拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

除了真的被各種重要事情卡滿的少數人外(但如果你的時間都被重要事情卡滿,表示你在完成有價值的事,換個角度其實就不是沒時間,而是善用時間了),我自己的經驗是,大多時候我「感覺沒時間」,其實是三個原因:「瞎忙」、「不專注」和「不面對現實」。

而要做時間管理,一定要先解決這三個問題。而要解決這三個問題,其實有一個很簡單且立即可做的第一步,就是「把時間數據化」,讓自己真實看到到現實時間的使用情況。

因為,大多時候我們都是憑感覺在時間管理,而這正是掉入時間黑洞最大的兇手(所謂時間黑洞,就是時間不見了,但你不知道自己完成了什麼)。

不需說別人,就拿我自己當做例子,跟大家分享去年(2017年)小孩剛剛誕生時,我如何讓自己掉入時間黑洞,誤以為自己沒時間,後來又利用「時間數據化」的方法,重新自我調整的故事。

時間數據化,幫我走出時間黑洞的故事:

2017 年的上半年,我的小孩剛剛誕生,那時候發現自己的時間被切割得更破碎,工作、家人、孩子、寫作,和許多我想做的事情,全部混在一起,我發現自己「感覺沒時間」去做每一件事情。有一小段時期,真的覺得自己什麼都完成不了,只能被時間拉著跑,雖然覺得很忙,卻一點成就感都沒有,只有許多事情沒時間去做到的壓力。你或許也有似曾相識的感覺?

那時候,因為我多年來的時間管理經驗,當遇到這種「全新的時間情況」,或是這種「又掉入混亂的時間情況」時,我總有一個習慣,就是我會開始練習「把自己的時間重新數據化測量一番」。
 

每一次這樣的練習,都能有效地幫我重新認識時間的「新現實」,找到在新的現實時間中「專注」的節奏,然後停止瞎忙,開始「快樂的忙碌」。


那時候我使用的工具是「時間塊」這個 iPhone App ,在 Android 上類似的工具有「 Time it 」。這是我下面文章要介紹的「三種可選擇的」時間數據化工具的其中一種,他的特色是可以把 24 小時的每一格填滿,讓自己了解時間運用的比例。



我是怎麼利用這個工具做練習,來讓自己脫離時間黑洞呢?

把現實數據化,讓自己接受現實

一開始,我並不是把這樣的工具當作「自我考試工具」來使用,我就是「很真實」的記錄自己每半個小時、每一個小時的時間區塊,到底幹了什麼。

這樣紀錄了兩週後,我發現自己上班日大概每天需要三到四個小時照顧孩子的時間,週末起碼需要每天七到八個小時。而且晚上時間、早晨時間,都是照顧孩子最高峰的時間。這就是我要面對的新現實,我必需接受他,找到與他快樂和平共處的方式,而不是硬要像之前一樣在這段時間排入寫文章、學新技能等任務。
 

如果不接受現實,硬要排入更多任務,或是把任務排在錯誤時機,那當然完成不了,完成不了就帶來更多壓力,就陷入了惡性循環。

 

製造更多專注時段,才能創造「產值」

接著,我在這樣的「時間數據化」中,發現自己因為太多想做的事,時間又比之前更少,於是我開始焦慮,開始不專注,開始什麼都做一點。
 

但是,「什麼都做一點」的意思就是「什麼都沒完成」!也就是什麼價值都沒有。


我發現我沒辦法在「時間塊」的每半個小時、每一兩個小時的紀錄中,記下我剛剛到底做了什麼,因為我什麼都有摸一下,但什麼都沒完成!這給了我一個很大的提醒,不是沒時間的問題,是我沒有創造「專注時間」,所以我去年談了很多次「優質時間」,就是從這個時間數據化的練習發現而來。

於是我開始調整,照顧小孩時專心照顧,孩子睡了,就不要東摸西摸,趕快開始一件有價值的是,然後專注做好。讓我可以在每一個時間段很明確地按下這段時間專注完成的事情。

下圖就是一個優化過的例子,也不用放棄休閒娛樂,也還是能專注照顧孩子,但也還是能完成自己的事情,只要有更多專注的優質時段。


 

了解自己需要的現實時間,停止瞎忙

最後,這樣的「時間數據化」練習,重新提醒了我,尤其在沒時間時,更要認知到:
 

