【菜鳥主管成長日記】想晉升管理職?做好這兩件事,在同事間脫穎而出!

【菜鳥主管成長日記】想晉升管理職?做好這兩件事,在同事間脫穎而出!

「Livia,如果我未來想成為一名管理者,需要具備哪些條件呢?」

望著眼前這位20歲出頭,臉上還流露著稚氣的小伙子,我沒想過只是找他喝杯咖啡,聊聊工作的狀態,竟會得到他這樣的詢問,關於未來的職涯規劃,看來他的內心已經有明確的志向,只是還不知道該怎麼做。

而我,不禁也想起自己曾有過一樣的困惑。

和大多數人一樣,幾年前,我設定了一個里程碑:希望30歲前能成為一名主管,擁有自己的團隊,但我始終找不到具體的因果關係來說明為什麼有些人可以順利成為主管?有些人不行?

我們常以為,只有下列幾種人能有更高的機會升遷為管理職:

  1. 在公司待得夠久、輩份夠高
  2. 少年得志,天才型的人才
  3. 工作刻苦耐勞,使命必達

但當我成為主管後,才發現這樣的認知其實是不精確又片面的,因為這些印象反應出來的其實是幾項身為主管必須具備的特質,例如:有足夠的專業經驗、做事認真負責、懂得觸類旁通等。

那麼,當機會來臨時,我們究竟該做好哪些準備,以爭取管理職的角色呢?我認為有兩件事很重要:

  1. 你的能力圈有多廣?有多深?
  2. 你怎麼做好縱向/橫向管理,並實現高績效?

第一件事:刻意練習,擴大你的能力圈

如果將我們花時間在做的事情,依照喜歡/擅長程度分類,可以區分成四個象限(如下圖),而喜歡又擅長的事就可以定義為我們的完美能力圈,可以做得又快又好,同時還樂在其中。

為什麼需要擴大自身能力圈的廣度和深度呢?

因為身為主管,我們要帶領團隊共同完成目標,在這過程中,不可能所有的事情都親力親為,這時,做決策精準的判斷力以及給下屬有效的指導就十分關鍵,當經驗和閱歷越豐富,越有助於我們做好這項工作。

我們可以通過兩個方式來提升能力圈,也就是將第二和第四象限的事物想辦法移到第一象限,而我建議焦點可以更多的放在第四象限的移動上,因為這些事物已經引起我們的興趣,所以執行的動力會更強烈。

首先,找到那些你喜歡,但目前還不擅長的事,通過「刻意練習」,進行有目的性的加強,並且最好可以有實際應用的場景。

舉個例子,我讓團隊寫下自己喜歡但不擅長的事,有人希望可以加強「公開演講」的能力,做到台風穩健並且有條理的表述清楚觀點,具體的練習方式是每個月學習一個方法論,並在月末的時候運用方法論,在部門進行15分鐘的演講,結束後做滿意度問卷調查蒐集回饋,以量化自身能力是否提升。在職涯上,我們可以結合業務方向,選定一個自己喜歡但不擅長的事,作為年度專注實現的目標,並預留時間執行,我們會發現自己一點一滴在成長。

第二件事:有意識的發揮橫向和縱向影響力

工作表現優異不代表就適合做管理,因為管理者需要投入大量的心力在跨團隊以及上下級溝通,所以我們必須及早培養橫向和縱向的影響力,帶領其他同事齊心協力完成任務,並取得上級信任和獲得資源。

而溝通的關鍵就在於:

盡量時刻確保雙方在同一個認知水平上。

因為人對於未知的、意料之外的事總是會產生負面情緒,所以要盡量避免主管對於我們在做的事情和結果有這樣的感受,如果還很難體會,我們可以換位思考:

假設你是一名主管,以下哪些事是你希望團隊成員主動向你匯報或討論的?

A 週一內部開會完,方案大改,需要他再調整一版。

B 週一內部開會完,方案大致確定,需要他微調下。

C 原訂週一要內部開會,但他來不及做完。

D 開週會了,講述下他這週做的大小事。

E 開週會了,講述下他在負責的項目背景和目標,這週重點做了什麼?接下 來要做什麼?

F 原訂的規劃任務有需要調整,或是有延期的風險。

G下一季度他想讓負責的產品達到的狀態和指標。

H工作/生活上遇到什麼問題不太知道怎麼辦?或是有困難需要幫忙?

除了B和D,我認為其他選項都是必須的,其實主管並不需要知道每件事以及 所有的細節,而是關注在目標、完成時間、進度、風險、解決方案,以及團隊成員的工作/生活狀態和情緒,故我們要把握每次向上溝通的機會,在短時間內重點表述這幾項內容。

在談話中,可以視項目的階段做對應的說明,一開始需要明確雙方對於交辦任務的邊界,哪些事可以做?哪些事不行?要達到什麼具體成果?在執行過程中,需要即時回饋進展,當原訂計畫有調整或遭遇風險時必須主動同步; 最後,針對任務結果進行反思,突出自己貢獻的同時,也可探討後續如何做得更好?我覺得這樣的溝通方式,除了向上管理之外,也適用於橫向管理,能讓大家on the same page,團隊協作更加順暢。

另外,我覺得如果想要在職場上有亮眼的表現,主動積極和思考深度也很重要,可以分成三個等級:

Level 1

針對被指派的任務,主動同步項目進度,確保上下共識一致,降低雙方不確定感。

Level 2

針對被指派的任務,做出超乎主管預期的成果,能夠發現問題➟解決問題➟匯報績效。

Level 3

站在主管的立場,360度檢視現況和制訂策略,並進行說服:

”我認為為了更好的實現業務目標,我想做什麼?為什麼這件事重要?要怎麼做?有哪些執行項?各自什麼時候完成?”


自從帶團隊後,我才明白執行和管理的認知差異,也逐漸可以看出哪些團隊成員具備管理潛能。擴大能力圈和做好橫向/縱向管理不容易,但若想要晉升為管理職,提前實踐這些功課,將有助於我們在同事間脫穎而出,並為接下來的管理工作做好十足準備!

 

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1 則讀友回應

  1. Kelvin 2020-04-07 20:37:25 第 1 則

    相当好的文章,非常感谢,刻意练习提高技能,同时通过上下级沟通增强结果导向。 真正自我驱动的员工,都会努力从level1 向level3前进。