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想靠數據管理確保專案進度?請先考慮常隨之發生的2大問題

大型的專案管理常會仰賴報表,這些報表不外乎用來讓管理者快速掌握進度、人力、經費等資源情況,但卻可衍生出各種不同的樣貌與規格。有個朋友曾待過一家軟體公司,專案通常為一年期,分期中與期末兩個階段審查驗收,專案成員每天要填寫工作日誌,每周要備份檔案到指定的儲存空間,專案經理除了這些例行公事之外,還要定時更新當週時程表與下周預估時程表,每周有例行進度會議,每月則要製作專案狀態報告,每季則有大型內部稽核。

敏捷專案管理模式下,開發團隊成員能不能動態進出專案?

日前在為某企業進行敏捷式專案管理的導入輔導時,有位同仁這樣問我,「老師,敏捷開發團隊的成員,從頭到尾都不能換人嗎?譬如,臨時加人進來,或有人完成工作後就離開,去做其他專案的事?」「你為什麼會想在要這樣做呢?」「因為有的人比較熟悉這個衝刺要做的任務,有的人比較熟悉下個衝刺的任務,這樣安排不是可以讓他們工作得更有效率嗎?」

規劃行事曆很頭痛?試試看「單純記錄」,一樣有時間管理功效!

「進攻行事曆」是我平常規劃重要目標時間的方法,已經實踐了許多年,一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。而今天要分享的這個方法,不是做時間的規劃,而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候,就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。方法本身非常的簡單,而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁,也不用害怕計畫趕不上變化。因為只是做記錄,無論怎麼變化,就是記錄下來即可。

談談「工時單」的2種正確用法

繼Bryan的這篇非常精彩的職場現形記文章:讓老闆很期待,員工卻怕受傷害的一張表單:工時單之後,今天我想從「主管」的角度聊聊讓員工「回報工時」這把雙面刃。(建議大家先讀過Bryan的文章。)首先必須定義,我們要求員工填寫工時單的目的到底是什麼?

PM想成事,三大隱性關鍵力

但,為什麼這整個事件裡乍聽之下沒有人有什麼嚴重的大錯、更沒有人刻意想當壞人,卻造成了這樣悲慘的結果呢?我想說的是,PM在專案裡的職責,不是只有確保WBS上的工作被順利執行,你還有一項沒有明文規範,卻非常重要的隱性能力,叫做確保團隊的「一致性」。

【菜鳥主管成長日記】學會這5個小撇步,讓其他部門「開心幫你做事」

大家剛成為主管時,有沒有遭遇過以下這種狀況:我們並沒有因為有了團隊而變得輕鬆,反而可能更加忙碌,但忙的不是在實際的工作執行上,忙的是參加各種會議,有些是自己部門主動組織召開的會議,有些則是其他部門邀請我們參加的會議,升上主管後的工作時間,好像幾乎被大小會議所填滿,如果我們手頭上還有部分執行的工作,那就只能等到下班後,才有完整的時間來處理和思考。

老闆心,海底針:我該如何錨定老闆的目標?

我常聽到有人說:「老闆心,海底針」「老闆老是變來變去,真令人心累。」「老闆給你的任務沒有清楚的目標,每次都是做了以後,才一直反覆說這樣不夠,這不是我要的。」

用「做了什麼清單」翻轉待辦清單,克服拖延症

大多數待辦清單工具的設計,都是「消去法」。我們消去愈多,代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。 如果試試看「累積法」呢?把每天的待辦清單,翻轉成「做了什麼清單」。不是消去要做的事情,而是記錄剛剛做了什麼。 

【菜鳥主管成長日記】如果對下屬的壞習慣感到不滿,我該怎麼溝通?

想像一個情景:早上你剛到公司,正坐下來打開電腦沒多久,突然收到一則公司發來的消息,上面寫著「A 本月已累積1次考勤異常,請關注。」接著每隔幾天,你就會收到同樣的通知,唯一不同的是累積的數字越來越多,而你也早已經提醒過該名下屬,而且,嚴格來說,他其實每次遲到都不超過五分鐘,就是習慣壓線打卡而已,此時,你會怎麼做?

從《西方極樂園》看敏捷:生物突變VS.組織變革

生物的演化,的確是靠基因複製時發生「錯誤」,誤打誤撞所造成的,這也就是我們常說的「基因突變」。然而,未必每一種突變都是好的。透過物競天擇的自然機制,適合當下環境者就會生存下來,不適合的就會被淘汰。Ford 博士的這句話讓我聯想到,「組織為什麼會想要變革」的這個議題,頗為有趣。

OKR到底該不該跟績效掛勾?

上回在開「目標與團隊績效管理」說明會的時候,有一家企業的HR代表問了我一個問題:「老師,我們公司每年都有調薪和績效獎金,書上都說,OKR不建議和績效掛勾,我們公司正在導入了OKR,那麼調薪和績效獎金,以後要依據什麼發放?」

即便沉船也能優雅:如果鐵達尼號的船長知道風險管理

在我的管理經驗中,風險管理是專案管理中最容易被大家忽視的一課,因為它管理的是不一定會發生的事。當我們沒有預期要去處理它,使用再多的管理技巧或工具都無濟於事,最壞的情況,就像曾經號稱史上最大的郵輪:鐵達尼號擦撞冰山後所發生的不幸船難,匱乏的風險意識造成難以挽回的結果

【菜鳥主管成長日記】當團隊成員被投訴了怎麼辦?學會3步驟,搞定跨部門衝突

剛到中國大陸工作時,印象最深刻的就是「投訴」這個詞非常具有殺傷力,不管是遇到什麼不公的事,只要說出:「我要和政府監管單位投訴!」對方態度就會立刻180度大轉變,馬上處理好問題。 而在職場,「投訴」也屢見不鮮,不過因為沒有公權力的色彩,所以相對還比較和平一些。

專案經理的成長三階段,你在哪一段?

大部分人在專案環境上的成長,常可以大略地分成三個成長階段。這三個成長階段又可以用三種能力來作界定。分別是「技術力階段」、「管理力階段」、「政治力階段」

用OKR來時間管理:改良式OKR目標管理,把力氣花在最值得的事情上!

自從出了社會以後,時間過的出乎意料的快,學生時期總覺得有很多時間能夠安排,還希望趕快成為大人有更多的主控權,但進入社會後,日子好像幾乎被工作填滿,而那些新年下定決心想要做的事情、想要學的東西、想要達成的目標,到了年底依舊還是沒有任何進展,感覺生活「充實忙碌」,但實際上,卻還停留在原點,不免感到挫折和焦慮。