「要完成有價值的事情,就是要投入對這件事情來說:足夠的時間。」

我沒辦法把時間拿去看很多新資訊、測試很多新工具、回很多信,然後還希望自己有時間寫出一篇優質的文章。因為一篇有論點的方法文章,起碼需要加起來四個小時的寫作時間。我怎麼知道?就是「時間數據化」告訴我的。

我們可以利用「時間數據化」,逐漸了解自己完成一些重要工作時,「真正需要花費」的時間。這會讓我們感覺到時間的重量與有限,於是,排除那些次要事情,投注在關鍵的事情,就會變得簡單。
 

因為我們開始懂得「花時間」了。


我會知道怎麼安排每天真正的行動清單,盡可能不排超過我現實所能負荷的,並且能看到足夠的空檔,去完成某一件真正有價值的事情。
 

三種時間數據化工具,推薦給三種需求的人

所謂的「時間數據化」,指的就是利用「時間塊」、「番茄土豆」或「 Toggl 」這類工具來量化時間。

這三種工具,都可以達成上述的效果,而且剛好各有偏重。
 

第一種:「時間塊」類型工具:面對時間的現實選擇

這類工具的優點在於快速統計出你在每一個現實時間區段裡的「選擇」,並且看到那些你會被佔用的「現實區段」。可以幫助你了解現實中的「空檔時間」,並且提醒你做出專注有價值的「時間選擇」。

因為真正的問題不是沒時間(因為時間跟你想做的事情相比,其實永遠不夠),而是除了無法改變的現實情況外,剩下的空檔時間我是不是能創造價值。

對於一開始還無法接受自己時間現實,還是會排太多任務而做不到,或是不知道自己空檔時段的人,我都推薦利用「時間塊」類型工具來將時間先數據化,讓自己看到現實。

第二種:「番茄土豆」類型工具:提升時間內的專注力

當了解現實時間區段,但是難以在一個一個空檔時段,讓自己專注投入去完成一件事情。

這時候,就是「番茄鐘工作法」派上用場的時刻。你不一定要相信每 25 分鐘做一個專注衝刺到底有沒有道理,重點是自己能不能真的起碼專注這麼長的時間,然後讓某件事情有所進展。

你可以試試看用這樣的工具,統計自己一天可以吃多少顆番茄,也就是可以創造多少專注時間,用這樣的數據來讓自己持續進步。




第三種:「 Toggl 」類型工具:測量重要任務的時間花費

最後,了解自己時間現實了,開始會投入專注時間了,這時候,可以轉換到第三種工具,類似「 Toggl 」這種紀錄每一種工作花了多少時間的工具。

這類工具的意義是,讓自己了解寫一篇文章需要多久?回覆郵件需要多久?完成某個行政流程需要多久?做一份會議報告需要多久?讓自己對每一個常做的任務有「真正的、現
實的時間數量概念」。

這樣當安排待辦清單時,才知道可以安排多少任務,才不會排下不可能做到的行動。

 

小結:

 

時間管理的第一步,其實不是去做時間管理,甚至也不是排清單、規劃任務,而是「了解自己,了解現實」。


如果沒有從這裡開始,怎麼排清單也沒用,因為不可能做得到。於是我們就會陷入「沒時間」的惡性循環。

所以新的一年,說不定你可以在農曆春節前開始練習,拯救沒時間,第一步不是去找出時間,也不是開始排任務,而是先「認識自己的時間」,把時間數據化,讓自己了解:

  • 我的現實時間如何分配,有哪些真正必要佔用?
  • 我真的有在每個時間區段專注去創造價值嗎?
  • 我完成一些重要任務真正要花費的時間有多少?


了解這三個問題,其實時間排程對你來說,可能就只是小菜一碟了。

你可以參考我去年走出時間黑洞後,寫下的有了孩子後的時間管理心得:「新手爸媽3個月時間管理心得:你有足夠時間完成更多想做的事 」。你也可以連結到為什麼時間管理不要先列清單的相關文章:「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單 」。你或許還會對我如何進入專注的技巧有興趣:「如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法 」。

如果你有什麼時間管理問題,也歡迎到電腦玩物搜尋相關文章,或是來信跟我詢問。

你還可以參考我的「習慣力」系列文章,這是我從 2018 年開始展開的優質時間的練習:

原文引自電腦玩物的[習慣力-4] 新年拯救沒時間的第一個推薦練習:時間數據化

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