【菜鳥主管成長日記】每天都在開會,卻老是沒解決問題?掌握四項會議關鍵原則,讓每次開會都能高效溝通!

【菜鳥主管成長日記】每天都在開會,卻老是沒解決問題?掌握四項會議關鍵原則,讓每次開會都能高效溝通!

攤開每天的行事曆,上面寫滿大大小小的會議,佔據了大部分工作時間,老實說,有些會議你覺得沒什麼必要參加,浪費時間,但是又不得不去,只好坐在會議室裡放空,或是用電腦做其他事情,熬過這段時間。

我相信許多人都曾遇到這種情況,會議原本是工作中不可欠缺的一種溝通手段,但最終因為種種原因,比如會議缺乏準備,目標不明確 ; 會議流程不清晰,會議中時常跑題 ; 本來和你工作沒有太大關係,但是組織者搞不清楚情況,硬拉你參加 ; 流於形式,為了開會而開會,沒有討論實際議題等等,雖然這些會議貌似都開完了,但卻屬於「雞肋」行為,同時又需要參加者投入一定的時間和精力,導致大家感到非常疲倦甚至反感會議,也降低了工作效率。

而對於管理者,會議更是佔據我們大部分的時間,所以,如果無法在會議上高效溝通,除了浪費大家精力之外,也無法形成具體決策,推進項目,導致我們看似「很忙」,最後卻沒有實際產出,搞得很尷尬。

那要怎麼提高會議的溝通效率呢?我認為必須包含以下四點:

1. 會議前充分準備

記得剛升上主管的那陣子,我感覺特別忙碌,每天幾乎都是在會議室裡度過的,常常突然收到各種會議邀請,例如「本週四召開市場推廣溝通會,敬請參加。」雖然不太明白為什麼要開這場會,但心想:「既然邀請我了,就代表一定需要我參加,如果不參加,我可能會遺漏重要訊息。」

所以只好放下手邊工作去開會,召集人開頭時說了一句:「市場部今年想要加大品牌宣傳力度,各事業部有任何意見歡迎提出。」只見大家七嘴八舌、天馬行空的發表言論,最終也沒有形成決議,眼看會議已進行了三小時,看來晚上又得加班趕工了!

為了避免上述的慘況,我們必須養成團隊良好的開會習慣,任何一次的會議,不管會議主題是什麼,不管規模的大小,都必須要做好充分的準備,明確會議目的、會議議程等,並留給參會人足夠的準備時間,在召開會議前積極主動蒐集各方意見和建議,提前將會議資料整理後發出,會上鼓勵大家進行溝通交流,促使達成決策,從而縮短會議時長,提高會議質量。

2. 參會人員角色明確    

你在會議中,是否曾感到疑惑,不確定自己是純粹旁聽,還是需要發表意見?或是參加某場重大會議,會上都是各部門的執行團隊,但卻沒有主管級的人員,最終當然任何方案都拍不了板。

當出現這些情況時,就代表參會人的角色不清晰,或是有關鍵角色的缺失,都會造成會議讓人摸不著頭緒。

因此,在會議開始之前,要明確會議中各人員的角色定位,比如根據會議內容,誰必須要提供想法或方案?誰是重要決策人?誰來主持會議流程?誰負責會議記錄?等等,這些都要梳理清楚,在邀請人員上也要遵守少而精的原則,「一個蘿蔔一個坑」,並且盡量確保一個小時內結束,否則越拖越長,人的注意力也會變得不集中,當你注意到有人開始打開電腦或手機,沉浸在自己的世界時,就是一個警示訊號了,此時可以適時點名對方或是調整會議節奏,確保會議處於高效狀態。

3. 以找到問題最優解為共同目的

曾經公司有個項目,客戶要求必須在一個月內完成,銷售因為業績壓力,沒多做謹慎評估就簽單了,在啟動會議上,銷售部門和研發部門吵得不可開交,銷售部門認為不能違約,否則就拿不到訂單的回款,因此需要研發部門積極配合,但是研發部門認為這個項目未經過專業人士評估,貿然給出一個月的開發工期,實在是不公平,因此也不願意承接,認為銷售要自己去和客戶解釋,雙方僵持不下,第一次的會議不歡而散,客戶項目的問題還是沒有得到解決。

