雜事嚴重壓縮處理重要任務的時間,怎麼辦?善用「燃盡清單法」極簡化你的待辦清單!

雜事嚴重壓縮處理重要任務的時間,怎麼辦?善用「燃盡清單法」極簡化你的待辦清單!

燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單),想要解決一個核心問題:「待辦清單上都是一些反應了他人優先權的事項,只是讓現代工作者感覺自己永遠在做不完的狀態中。」於是傑克‧納普(Jake Knapp)發明了一種待辦清單的規劃方式,稱其為「 Burner List 」。

這個名稱有兩種意思:

1. 想像自己是廚師,永遠要知道眼前正在大火燒煮的鍋子是哪一個,又有哪一個是正在小火慢燉,而其他都是雜事,這樣才不會顧此失彼。
2. 利用這份清單幫助自己專注把眼前最重要的目標燒完,而不是到處點火,但沒有一個專案任務可以真正燃盡。

傑克‧納普(Jake Knapp)是誰?他是《Google創投認證!SPRINT衝刺計畫》、《生時間:高績效時間管理術》兩本書的共同作者,曾擔任 Google 工程師與風險創投,也致力於實驗各種時間管理方法。「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」,首見於他撰寫在部落格上的一篇文章

今天這篇文章,就來研究看看「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」這個方法,分享我自己實驗的心得。

「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」的基本格式

根據 Jake Knapp 的原始設計,「 Burner List 」是一個用一張紙(而且更適合用一張紙)就能完成的待辦清單規劃方法。

拿出一張紙,分成左右兩邊:

  • 左半邊:寫上「眼前最重要的專案」,只能列一個目標,並列出這個專案當下要處理的任務、行動。
  • 左半邊留下大量空白:在處理這張清單的過程中,出現「眼前最重要的專案」要做的其他任務,就補充在左半邊的空白處。
  • 右上方:寫上「當下次要的專案」,只能列一個目標,同樣列出這個專案需要先處理的幾個任務。
  • 右下方:不屬於上述兩個專案的其他所有任務,都列在雜事區。


別忘了「燃盡清單法」要解決的問題:

  • 我的待辦清單都是在處理別人的要事?
  • 我的待辦清單永遠做不完?


透過上述的簡單格式,這張清單其實反應了一位時間管理者的核心工作邏輯。

1. 專注在自己「最重要的專案」上,並且知道這個專案要做哪些任務。然後,把這個最重要的專案,真正好好地完成。
2. 關注自己「次要的專案」,保持他的推進。
3. 或許最重要專案完成後,這個次要專案就變成下一階段的最重要專案。
4. 其他事情都是「雜事」,只會干擾自己對最重要專案的投入,干擾自己把時間利用在最有價值的事情上。
5. 不要貪心,只有把有價值的事情充分的完成,時間管理才有意義。


這樣一個簡單的待辦清單格式,也是「人」真的可以運用時間完成的工作量。他的「種種限制」,其實要解決一個關鍵問題:平常我們安排時間時,總想安排得更多,但結果卻挫折、壓力更大的困境。

在執行「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」的過程中,還有四個執行的核心技巧,讓我一一分析。

一、不用每天都列清單,燃盡這份重要專案清單再說

傳統的待辦清單方法,會規劃每天的行動清單。

但是「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」正好相反,他不是用日期、天數、週數等時間概念來區分清單,而是用「有沒有完成最重要專案」來區分清單。

一份 Burner List ,就是幫助我們燃盡一個重要專案,一張紙就可以用上好幾天,讓我們在這段時間中,專注在紙上的那個眼前最重要專案即可。

二、當下專注管好一個目標

我很贊同 Burner List 的一個設計是,他是用「專案、目標」為概念,做這份清單的劃分。我自己實踐時間管理方法多年的體悟也是:
 

不要在行動視野管理待辦清單,而是待辦清單一開始就應該是「目標視野」。


所以 Burner List 的重點之一,就是左半邊、右上方設定出重要、次要專案後,凡是跟這兩個專案有關的任務,都添加在一份清單,而不是分散在不同待辦清單上。

然後其他雜事要做出區隔,才能有優先次序。

三、燃盡後,換下一張清單

在幾種情況下,我們要燒掉這張清單,換下一張「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」:

1. 左半邊最重要專案完成了。
2. 覺得這張清單,不能表現眼前自己的最重要目標了。
3. 寫滿了。

當轉換到下一張 Burner List 時,我們可能會做幾個動作:

1. 前一張 Burner List 的次要專案,有可能轉移成這一張 Burner List 的最重要專案
2. 重新決定最重要專案、次要專案。
3. 並從前一張 Burner List ,移動相關任務過來。
4. 前一張的其他雜事,可以直接丟棄。

所以「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」沒有做不完的問題,而是當覺得無法體現我自己當下的時間管理價值時,就燒掉,再換一張。

四、專注這張清單,有遺漏也沒關係

使用「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」,可能會讓人擔心,只列這樣就夠嗎?不會遺漏很多事情嗎?還有很多事情沒做完怎麼辦?

但是, Burner List 正是要幫助我們打破上述的擔心,因為關鍵不是這樣夠不夠,這樣是否完整,真正重要的是:如何讓自己真正專注在最重要的事情上,並且把最重要的事情,好好地完成。然後不斷重複這個循環。

這是傑克‧納普(Jake Knapp)所提供的方法,當然,你不一定要百分之百照著他做,但裡面的一些核心技巧、觀念,確實可以給我們很多啟發。
 

而且最重要的事實是,就算我們有辦法列出一個排滿一大堆事情的待辦清單,拚命去做,反而可能讓我們陷入一個忙碌卻不上不下的困境。

 

真正專注在一兩個專案的「燃盡清單法(Burner List,又譯為燒爐清單)」,才是時間管理完成有價值的事情,想要達到的真正成果。

或者,你可以參考我自己運用在兼顧職場工作、斜槓目標的待辦清單方法:「我如何安排每日行動清單的步驟拆解?2020 版 7 個關鍵 Tips」,同樣的精神,只是執行層面上還是有顧及現實公司職場的需求。

也歡迎參考我今年出版的時間管理新書《時間管理的 30 道難題》,裡面有更完整的時間管理系統與執行方法的拆解。

 

本文轉貼自:電腦玩物(原文標題:燃盡清單法 Burner List,規劃待辦清單的極簡專注格式

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