用OKR來時間管理:改良式OKR目標管理,把力氣花在最值得的事情上!

用OKR來時間管理:改良式OKR目標管理,把力氣花在最值得的事情上!

對於時間,不知道大家有沒有過以下這種感覺:

自從出了社會以後,時間過的出乎意料的快,學生時期總覺得有很多時間能夠安排,還希望趕快成為大人有更多的主控權,但進入社會後,日子好像幾乎被工作填滿,而那些新年下定決心想要做的事情、想要學的東西、想要達成的目標,到了年底依舊還是沒有任何進展,感覺生活「充實忙碌」,但實際上,卻還停留在原點,不免感到挫折和焦慮。

時間管理一直是個大家投入很多精力,卻很難做好的一個課題。

假設烏龜和兔子一樣要比賽誰先到達終點,而這次參加比賽的是隻勤奮的兔子,比賽現場中出現了兩種狀況,在這兩種狀況中,兔子是贏還是輸呢?

狀況一:烏龜和兔子都朝著終點的方向全力前進
狀況二:烏龜朝著終點的方向,而兔子不小心搞錯了,往反方向全力前進

顯而易見地,狀況一,兔子會輕而易舉地取得勝利,因為他跑得比烏龜更快,一下子就到達終點 ;而狀況二,兔子會輸得很慘,因為他雖然跑得快,但跑錯方向,所以越跑反而離終點越遠。

在談跑得快之前,我們必須先跑往正確的方向。

從這個簡單的例子中,我們可以得出兩個時間管理的維度:

時間方向:所有做的事情都朝著你的目標前進。
時間效率:單位時間下極大化所能完成的事情。

而「時間方向」比「時間效率」來得更重要,它會決定我們是不是「白做工」。

所以一個時間管理高手採行的策略是:
先選定目標,然後傾心傾力地讓所有的時間流都往那個方向高效前進。

若要達到這樣的狀態,我們需要完成兩個步驟。
 

第一步:找到你的重要目標

為什麼我們總是在嘗試了許多時間管理的方法論後,還是覺得時間不夠用?

原因就在於,我們常認爲太多事都很重要,但其中許多其實都和我們的目標不相關,所以這時候懂的「聚焦」就是成功的關鍵。

舉例來說,在工作中,各種大小會議是最耗費時間的,看似好像每場會議都很重要,常常一天就在開會中結束,但這些會議和我們的工作績效關聯如何呢?這時我們可以從思考下列幾個問題得到答案:

  1. 是不是這場會議我一定要參加?
  2. 會議中,我的角色關鍵嗎?是決策還是同步?
  3. 這場會議的結論會影響我的工作嗎?
  4. 有沒有更適合參加會議的人選?

透過減法,我們可以砍掉那些看似很重要,但實則並不那麼重要的會議,將自己的時間和精力更聚焦在真正的核心業務上。

每個人一天都只有24小時,所以,我們需要問自己:

「我能做的,最重要的事究竟是什麼?」

這時建議採取「以終為始」的思考方法,首先考慮長期目標,然後一步步往回想,倒推出現在應該做的最重要的一件事。

假設Peter的長期目標是成為公司的財務主管,為了這個目標,他必須思考:

未來五年應該做的最重要的一件事是什麼?
➡考取六大國際財務證照

為了獲得這些國際證照,今年應該做的最重要的一件事是什麼?
➡獲得其中兩張基礎證照

為了獲得這兩張基礎證照,本月應該做的最重要的一件事是什麼?
➡安排考試時間和制定月度讀書計畫

為了安排讀書計畫,本週應該做的最重要的一件事是什麼?
➡先確定考試日期和工作安排,並評估讀書時間

為了評估讀書時間,本日應該做的最重要的一件事是什麼?
➡參考網路上其他人的經驗,選取最適合自己的時間規劃

透過不斷的自我提問,就能慢慢找出那件最重要的事,進而將有限的資源和精力聚焦投入。

 

第二步:確保花時間做的事情,都是為了你的目標

好了,現在目標找到以後,我們如何能不分心,全力跑向終點?

這裡介紹一個我自己常用的方法:OKR。

一般OKR方法常在企業管理中提及,但套用到個人目標上,我覺得也是相當可靠的,能確保我們投入的時間和目標的一致性。

先簡單介紹一下名詞概念:
O代表你的目標 (Objective)
KR代表衡量目標的關鍵結果(Key Results)

舉個例子,我希望能夠提升生活質量,身心都感到健康快樂,所以針對這個抽象目標,我定義了三個可量化的關鍵結果:

1.每週運動三次
2.學習烏克麗麗,能夠自彈自唱三首曲子
3.每週去一個沒去過的地方或體驗一件沒做過的事

然後每週針對這三個關鍵結果,設定要完成的任務,並定期衡量執行的情況,隨時作調整,以確保花費足夠的時間在目標實現上。

 

我的每週OKR執行狀態衡量表:範例

要注意的是,OKR和列出待辦清單不同,它的執行項都是圍繞著目標所制定的策略,而「待辦清單」更多的只是列出我們當前想到所需完成的事項,所以要避免把所有事情都塞進你的OKR裡,OKR裡只聚焦在你必須做的事。

我們常常會聽到:「選擇比努力來得更重要。」

這個原則套用在時間管理上也是適用的,選擇將時間花在哪些事情上,遠比想辦法做完所有的事情來得更重要和有智慧。

先確保時間方向的正確,再提升時間管理的效率,我們才能擺脫越來越忙卻停滯不前的困境,到達那個夢寐以求的終點。

 

原文轉載自 青鳥誌 | 陪你學習成長每一天 的文章 想做好時間管理,你需要知道的兩個秘密

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