510專案監管的系統思考及KPI設計攻防 (7PDU)

設計對企業經營有幫助的專案監管制度,抑制團隊作假的負面文化!

實際效益

為何明明有KPI,專案卻還是有各類問題?

現實中,每間公司都有各類的監控機制。但奇怪的地方在於,專案卻還是不斷地延遲、超支、或臨時人力不足。更慘的是,常常主管在會議中永遠得不到真實狀況、看不到透明度、總是最後一刻才得知問題。所以我們在這堂課程要來聊聊,為何組織明明有監管,最後卻沒有得到透明度?問題在哪裡?又該怎麼辦?

學習常用監管KPI的盲點與限制!

課程中,我們將讓你有機會去模擬攻略數個常見的KPI規則。你會發現任何KPI都可能在數字上作弊、也都有無法量測之處。就算是很多人宣稱是完全客觀的實獲值相關指標,其實也有可以造假之處。當你做為一個主管,必須先知道KPI可能的弊端,並知道規則可能怎麼被攻破,才會理解該如何根據企業策略需求重新調整設計。

學習如何設計真正有效的監管制度!

課程中將分享在實務上,做為一個高階主管到底該怎麼思考。怎麼從組織的策略面、從分工面、從資源面、從成本面、從時程面、從合約面來設計合宜的管控機制。專案監控的重點不在於達成指標,而在於貫徹策略。專案監控的重點在於平衡,太多KPI將錯失資料彙整的速度,但太少的監控KPI又可能引誘團隊造假。所以到底該如何平衡卻又思慮周延,這其實是一個高階主管在面對多專案環境的重要知識,也是確保組織能穩定下責無旁貸的工作。

課程簡介

這幾年大家開始理解,不良KPI往往比沒有KPI還糟糕。過度的數字量測,對於創意或是團隊凝聚常常造成傷害。

但因為主管時間有限,專案很多,很難親力親為掌握所有細節。在這狀況下,折衷的作法終究還是得透過一些「量測指標」以了解專案狀態,並據以做出判斷與決策。而這類「量測指標」,通常都是現況的某種簡化。但至少讓主管能一眼了解目前大致的狀況,並期待從中看出問題、獲得預警、以便即時做出回應。

但既然所有量測都是真實狀況的簡化,而且常常只是一組計算出來的公式,所以不可避免總有「被駭」的風險。所謂被駭是指,員工通常都很聰明。當他們知道你量測甚麼,就可能刻意餵給你某些表面漂亮資料。以至於有些主管會產生疑惑:明明報告中的數據都很漂亮,但專案卻問題不斷。更慘的是,自己總是最後一個知道真相的人。

所以透過這堂課,我們想來談談做為一個主管你到底該怎麼辦?尤其當你負責多個專案、或擔任PMO主管、甚至是企業經營者,該如何重新看待各類專案指標,如何獲得正確有用的營運資訊。

專案的數量越多,主管越難掌握每個專案的細節。就算仰賴走動式管理到處與團隊聊天,也只能多收集一些片段資訊。最終還是得仰賴數字與指標來輔助你的決策。

我們將帶領學員探討,常見的專案量測方式有什麼根本上的問題,PM或供應商會如何「加工」這些數值。我們也將告訴你,有一些看似直覺,但其實不正確的管理思維,例如:要求團隊製作複雜的專案計畫書,反而容易讓你更看不到大局?為何一個簡單的「百分比」可能會誘發不良的組織文化?當面對這些難題時,身為主管的你又該怎麼辦?或許有人宣稱實獲值法(Earned Value Method)是最客觀的評量方式。但課堂中我們會告訴你,其實實獲值也是可以破解的,在有心人的調整之下,明明千瘡百孔的專案,在表面上也能看起來好得不得了。

其實沒有任何單一指標是安全的,也沒有任何單一指標能客觀公正評估現況。所以你必須知道各種指標的原理以及限制。並理解在真實世界中該怎麼搭配、看到報表時又該如何警覺。當你理解各種作假的方法與背後原則,知道該管理甚麼,才能真正設計出好的方法來治理你的公司。