第二次召開會議前,我請各方寫下自己部門還有哪些彈性,或者可行的手段來解決眼前問題,另外,也嘗試跳脫出自己的職能,站在別人的角度來思考,會議上每個人聚焦在共同目標:「盡量滿足客戶預期,完成項目」,最後,銷售團隊願意和客戶多爭取半個月的時間,而研發團隊也提出可以通過加班的方式來解決時間不夠的問題,總算圓滿落幕。

其實,當某個業務出現問題,需要多個部門協調時,常會遇到相互推諉的狀況,這時我們就必須要專注在找到問題的最優解,想辦法齊力解決,通過換位思考的方式,溝通自然就會順暢許多。

4. 流程科學化

會議的目的往往都是為了多方在充分討論後,形成共識,避免將時間浪費在互相爭執上,所以,我們更應該關注「能夠做成什麼樣子」,而非「當前是什麼樣子」,共同尋求一條向前發展的路,可是,說得簡單做起來卻很難,因為每個人會根據自身的個性、經驗、利益出發,思考的角度便會受侷限。

那麼,有什麼方法可以解決嗎?有的!這裡介紹「六頂思考帽」,是法國學者愛德華·德博諾(Edward de Bono)博士開發的一種全面思考問題的模型,這六頂帽子分別代表六種思維方式,團隊按照每一種思維模式對同一事物進行思考,可以更全方位、多角度的分析問題,給予充分的考慮,以科學有效的形式讓混亂的思考變得清晰,達到集思廣益的作用,以下是六頂帽子代表的思維:

- 藍色思考帽:

代表對思維過程的控制,在會議上擔任主持人的角色,在大家開始討論前,由「藍帽子」說明會議記綠和規則,例如會議討論的內容、目的和流程等,在討論過程中,會由他來控場,並決定參加會議的人員佩戴什麼帽子,最後結束時,他來做總結,簡單來說,就是整場會議的指揮官。

- 白色思考帽:

代表中立客觀的思考,所以當大家戴上白帽子時,要理性的提出事實和數據,例如我們打算開一家餐廳,那麼會上要討論的是店開在哪裡、各地點的客流量是多少、租金是多少、面積多大等等,因為是客觀的事實和數據,所以不會出現誰對誰錯的爭論。

- 黃色思考帽:

黃色給我們的印象是什麼呢?是陽光、耀眼的感覺,所以黃帽子代表的是樂觀、正面的思考,當會議上大家戴上黃帽子時,表示要討論事情的積極面,提出做這件事有價值、有優勢的觀點。

- 黑色思考帽:

凡事有好的一面,也會有壞的一面,所以黑帽子就是要考慮事物的負面因素,代表否定、懷疑和批判,說出做某件事的風險、失敗的概率、最慘的情況等等,這可以防止我們過度美化事情,魯莽行事。

- 紅色思考帽:

紅色會讓人感覺到衝動,尤其是直接的情感,所以戴上紅帽子時,我們鼓勵會議上每個人真實地說出感受和情緒,例如在某項合作中,覺得客戶不可以信任等等,當然,在這期間大家不針對感覺做批判和進一步的討論,只要說出自己直覺的即可。

- 綠色思考帽:

綠色是草地的顏色,讓人聯想到萬物生機盎然的樣子,所以綠色帽子代表的是無限的創意,在會議上可以盡情地發揮每個人的想像力和創造力,只要有助於問題的解決,任何點子都歡迎提出。

運用六頂帽子思考法,我們可以通過多角度的平行思維來討論事情,能使會議進行更加聚焦和有效,也有助於降低決策風險。

這次的分享就到這裡,這些高效開會的原則和方法你學會了嗎?

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