人人都是專案成功的要角:新冠病毒防疫談專案管理

人人都是專案成功的要角:新冠病毒防疫談專案管理

2002年冬天至2003年夏天之間,台灣經歷了SARS事件,當時確診病例346人、死亡73人,死亡率高達21%。17年後的2019年至2020之間,湖北省武漢市爆發新型冠狀病毒,截至2020年2月,台灣吸取當年SARS的經驗並充分展現專業,將疫情控制在約二十人確診的狀態,而這場防疫的戰爭,人人都是影響成敗的要角,我們也可以從專案管理的角度,來看看有哪些可以學習的地方。

根據傳染病防治法,政府在防疫期間成立中央流行疫情指揮中心,任務包括應變所需之新聞發布、教育宣導、傳播媒體優先使用、入出境管制、居家檢疫、國際組織聯繫與合作、機場與港口管制、運輸工具徵用、公共環境清消...。如果將防疫視為一個專案,那麼中心指揮官就等同於專案經理,統一指揮、督導及協調各級政府機關、公營事業、後備軍人組織、民間團體執行防疫工作...。

光是從表定的權責來看,PM要掌控的面向就已經非常廣泛,其中還牽涉不少專業部門,在專案的組成上偏向矩陣式組織,也就是一種暫時性的專案組織,由跨部門單位與跨專業領域的人員所組成,並由一位專案經理來負責溝通、協調及控管的工作。

在這種組織架構下,PM除了原有的職務權責外,還要負擔專案的重要任務,因此更需要善用專案管理技能來維持專案的穩定。越是高階管理者,溝通管理的能力越是重要,像是機場、港口的檢疫,需與海關、港務局等單位協作 ; 撤僑與否,需考量外交部、陸委會的決策 ; 而公共環境又歸地方政府管轄。如何讓防疫工作能夠落實,必須一層一層有效溝通,才能將漏洞縮到最小。

我們試著將專案的範疇縮小至每個家庭,把家庭的防疫視為這場國家防疫管理的子專案之一,如此一來,我們每個人就是這個小專案的PM,以降低病源傳播為目標努力。而這樣的切割方式,也可以在工作上、生活上隨時隨地練習,不須等到真正擔任專案經理的那一天,也能學會基本的專案管理知識。

以一家四口的小家庭為例,家庭防疫專案的成員相對單純,但利害關係人包括同事、親友、同學、社區鄰居....,是一層又一層交織的人脈網絡,就算專案成員謹守出入密閉空間戴口罩、勤洗手的原則,可能還無法達到最佳的防疫強度,因此,PM必須辨識專案內、外部關聯,因應外部環境的變異而調整專案工作,例如社區公共環境有沒有定期消毒? 學校上下學時間是否更動? 口罩購買的制度為何? 這些關聯也可能是風險潛藏的地方,PM若能帶領成員擬定對策,便可將影響降到最低。同理而言,即便是執行公司內部的小專案,PM也要有綜觀全貌的能力,洞悉公司策略、甚至競爭對手可能對專案造成的影響。

不過,掌握全貌不代表PM必須深入每一個面向的細節,因此界定範疇就成了首要工作,社區的應變措施可能是里長與管委會的職責,但住戶可否提供建議對策? 如何提出? 學校的作息無法變動,但家長可否參與班級內務的討論? 將各個面向的分工一一釐清後,PM便能有效將時間與精力投入在效益相對大的工作任務上,而不是一股腦兒栽入沒有權限推動的死胡同,影響專案進度。

有了綜觀的視角,同時也釐清了自身專案和外部之間的關聯,接著就是針對期望掌控的標的進行任務拆解,例如口罩供應量有限,酒精類消毒用品也陷入搶購潮,PM必須需盤點家中口罩庫存,也就是衡量專案自身承載的能量,不足的部分,須擬定補充計畫,例如每隔多久排隊購買口罩? 何時使用紫外線燈消毒? 日常的工作則包含勤洗手、減少出入密閉公共場所等。

但是,任何萬全準備的專案,都有風險發生的可能性,家庭防疫專案勢必要假設家庭成員不幸感染的風險,它的風險徵兆是什麼(例如有疑似的接觸史、有咳嗽症狀)? 對應的應變是什麼(例如自我隔離、主動通報)? 當這些風險發生時,衍生的下一層風險是什麼(例如自我隔離是否有足夠的生活備品、如何降低對工作的影響)?

經過層層分析、規劃,PM和團隊成員漸漸了解自己負責的任務及目標,接著就是透過定期監控確保專案往對的方向前進。口罩的存量小於多少時必須注意? 洗手、消毒的動作有沒有確實? 政府的防疫政策是否升級? 當專案如期如質發展,PM也可嘗試自身的經驗來協助他人(Lessons Learned),讓家庭防疫的成效發揮比專案預期更大的效益。如此一來,子案的正向發展維持了國家防疫的穩定,這個浩大的專案便有成功的機會。

回歸到專案的角度來看,任何人都可以從生活中的案例來練習專案管理的能力,專案管理的能力,也能幫助我們更從容應對問題。

 

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