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用Outlook來做「協同合作」(五)

第五章 與行動裝置同步 前面提到我們可以透過Outlook的「工作」功能,建立待辦事項、把工作分配給組員、透過資料交換了解大家的進度、並透過檢視的功能把資料按照自行需要的方式做分類、篩選、整理以便具體掌握工作狀況。 但工作未必只侷限於辦公室內執行,有時候自己或是組員是必須在外面跑(如拜訪客戶、工地施工、外包聯繫等)。 這時候透過PDA或是SmartPhone把工作跟手持裝置連結在一起就會變得很方便。 如此一來,工作可以從電腦轉入手持裝置;工作進度或是臨時突發的狀況或注意事項可以在PDA上輸入,等回到辦公室後同步到個人電腦並分享給其他組員。 這樣就能更提

用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視 4.3 自訂檢視 除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。 那要做到這一步,我們可以先建立一個檢視。 首先,請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。     

用Outlook來做「協同合作」(四)上

第四章 追蹤與檢視 寫著寫著發現這章內容有點多,所以分成上下集來貼。  這章要談論的是怎麼透過分類、群組、調整欄位、檢視畫面的調整來分析你手上的工作清單。 讓你可以更簡單的了解目前工作的狀況,讓資料可以你需要的方式呈現,讓你加快資料判讀的速度、進而做出正確的理解與決策。  4.1 檢視畫面 在Outlook的左邊,你可以看到如下圖標頭為「目前檢視」的選擇按鈕。    系統已經幫我們預先建立了一些檢視,你可以透過「目前檢視」下所列出的選擇來切換不同的「檢視」。  

用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動 接下來,三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話,一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具,就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度,以便掌握工作全貌。 所以這一章呢,我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。 而下一章呢,則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。 3.1 發工作給其他人及接收工作  若要把工作發派出去,那你首先要先建立一個新工作。

用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理 對於「工具」這功能,最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表,都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢,就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。 2.1 介面 上次提到,我們選擇新建一項工作後,會有如下圖的視窗出現。   

用Outlook來做「協同合作」(一)

當進入專案管理這領域並開始摸索一些技術上的東西後,一般人往往立刻苦於沒有工具可以配合應用。 當然,如Microsoft Project 或是 P3這類系統雖然都很專業、也確實廣為大型專案所應用,但對於一些小案子的負責人而言,排程的需求其實並不高。 這是因為很多小案子的工作之間關聯性其實不多、或說就算有也都還「勉強」可以靠人力掌握、網圖並不複雜。 加上這些小案子未必有嚴謹的合約關係、沒有業主或是其他介面單位,因此CPM的幫助其實也不明顯。 所以,真正讓很多小案子的負責人所困擾的反而不在排程,而多在於工作分派、與其他人溝通、分享訊息、議題掌握、進度追蹤等等所