三個有效提高工作效率的任務安排方法

三個有效提高工作效率的任務安排方法

(Photo by Matthew Henry from Burst

基本上時間管理就是安排工作的優先順序,當優先順序正確排定後,能夠自由控制的時間變多了,也能夠有更多產出。但時間有限,不可能無限制一直塞下去,再來就要利用工作效率來提高自己的產出。

有些人隨著職涯成長,負責的項目越來越多,靠的是不停延長工作時間,為了能持續成長,提高工作效率是相對有效的方法。

經歷了半年的跨時區團隊的工作後,做好時間管理確實可以讓自己保持一定程度的工作能量,但還是花太多時間在工作上。簡言之就是自己的工作效率不好。

其實我們的工作內容是由許多任務組成的,假設在工作能力不變的狀況下,能提高效率的方法,就是管理你對執行任務的安排方法。當然工作能力是可以再提升的,但先決條件是能夠讓自己有時間能提升自己,所以優化安排任務的方法會比提升自我能力來得優先。(延伸閱讀:挑戰管理職務 ─ 時間及向上管理原則 )

從一開始我把自己的生活節奏重新安排,設法讓自己能夠保持管理跨時區的團隊,又能維持住自己要的生活。

只不過這樣三個月下來,我發現光做時間管理是能把工作順序處理好,但隨著時間過去、我能掌握的工作越來越多時,個人生活的時間反而慢慢被腐蝕掉。

我用下面三個原則來組織一整天的任務,得到很好的效果。

原則一:首要的三項任務

每天的第一件事就是先決定當天最重要的三項最優先而且最重要的任務,其它都是次之。

千萬不要說今天特別多重要的事情,所以有五項首要任務。我們必須要修正一個觀點是:之所以會有重要排序就是因為時間問題,時間是相對的,所以重要性也是相對的。

無論如何,只有三項首要任務,這三項是一天開始工作最先做的三件事。

如果你覺得很難選,首要任務的選擇可以先選這三種任務:

1. 策略或工作方向的佈達 :

如果你是帶人的主管,先做這件事的好處,是讓部屬也能在一天的開始收到正確的方向,有效展開他們一天的工作。部屬工作有效率,主管才會有效率。

2. 會議排程:

今天如果有好幾個零星會議要參加,排好順序。畢竟有時是談完得到進一步結論後,才能做下一個工作,有時是先得到某些資訊才能進入會議。因此決定好一天的會議排程可以提高會議的效率,讓一天的工作順利進行。

避免花了很多時間開會,結果開完會沒有想得到的進度,或是開完會還得花時間回頭找原本該有的輸入。

3. 產出比例最高的工作:

當你可以有效產出大量的工作成果時,那是很激勵自己的一件事。

如果沒更重要的事了,選擇用產出比例最高的工作開始一天,可以讓自己用最好的狀況接續後面的任務。

原則二:拆分處理以及耐心等候

很多時候,任務會因為跨時區、跨團隊或是因為流程的順序,現在就是做不了,急也沒有用。

只能把這樣的工作放到其它時段來進行,不要因為這件事在你心裡很重要,就一直花時間在設法把人找進來。對於這種任務就是屬於重要但不急(因為沒辦法急,它一時之間就是無法執行)的類型,把它們安排到相對低的順位去。

你可以留下一則訊息、打通電話、甚至發出邀請讓對方知道你在找他,然後耐心等待對方回應。

訊息可以簡短包含要找對方討論的題目、你接下來有空檔的行程以及適合的連絡方式。這是避免讓對方撲空,如果對方回你電話,結果你正在開會無暇溝通;或者是你正在簡報,結果畫面上一直跳出訊息通知。

例如可以請對方回來後給個訊息,你在某個時間可以通話。

也許你的主管會因為這樣責怪你,因為他很急;請分清楚這個工作是為自己做還是為主管做,如果是別人的事那就不是最重要的事。但你可以在對方有回應時讓事情儘快執行起來。

不要因為有迫切的理由而做反射性的處理。在拆分處理的等待過程中,你可以思考一下事情怎麼做會更好。等待有時反而會帶給自己更好的結果。

原則三:批次性處理任務

找出可以同時做多工處理的事情,安排在一起執行。

以我自己來講,處理數字的時候是絕對無法分心的,但卻能很準確地邊跟別人討論專案狀況,一邊審核設計變更的報告;或是一邊討論如何設計設備作動,一邊思考管理策略。我很擅長一次進行多線的概念性思考。

我相信人都有多工的能力,只差在多或少,而且要花點時間找出可以多工處理的事。

另一種批次處任務的方式,是把可以「在一次活動裡同時執行的任務」組織在一起。最常見的例子就是:出差一趟把相關事務都安排在一次行程中處理。

我還有一個常用的做法是利用每日立會(stand-up meeting),進行策略及工作方向的佈達,並且進行任務指派、心得分享、案例說明、提案等活動,來達到人員訓練的任務。(延伸閱讀:部屬輔導與面談 (II) – 實作篇 )

Key Point

時間管理之所以重要,是因為要先能夠掌控自己的時間,才有機會自我學習並提升能力。

為了啟動更大的資源,永遠都會覺得自己手頭上的資源不夠的,因此我們需要更好的方法來進行。

把任務安排的方法更組織化,能夠有效提升自己的工作效率。

原文整理與轉載自: 體驗冒險的職涯實驗室 (原標題:三個安排任務的方法提高工作效率

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 Yashi Yang

身在一間全球前500大公司裡當一個小小品管人,其悲催的命運是可以預期的。於部落格「體驗冒險的職涯實驗室」分享一些品質相關的心得和經歷過一個個悲催的失敗案例。 同時經營「大公司小品管」臉書粉絲專頁。