從《灌籃高手》談專案管理的3大核心

從《灌籃高手》談專案管理的3大核心

灌籃高手這部漫畫應該是六、七年級生共同的兒時回憶,最近也推出手遊再度攻占大家的眼球。它的故事在敘述原本默默無聞的湘北高中籃球隊,因緣際會加入了櫻木、流川等好手,先是取得縣大賽亞軍,接著又在全國大賽中擊敗常勝霸主三王工業,雖然湘北後來未能如願獲得冠軍,但也打響了名號。

現實生活中不一定有如此振奮人心的情節,專案成功也不是一蹴可幾,但湘北籃球隊的故事符合了專案特性 -- 在特定期限內,產生一個獨特的產品或達成特定目標。因此,我們試著從中抽絲剝繭,找出專案管理實務中值得學習的地方。


1. 團隊建立

湘北籃球隊原本僅有隊長赤木較具有競爭力,隨後加入了櫻木、流川,以及宮城、三井兩位迷途知返的成員,才能展現強大的戰力。我們約略可知道三井及宮城的加入,多少都與安西教練的為人有關,但我們不能過度期望每個PM都具有如此的吸引力 -- 雖然在現實中,領導人特質確實是凝聚團隊戰力的要素之一 ,比較務實的努力方向,是試著讓團隊清楚明白專案目的與價值,並且提供正向的鼓勵,激勵團隊自主向前。

除此之外,安西教練曾與三井等人約定,從此不能再打架、懲兇鬥狠,這對一度迷途當上混混的三井、以及血氣方剛的櫻木、流川來說,是一件相當具有挑戰的事,但安西教練賞罰分明,也訂定了明確的規則,最後他們也都履行約定,將專注力拉回球場上。

專案團隊的組成經常是臨時性的,彼此之間的熟悉度絕對不如經常合作的同事,與其在過程中不斷試探對方底線,或者時時擔心是否踩到對方的雷區,不如在專案啟動時,就明確界定清楚的基本規則。這裡指的規則並非白紙黑字的協議或規範,而是藉由了解雙方的協作習慣,去建立一套彼此都能接受的互動模式,不論是文件往來的形式、會議的召開原則等等,基本的共識越多,越能避免日後的衝突發生。


2. 目標設定

目標設定看似簡單,卻是專案會不會歪樓的關鍵。假設我們正在做一門美食外送的媒合服務,做法是替下訂單的用戶,找到派送範圍內的司機為他到餐廳取餐及送餐(簡稱媒合),我們應該將目標訂在增加用戶數? 餐廳數? 司機數? 還是增加媒合的數量? 盲目衝刺用戶數量,可能造成供需不平衡,越來越多的用戶點不到餐。訂單的增加也可能使媒合數量增加,卻不一定會提升媒合成功的機率。

反之,低單量但媒合成功的比例高,對產品來說是好或不好? 這可能又牽涉公司對於營運成長的策略,因此,目標的設定絕對不能從單一面向去思考。

相信大家都對KPI(Key Performance Indicators,關鍵績效指標)不陌生,好的KPI應該包含量化及非量化的檢核,量化目標如湘北隊取得全國大賽冠軍、提升媒合數及媒合比例N%,非量化目標則如建立選手養成機制、學習成長等。

建立目標之後,更重要的一點是展開任務計畫,以湘北籃球隊為例,他們制訂一連串的訓練菜單、在非比賽期間找其他對手分組對抗,安西教練甚至和櫻木安排一對一的投籃特訓,從個人到團隊,逐步朝著相同目標前進。


3. 風險應變

漫畫中神奈川縣四強之一的陵南隊總教練曾說,湘北籃球隊存在許多不安定因素,包括體力、犯規、板凳深度等,雖然這幾個因素並不足以讓陵南擊敗湘北,卻也是湘北最後無緣全國冠軍的關鍵,所以他們在扳倒三王工業後,因氣力放盡輸了下一場比賽而慘遭淘汰。

退回到前面所提到的目標設定,湘北的目標十分單純,就是一心一意鎖定全國冠軍,這反而讓他們忽略了替補選手的養成,以及和主力選手之間的輪替。當然,選手的養成並非一時的,這更凸顯了目標時間的重要性。一個再好的產品推到市場上,也需要時間的醞釀建立口碑與用戶數,所以在制定目標的同時,必須要思考如何劃分成階段性的里程碑,藉由里程碑的達成與否,來修正任務,確保持續往最終目標前進。

里程碑的檢核,同時也是檢核風險的最佳時機點,湘北和陵南比賽的過程就暴露了不安定因素,若能盡早啟動應變機制,加強主力選手的體能、調整戰術減少犯規機率等,或許還有再一搏的機會。

首次進軍全國大賽失利後,湘北籃球隊隨之要面對的是赤木、三井的畢業,以及流川楓可能前往國外留學,下一屆能否取得資格還是未知數,因此,這次全國大賽就成為寶貴的經驗,接下來該如何選才、訓練、制定戰術,都有了參考依據,這也正是專案管理Lessons Learned的精神。

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