這議題非常複雜,也不是台灣大部分主管熟悉的議題。所以為求完備,我們這次特別請到李君婷老師來負責擔綱。君婷老師目前是鼎新電腦COSMOS事業部的總經理,負責鼎新集團兩岸PMO與組織成熟度的設計,她同時監管的各類專案超過300個。此外,她具備超過18年的專案管理實務經驗、也在鼎新知識學院擔任講師。因為她同時具備扎實的專案管理知識訓練,又有充分具備企業營運的實務經驗,我們認為她是台灣少數能同時兼顧高階主管的策略思維,並理解PM在現場挑戰的講師人選。

我們為求慎重,Joe跟君婷老師共同開發其中的諸多細節,並協助撰寫了其中部分案例。兩位老師最後花了將近半年的時間,反覆調整,確保這是一個能夠深入淺出,讓所有學員能充分理解各種管理陷阱、吸收各種KPI手法、並大幅提升自己管理視野的一堂課。

上過這堂課,你將不再被複雜但毫無用途的虛假計畫給迷惑、讓你不再被PMP的術語給制約,能有效把專案制度落實在簡單合宜的追蹤機制中、並讓專案成功率大幅提昇。所以,如果你公司的專案數量很多、你被賦予當PMO的制度設計者、或是你自己本身是高階主管或公司經營者,那這堂課是你不該錯過的投資。

誰該來上這堂課

  1. 負責PMO或專案制度相關任務的管理者。
  2. 對於公司專案混亂覺得無奈的高階主管們。
  3. 手下帶了多個PM的大PM。
  4. 有志將來成為主管幕僚的朋友。
  5. 想更了解KPI設計相關議題的朋友。
  6. 企業或組織的高階主管。

課程大綱

課程為一天,共7小時。結訓提供7個PDU。

開場

  • 常見的專案報告與管理重點
  • 數字不一定表示客觀、但肯定可以蠱惑人心

案例一 專案執行時、做為主管你該注意甚麼?

  • 百分比的問題與研討
  • 各種進度百分比的利與弊
  • 各種進度百分比的使用注意事項
  • 資源投入的迷思
  • 工期期程變異的迷思
  • 主管若不設計衡量標準,PM就可能輕易駭出漂亮的百分比
  • 你該做甚麼?

案例二 世界上有絕對客觀的量測指標嗎?

  • 案例閱讀與小組演練【找出這個專案規劃的問題】
  • 為何讓PM任意規劃會成為後續管控的大漏洞?
  • 做為高階主管,你在規劃階段就該收集哪些訊息?
  • 做為高階主管,你在規劃階段必須框架哪些事情?
  • 企業策略與專案管制有甚麼關聯?
  • 專案里程碑為何必須與企業策略連結?
  • WBS與後續監管的關聯性

案例三 規劃失控、監控就必然失控

  • 案例閱讀與小組演練【找出這個專案規劃的問題】
  • 為何讓PM任意規劃會成為後續管控的大漏洞?
  • 做為高階主管,你在規劃階段就該收集哪些訊息?
  • 做為高階主管,你在規劃階段必須框架哪些事情?
  • 企業策略與專案管制有甚麼關聯?
  • 專案里程碑為何必須與企業策略連結?
  • WBS與後續監管的關聯性
  • PMO與標準制定的關聯

總結

  • 本日課程回顧
  • Q&A

講師簡介

本課程由李君婷老師擔綱講授,案例偕同Joe共同開發完成。君婷老師目前是鼎新電腦COSMOS事業部的總經理、兩岸PMO與組織成熟度建置招集人、及台灣暨東南亞區流通事業部負責人。同時在其事業部旗下負責監管的專案約有300個。君婷老師專案管理實務經驗超過18年,而且是PMP證照第四版的滿級分得主,並自2010開始講授PMP與認證相關課程超過1,000小時。因為其為企業營運的高階主管,對於專案策略、監管專案、調度PM、及專案上的稽核防弊有多年的心得,亦希望能透過這堂課,把這些經驗分享給大家。

日期時間

2018-09-30(日)  09:30 - 17:30 

課程地點

大人學仁愛教室 【台北市仁愛路4段107號9樓

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