從實境秀MasterChef Australia料理過程學管理 ── 談專案的PDCA

從實境秀MasterChef Australia料理過程學管理 ── 談專案的PDCA

一個好的產品從企劃到完成,就好比主廚費心烹煮佳餚的過程,從一開始決定方向、挑選食材、構思做法,到料理時不斷測試口感並調整,最後確認品質、擺盤、出菜,步驟缺一不可。也因此,讓我想到MasterChef Australia (註1)這部澳洲烹飪實境秀的電視節目,該節目透過一連串不同主題的競賽,每周淘汰一位參賽者,直到選出冠軍為止,在過程中,可以看到不同參賽者對同一種主題或料理的詮釋,在口味、擺盤等各個面向皆有差異,但執行時所展現的精神卻與產品及專案管理思維不謀而合。

 

從專案管理的角度來看,廚師製作料理的過程,符合專案「在有限時間、資源內,交付特定產出」的基本定義,節目單位所設計的題目,則可視為sponsor的專案章程,它定義了料理的概念(可能要求參賽者複製經典異國料理,可能是針對某個季節、某段回憶去發想),也提供可選用的食材,相當於專案的基本方向及限制條件。在這初步的範疇之內,便是廚師可依照自己的想法去發揮創意的空間,而他們接下來所展開的工作,約略可以歸納為以下幾點 :

一、確認方向

雖然章程已定義了初步的方向,但廚師就好比產品經理,必須依據需求進行深入的解讀,例如這次的比賽是強調經典風味? 還是追求創意? 創意的展現又分為口感、食材,乃至擺盤,各有不同層次的差異。廚師交付料理的對象,包含評審、來賓及觀眾,產品經理面對的則是廣大的市場,因此在這個階段,不論廚師,還是產品經理,都應該審慎思考及評估,核心TA是誰? 他們的需求是什麼? 如何在sponsor的策略方針下,同時滿足這些利害關係人的期望?

 

對於專案經理來說,在PM2.0(註2)的時代,不能只專注在如期如質完成,更應該學習商務思考,在專案一開始就確認往對的方向前進,做對的事情,否則一旦方向偏誤,很可能最終徒勞無功。

二、構思做法

主廚在烹煮料理之前,通常會先在腦中構思主要步驟,要先將配料炒香,還是先處理湯底? 每一種食材所需處理的時間不同,太早或太晚都可能影響料理的風味,如同專案在執行的階段,則必須仰賴管理技巧,事前妥善規劃,並依循步驟進行。

 

有些廚師習慣用紙筆紀錄詳細步驟,有些則習慣見機行事,規劃的細膩度依據PM期望掌控的程度而定,但重要的是,針對風險最高的項目,務必要有超前佈署、減輕風險的概念,才不會在問題發生的時候手忙腳亂 -- 事後的補救往往會讓料理的風味產生變化。

三、挑選食材

在一邊構思的過程中,廚師會開始挑選食材,將各種不同元素使用在適當的時機與位置,這就好比專案建立團隊的過程,對團隊成員的優劣特色了解越深,就越能知人善用,讓成員發揮最大的能力。

 

很多時候,團隊的組成並非產品經理或專案經理所能決定,此時PM需要做的事,是盡早和相關成員確認協作的模式,減少雙方在互不熟悉的情況下,誤解彼此想要傳達的意見。至於團隊信任,就得仰賴過程中逐步建立了。

四、監控調整

事前妥善準備,是為了確保自己和團隊能對焦在同一個基準上,不斷修正偏差,並當潛在風險發生時,能夠及時應變。廚師在料理的過程,也會反覆嘗試味道,是不是偏鹹了? 有沒有和設想的口感一致? 有些經驗豐富的廚師能夠精準掌握佐料的份量,但對於某些重要的步驟,還是會不厭其煩測試、確認。

 

專案在規劃時,通常會在不同階段訂定里程碑及檢核點,目的就在檢驗專案時間、產出品質是否往對的方向上前進,對於不熟悉、把握度不高的專案,可以將檢核的頻率增加,反之則挑選重要的工作成果來進行檢核即可。

 

有些公司會要求專案每月、每周,甚至每日都要交付日誌或進度簡報,這種緊迫盯人的管理模式並非不可行,只是檢核的頻率越高,團隊所感受的壓力就越大,主管或PM必須評估團隊是否適合這樣的形式(通常也和公司文化有關),避免造成副作用。

五、擺盤裝飾

大餐廳的主廚通常會在料理端上桌前,做最後的試菜及擺盤,這個動作除了確保品質無虞,也是在替自己的產出做適當的裝飾與美化,雖然料理的本質在於口感與風味,但外觀卻是決定饕客是否願意嘗試的關鍵之一。

 

很多專案經理會忽略最後這一道收尾的工作,以為WBS上的工作包全數完成,或經過驗收後就代表專案成功了。其實,姑且不論產品的TA是誰,單就專案的完成度來說,PM就有絕對的必要向利害關係人(尤其sponsor)進行一場經過妥善規劃、演練的成果發表,這個動作不單是為專案總結,也是在替自己和團隊爭取能見度,當然,前提是專案不能只是如期如質完成而已,更要時時刻刻確保做了對的事情,才有機會在最後裝飾擺盤的階段,利用一些包裝點綴來凸顯它的價值。

 

我們可以從上述的分析中發現,一道經典料理的產生,是透過主廚事前規劃、執行時反覆檢驗修正,最後妥善收尾才得以完成,這和管理學中常提到的PDCA循環(註3)有異曲同工之處,或許我們在品嘗每一道佳餚的同時,也可以花點時間細細品味廚師在過程中投入的心力,作為自己在專案管理上的學習與借鏡。

 

 

註1 :

「MasterChef Australia」中文譯名為澳洲頂級廚師,從2009至今已進行十二季。比賽過程有許多不同的挑戰,例如神秘箱考驗,參賽者需要用盒子內的材料完成菜餚,壓力測試則是需在有限時間之內複製知名主廚的名菜,此外,有時還必須和團隊合作,仿照餐廳出菜程序,競賽的方式相當多元,可展現每位參賽廚師的不同面向表現。

 

註2 :

「PM2.0」是近幾年逐漸在專案管理領域內被廣泛討論的議題,亦即新一代PM應該跳脫傳統如期如質完成的思維,改用高階主管的思維來做事,不僅專案要做得好,更要花時間找有價值的專案來做,讓自己成為市場不可或缺人才!

 

註3 :

「PDCA」是由美國學者愛德華茲·戴明提出,分別指的是Plan(規劃)、Do(執行)、Check(檢查)、Action(改善動作),透過這四步驟的循環,用來提高產品品質和改善產品生產過程。

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VictorHsu

曾經主修科學,也當過工程師寫過程式,其實最大的興趣卻是是寫文章說故事,目前在網際網路產業擔任PM工作。 自認只是職場上的小人物,但深知專案管理的知識應用廣泛,2011年取得PMP證照後,開啟對專案管理的學習之路,於是結合自身的經驗,以及大眾最熟悉的電影劇情,讓生活、理論與虛構的情節在專案管理的世界裡產生交集,期許能引領更多同好認識專案管理。