一張表輕鬆掌握專案進度!真正有用的「專案監控表」,至少該包含這4項內容

一張表輕鬆掌握專案進度!真正有用的「專案監控表」,至少該包含這4項內容

專案管理的應用廣泛,涵蓋了十大知識領域、五個重要流程,但實務上並不一定需要全部執行,而是依據專案的規模與複雜度、企業文化等因素,調整做法。前陣子曾在公司內部分享了自己的實務心得,順便整理出來供大家參考。

首先,我們必須先釐清,使用專案管理技巧的目的在於 : 確保專案能夠如期如質完成。因此它是一個管理的概念,或者你可以將它視為一種工具,非強制性、可彈性運用。所以最好的方式,是在專案管理的基本框架內,用自己最舒服的方式來管理專案。

以我自己為例,我習慣在專案開始時建立一份專案監控表(可以使用excel製作),內容至少包含WBS或專案時程表、議題紀錄、風險監控表、範疇變更紀錄。會選擇這四個項目的原因如下:

1. WBS或專案時程表 

範疇、時間、成本為專案三要素, 其中範疇與時間在WBS就可以略為窺知,因此掌控這個表單,就等於掌控了專案大半的變數來源。初版的WBS勢必非常寒酸,但拆不出來的任務,隨著時間推進會慢慢清晰,範疇和時間也就會相對明確,因此PM切勿心急。

對我而說,時程表除了用來進度追蹤外,最重要的好處是,藉由拆解過程可逐步理解任務之間的關聯、深入了解任務的需求與目的,進而做到超前佈署。超前佈署並非專案管理中特別強調的東西,卻是幫助PM從職場競爭中脫穎而出的要素,畢竟專案如期如質對老闆來說只是基本,如何創造更多價值,才是PM的真本事。

我自己對於超前佈署的定義是超前想像、超前規劃、超前執行。超前想像,是意識到未來可能的變化 ; 超前規劃,是針對未發生的變動先行規劃,當風險發生時,便能從容應對 ; 超前執行則在問題發生前就先行處理,防範未然。

對於老闆來說,「已發生的叫做問題,未發生的叫做風險 ; 處理問題只是日常,排除風險的是先知」。因此,風險監控的價值在於事先排除,其次才是事後應變,時程的管理務必做到超前佈署,價值才會被凸顯。



2. 議題紀錄表

專案執行的過程中,議題天天會發生,若不能好好管理,PM就會為許多緊急卻不重要的事情忙得焦頭爛額,結果卻事倍功半。議題紀錄表用意除了讓自己容易辨識輕重緩急之外,同時也是昭告利害關係人 : 相關的議題我已收下了,避免相同的問題一而再再而三被提起而干擾既有的進度。

我在議題的處置上通常分為列管、待處理(監控)、處理中、已處理(當然也可以依據自身專案的情況來建立分類),列管項目原則上不馬上處理,而是靜候時機成熟,它可能是專案下一期的工作任務,也可能是風險低、不太重要的小事。然而,PM要做的事好多,管理專案,目標就能夠順利完成嗎? 我的經驗是,好的議題管理可以降低雜訊,替自己爭取更多時間做重要的事,專案自然有較高的機率往對的方向前進。


3. 風險監控表

如同前述,風險監控的價值在於事先排除,其次才是事後應變,因此風險監控表最重要的,是時時提醒自己專案潛藏哪些風險? 這些風險隨著時間是否產生變化? 有些風險會隨著時間漸漸降低發生機率,有些則相反。此外,隨著各項任務逐步展開後,也可能增加了新風險,這些都必須定時檢視,才有機會做到事前排除。

一般來說,影響程度高、發生機率低的風險,可列為重要但不緊急 ; 影響程度低、發生機率高 的風險,則是緊急但不重要。在順序上,優先處理重要且緊急、重要但不緊急的項目,至於緊急但不重要的項目,建議先做到超前規劃,視資源及時間多寡再斟酌處理即可。

圖例 : 風險監控表包含風險說明、發生機率、影響程度、發生時的應變機制或目前處理情況


4. 範疇變更紀錄

範疇變更紀錄無法阻止變更的發生,目的在於確實記錄每一次決策的考量及結果,作為下一次變動前的參考資訊。有些時候,隨著環境變化,公司、老闆對於同一件事情的決策會有所差異,PM可以從中學習決策判斷,未來當團隊成員對於目標有疑慮時,熟悉專案演變過程的PM才能把故事說得精采,引導團隊取得共識。

如同文章一開始提到,最好的管理方式,是在專案管理的基本框架內,用自己最舒服的方式來進行,因此,前述的專案監控表只是我個人的經驗與習慣,並不一定適用於每個產業或每個不同類型的專案,但背後的概念卻是一樣的。大家不妨試著整理一份屬於自己的專案簡表,並發揮它最大的功效,讓自己在老闆面前也能當先知!

本文轉貼自:電影與生活中的管理學(原文標題:一張簡表做好專案管理,在老闆面前也能當先知!!

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