麼形成的?正本清源的解決之道又是什麼?

我們知道,任何專案,最終都有一定的成果得產出,而這些成果必須符合一定的品質標準。有些成果的品質要求較寬鬆,有些則必須極為嚴苛,沒有一點商量的餘地,像與人身安全相關的品質要求就是一例。照道理,軟體有品質瑕疵是不該被放行出貨的,不論是看得見的使用者介面(User Interface),還是看不見的內部程式碼的瑕疵都一樣。然而,實際的商業運作情況,卻不是這樣。為什麼會這樣呢?

來自 Google 生產力專家免費電子書的 5 個時間管理技巧建議

Google 最近分享了一份免費電子書檔案,任何人都可免費下載。這份 PDF 電子書由 Google 的執行生產力顧問 Laura Mae Martin 撰寫,整理她多年來協助 Google 員工提升工作生產力所發展出的幾個有效技巧。這份指南並非是 Google 工具的操作教學,而是針對時間管理、目標規劃,乃至郵件處理、會議設定的通用工作建議。

以文字力量具體實踐你的計畫(二):也能有手寫的行動筆記嗎?

上一篇《以文字力量具體實踐你的計畫(一):如何寫出第一個電子行動筆記》中介紹如何在數位科技產品上寫電子筆記,那麼一定要使用3C電子產品來寫筆記嗎?當然也可以使用紙筆的手寫方式來做筆記,只是兩者之間的表現目的是有些不同的。本文要針對坐在辦公室內的上班族,或者是知識工作者,介紹一套「聚焦並專注於行動」手寫筆記的方法。

以文字力量具體實踐你的計畫(一):如何寫出第一個行動筆記

人腦並非電腦,不可能完全有條不紊並機械化處理所有的事情,更何況一個人每天所需要決策判斷以及記憶思考的事情千絲萬縷,因此犯錯在所難免。然而這些錯誤除了會讓工作進度延宕而導致績效不佳,另外更嚴重的是會影響個人的情緒,負面情緒容易使我們做出錯誤的決策判斷,甚至是破壞人際關係。坊間有許多歸類在時間管理範疇內的理論,教導各種制定計劃執行與規劃時間的方法,其中寫筆記是最普遍常見的一種工具。

善用use case及流程圖匡列專案範疇

專案執行過程最為人詬病的問題,就是用戶或sponsor持續追加需求,導致範疇不斷變更、膨脹。變更的原因有很多,最常見的情況是專案初期PM就無法明確定義範疇,也沒有讓團隊成員、用戶及sponsor都充分理解專案執行的邊界在哪裡,當邊界模糊,對於新增的需求自然也缺乏約束力,無法排除在專案之外。在《專案管理知識體系指南》中,雖然有定義專案初始階段的任務,包含確認專案範疇、展開WBS...等,但如何有效界定範疇、用何種圖表來呈現,就需要靠PM自己想辦法。

讀《彈性習慣》:最簡單的目標,其實最有效!

最近我聽到一個很有意思的故事,有一個女生透過上健身房養成運動的習慣,某天她在教練的指導下本來要做12個伏地挺身,前幾次還能做滿的她,這一天卻連6下都做不到,她感到十分氣餒。是意志力不夠堅強嗎?還是飲食跟睡眠沒有調整好呢?如果越做越退步,還要維持這個習慣嗎?故事的謎底到文章最後再揭曉,我們先來談談「建立習慣」這件事。