【專案管理書摘】聚焦重要任務並掌握每天2.5小時的「效率高峰期」,拉開與其他人的差距

【專案管理書摘】聚焦重要任務並掌握每天2.5小時的「效率高峰期」,拉開與其他人的差距

很多人每天開啟做事模式的第一個舉動,就是拿出筆記本,列出自己的「今日待辦」,密密麻麻寫了很多事,看起來頗有成就感。但到了晚上卻睡不著了,因為事情沒做完。這是不是很多人一天的寫照呢?

之所以會出現這種狀況,原因是「今日待辦」是一個謊言。

做今日待辦的人,他們的視角就侷限在這一天,當關注點僅放在這24小時的安排上,我們就容易被視野窄、事務多、沒有分類、缺乏彈性、先做簡單的不做重要的事件等各種因素影響,從而讓自己的計畫永遠趕不上變化。

那麼如何逃離謊言,不再做急得火燒屁股的笨事呢?

在時間管理品牌「易效能」創始人、著名時間管理達人葉武濱看來,聚焦於特定任務,並且透過妥善選擇執行時間是相對更理想的做法。以下,我們節錄了他在著作《高能要事時間管理術》中對此更詳細的說明,也協助你在改變的過程中,有更明確的方法可依循。


1987年義大利經濟學家帕雷托歸納出一個結論,即20%的富人擁有80%的財富。這描述了一種不平衡關係。我們可以計算得出,在平均財富數量和賺錢速度上,富人平均是窮人的16倍。

二八法則是普遍存在的定律。每一件事情,對於人生而言,價值不一,也必然呈現二八法則效應。因此,如果你每天首先聚焦對自己人生產生積極影響的20%的重點事件,你的人生就會提升效能16倍;如果聚焦4%的人生重點事件,則可以提升人生效能256倍;如果1%,則4096倍(註:二八法則中聚焦20%事件產生16倍效能,聚焦20%事件的20%就是4%,產生的是16×16=256倍;4%事件的20%是0.8% ≈ 1%,則效能約為256 ×16 = 4096倍)。其他事件可以刪除、推遲、委託。

做減法,而不是加法,是人生成功的核心祕密。我經常在我的研討會上傳遞這個重要理念,我幫助學生在90天裡聚焦一個自己主動選擇的目標,然後每天首先為這個目標做一件心甘情願的小事,持續下來,大都取得了意想不到的成果。

一位來自遼寧的學生,175公分的身高卻有147公斤的體重,減肥很多次都沒成功,後來在我的課上訂下目標要減肥12公斤。270天下來,他總共減了60公斤。另一位學生則是在18天裡成功減掉6公斤。因為很多人上我的課之後減肥成功,我們機構一度被誤認為是專業的減肥健身機構。

為什麼他們能減肥成功?是因為我讓他們明白了要首先專注於重要事務的意義,以及教他們掌握列出清單、找到方法、每天持續行動的這套系統。重點是他們執行起來不困難,因為每天只需為目標做一件心甘情願的小事。

我在2016年開始做線上音頻課程《葉武濱時間管理一百講》時,曾連續100天堅持每天早上六點更新一期只有六分鐘的節目,當我做到40多天的時候,這個節目就登上了喜馬拉雅平台教育類榜首,並且兩年霸榜。

為什麼能有這樣的成績?就是因為我對目標下了決心,每天持續做。而且只是每天一件小事,短短六分鐘音頻,簡單、方便,即使我在全世界工作與旅行,也能保持每日更新。

但是,小小的持續的投入,回報驚人!節目的成功帶來了滾雪球效應,帶動我們的線下研討會也擴展到全球許多城市。


「高能要事」原則:為重要的事首先留出固定的時間

我在研究實踐時間管理的十餘年間,閱讀了國外幾乎所有時間管理相關書籍,其中「要事第一、要事優先、重要、緊急」的概念,是其中非常經典且重要的理念。後來我翻查文化古籍,發現很多歷久彌新的中國傳統經典當中,早有相應描述,例如《大學》裡提到「物有本末,事有終始,知所先後,則近道矣」。

