其實你每天早上都在做要徑分析:要徑的基本觀念

其實你每天早上都在做要徑分析:要徑的基本觀念

一大早你勉強地把手從溫暖被窩裡伸出來,氣噗噗地按掉惱人的鬧鐘,睜開眼一看才驚覺,你睡過頭了!你一躍而起,想起今早有個重要會議,絕不能遲到!腎上腺素讓你頭腦瞬間超頻,快速檢視你眼前的任務,這些都是你平常早上的工作:吃早餐、盥洗、聽廣播、穿衣服、給花澆水...但你的大腦在緊急狀況之下幫你做了專案排程:盥洗、穿衣服、然後出門,其他省略或路上再說,這就是所謂的「要徑」(Critical Path)分析。

1958年英國歷史學家帕金森把他對人的觀察寫成了《帕金森定律》這本書。大意是說,同樣一件事情有人10分鐘搞定,有人卻要一個小時,這當中的差別跟當事人「預期自己擁有多少時間」有關。也就是說,平常用一個小時進行「上班準備」的你,若知道今天只有10分鐘,你會自動壓縮或省略次要的動作,說不定情急之下狗急跳牆,仍舊準時進到辦公室!

對於有準時達標壓力的專案經理來說,帕金森定律是專案完工的一大威脅!專案一開始的時候,通常時間壓力是最低的,人們會很自然地膨脹工作與時間,這時候專案經理就必須精準地挑選出「最關鍵的工作(要徑)」,讓團隊優先把這些工作加速完成,確保專案如期完工。

這裡所謂的要徑,是專案裡面一系列頭尾串接的任務,這些任務連接起來的長度,剛好就等於專案整體的時間長度。

A-B-C-E 這條路徑的總長度是5天,決定了專案的總長度,所以此路徑稱為要徑,顯示為深色。

相對的,D任務尾端距離E任務還有1天的空檔(緩衝時間),所以不是要徑,以淺色表示。

所以對專案經理來說,要徑的辨識是非常重要的,能夠幫助專案經理聚焦在「直接影響專案完工日」的任務上。尤其當我們手上資源不足的時候,哪些任務要優先完成,哪些任務可以晚一點做,輕重權衡如何判定,就看這任務是不是要徑了!

相反地,專案經理如果不懂得判斷要徑,只憑藉直覺來判斷輕重緩急,就難以把資源花在刀口上,甚至會導致專案的延誤。就像是文章一開始那位睡過頭的上班族,都快遲到了還穿著睡衣吃早餐,幫花澆水...

這裡舉一個客戶的例子:他們是某科技大廠的研發團隊,時常遇到專案延誤的困境。專案經理覺得關鍵在於人力不足,公司高層也大方給人,但還是沒有顯著改善,員工加班、專案延宕的情形還是不斷發生,只好問問我們顧問的意見。

他們原始專案計畫是這樣的,讀者可以看出其中深色的任務是要徑:

專案進行到第二天的時候,發現任務A比實際計畫要延誤一天才完成(任務A從1天變成2天)。由於任務B、C、D必須在任務A完成後才能開始,所以他們的開始時間都被延遲了一天。假設你是這個專案的PM,你該進行甚麼樣的補救措施,讓專案能夠趕回原本的完成日期呢?

選項1:增加人手,讓任務B提早完成。

選項2:增加更多人手,讓任務BCD都能提早完成

 

如果你受過要徑的訓練,你會知道「選項1」是比較經濟實惠的做法:因為任務B是要徑任務,它能決定整個專案的長短,我們若能透過增加人手的方式讓它縮短,整個專案都能因此減少時間。然而,任務C與D並非要徑任務,縮短它們對於整個專案的時程並不會有直接的影響,這時候投注額外的人力在上面其實是不划算的。

所以你可以理解客戶的問題了:PM因為無法分辨哪些任務在要徑上哪些不是,因此遇到任務延遲,PM會過度緊張,拼命增加人手去挽救所有延誤的任務,「選項2」是他們的選擇,如此一來就會浪費許多人力在非要徑任務上,這樣給他們再多人力也是不夠啊!

幾乎沒有一個PM不曾抱怨過「資源不足」,但有許多資源不足的困境是可以仰賴要徑分析來改善的。在這個案例中,聰明的PM甚至可以策略性地把任務C跟D的人手調過來支援要徑任務B,等把B完成再回去完成任務CD,就算任務CD稍微延誤個幾天其實也不至於拖累到整個專案,這樣甚至可以在不增加額外人力的狀態下,讓專案如期完成。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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