不管是西方的「要事優先」,還是古人的「輕重緩急」,它們所包含的都是同樣的時間管理的本質。

站在巨人的肩膀上,經過大量的研究實踐,我提出了「高能要事」這個最新的雙重核心並重的時間管理理念,並開展實踐,得到了廣泛認可。

所謂「高能要事」,就是在說:我們不光是要先做重要的事,為了確保執行的高效率和成果的高品質,我們還應該在自己精力與能量最佳的時間,以及合適的空間裡,去做重要的事。

在我們精力不夠時,可以選擇放鬆休息來補充精力。

《刻意練習》這本書裡,作者安德斯.艾瑞克森介紹了一項研究成果,這個成果給予了「高能要事」一個強有力的佐證。作者在研究柏林的小提琴學生時發現,最傑出和優異的學生,比普通學生平均每週多睡了五個小時,並且與普通學生每週花在休閒活動上的時間大致相當。唯一不同的是,最傑出的學生會把那些受到干擾最少的高效能時間留給練習。他們會固定在早上起床後練琴一小時,在午休後再練琴一小時。在每天固定的時間裡做重要的事,捍衛了重要的練習日程,並且排除了干擾,於是他們成為了最傑出的學生。

曾國藩也說,早起是治家之本,每天甚至有日程12條。

同樣,這麼做的還有籃球明星柯比.布萊恩和文壇巨匠村上春樹。柯比的那句名言:「你知道洛杉磯早晨四點半的樣子嗎?」以及村上春樹在33歲時,決定以寫小說維生後,堅持每天淩晨四點起床,寫作四小時,再跑步十公里的生活方式,都在表達一個理念:為重要的事留出固定的時間。這樣的工作模式,就是我總結的「高能要事」。

全球暢銷書《當和尚遇到鑽石》的作者麥克.羅區格西老師,對我「高能要事」的理念也深表贊同。曾獲得18面金牌的乒乓球冠軍選手也評價說,在她打球的時候,如果沒有超強的時間管理能力,每天24小時根本完成不了四、五項的訓練。她看到我提出「高能要事」這個概念,也受益良多。

因此,為了快速地獲得成果,我們就應該把那20%重要的事,放在這一天中自己精力最旺盛的時段去完成。


每天2〜2.5小時的效率高峰期,是拉開與他人差距的最寶貴時間

我再來講講低精力對人的影響。完成這篇稿子的前幾天,我再次來到倫敦。因為來過這座城市多次,下了飛機,我就沒有直接搭車去酒店,而是與助理坐上了倫敦地鐵。

因為抵達倫敦時將近傍晚,剛好可以趕上入夜休息,因此在飛機上我們就選擇了只睡四個小時,然後吃飯、工作。受長途飛行和顛倒時差的影響,上了倫敦地鐵時的我已經筋疲力盡,精力處於低谷。從地鐵站出來,一見到414號公車,我們就馬上上了車,很久之後才發現方向坐反了。

所以,人處在低精力時是沒辦法處理重要事情的,而高精力的時間在每一天中所占的比例非常低。美國行為學專家丹.艾瑞利的研究顯示,我們每天只有2到2.5小時的效率高峰期,通常是在醒後的幾個小時,這是你拉開與他人差距的最寶貴時間。

如果你因為各種原因,導致起床、上床睡覺不規律,那麼你的高能要事時間就一定不會是固定時段;而如果你過的是按部就班的生活,那麼早上的晨間時光就是你一定不能錯過的高能時刻。

我們的精力會不斷地釋放和補充,這是一個動態變化的過程,那麼為了很好地使用它,就要學會張弛有度,因此我們一天的時間就可以根據精力狀態不同來進行安排。

例如,今天我從倫敦飛往佛羅倫斯,我的安排就是:在早班飛機上睡覺積蓄精力,抵達後坐上去比薩斜塔參觀的車,在車上我就用手機上網,與國內團隊取得聯繫,線上開會部署完工作,遊玩比薩斜塔結束後一個小時,我回到酒店後錄製了線上音頻節目。

一天下來,睡覺、工作、遊玩,我每件事都不會遺漏。

本文選自方智的《高能要事時間管理術:把重要的事,做到極致》

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