我如何安排每日行動清單的步驟拆解? 7 個關鍵 Tips

我如何安排每日行動清單的步驟拆解? 7 個關鍵 Tips

「要用什麼待辦清單工具?」「每日的行動清單該用什麼格式?」這些雖然也是好問題,但其實真正有效的每日行動清單,關鍵不在用什麼工具與格式,而是在我們如何「拆解」出行動清單。

其實讀者、學員問我上述問題,他們真正想問的也不是該用什麼待辦清單工具或格式,這些問題的背後,真正要解決的痛點是:

- 如何讓每日行動清單可以真正幫我完成重要工作?

- 如何讓每日行動清單可以做得到、有效推進?

- 如何讓每日行動清單可以管理好雜七雜八的事情?

- 如何讓每日行動清單相對沒有壓力、減少挫折、增加成就感?

以下是我實際安排每週、每日行動清單的步驟,先拆解出流程跟大家分享,其實實際上只有「五個步驟」,所以我常常在時間管理課堂上說,自己每周日晚上只要 30 分鐘,就可以排好下一周七天的行動清單。

但是這樣拆解出來的行動清單,卻可以幫我「顧好多個專案」、「重要任務有效完成」、「個人目標保持推進」,是一份真正做得到,讓自己滿足與快樂的行動清單。

因為這五個步驟雖然簡單,但是在實際執行時,其實有很多操作的「訣竅」,今天這篇文章,主要就是深入討論裡面的 7 個關鍵技巧:
 

【先寫上一定要做且有價值的事情】

- 第一步:先寫上會議、活動時間,知道自己哪些時間已經被佔用

- 第二步:寫上這週的進度完成日、任務交付日

關鍵技巧1:周日安排好下週需要保護的時間

【拆解進度與可用時間】

- 第三步:拆解進度完成日前,每日的前一步行動

關鍵技巧2:三小時任務拆解成每日40分鐘

- 第四步:充分考量可用時間,不排滿,保持彈性

關鍵技巧3:先不排瑣事

關鍵技巧4:不是必要的不要多排

關鍵技巧5:一定要考量時間

【設定個人目標】

- 第五步:每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動

關鍵技巧6:建立目標筆記,知道自己可運用時間可做的重要事情

關鍵技巧7:不是安排生活瑣事或打發時間

下面我就針對其中的 7 + 1 個關鍵技巧作分析。


關鍵技巧1:周日安排好下週需要保護的時間

行動清單的目的,不是要想辦法完成更多事情,而是如何「有效保護」未來的時間,充分去推進有價值的專案、任務。

所以第一個關鍵技巧,就是最晚我會在禮拜日晚上做預排,把下周七天的行動清單安排好。

我會先把下週安排好的會議、活動時間寫上行動清單,這是讓自己知道「已經有多少時間被占用了」,然後才知道「剩下多少未來時間可以充分利用」。

而行動清單上「最關鍵的安排」,是下一周「剩下的時間」中,有多少必須「保護下來」,留給「最重要的專案、任務」。 

一週前就先安排好需要保護的時間,這時候工作週有臨時的會議、有臨時的任務要插入,才知道哪些應該要延後與拒絕,以免干擾自己需要保護的時間。

如果是每天開始前才安排,很有可能已經不知不覺插入一些多出來的會議與任務,最後就無法留下足夠的保護時間了。(這個習慣我從 2016 年左右正式開始實踐,可參考:只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週


關鍵技巧2:三小時任務拆解成每日40分鐘步驟

行動清單如何處理那些重要的專案、任務呢?我覺得行動清單之所以叫做「行動」清單,就是要把重要專案、任務,拆解成「簡單可行」、「分段推進」的行動步驟。

所以第二個關鍵技巧,除了保護好需要的時間,更要把必需完成的進度,拆解成出每一天如何ˋ逐步推進的行動。一個具體的思考邏輯就是,如果這個任務需要 3 個小時完成,有沒有辦法拆解成每個 40 分鐘的步驟,分成五天,每天推進一個行動步驟就好?

為什麼呢?因為職場工作很難有完整 3 個小時的工作時間,如果這個任務就是安排在某一天要一口氣完成,往往最後因為空不出那麼多時間,要不就是放棄沒做,要不就是完成不了。這就造成待辦清單做不到、充滿挫折、都是壓力的原因。

而這個關鍵技巧,就是我盡量不去安排那種決定哪一天一次做完的任務,而是把任務分解成「簡單可行」、「分段推進」的行動步驟,然後每天推進一步就好,禮拜五就能輕鬆地交付成任務成果。

有了這個技巧,就算今天意外的特別忙碌,有很多臨時又要做的事項,但我也可以只推進那個重要專案任務的一個步驟就好,讓每天的時間多出許多彈性與餘裕。


關鍵技巧3:先不排瑣事

在預排每周行動清單時,安排好一定要做的會議、活動,為重要專案任務拆解出逐步推進的每日一步行動,接下來,還有一個關鍵技巧,那就是「先不安排瑣事」。

什麼是瑣事?我的定義是一些不屬於專案、重要任務的事,可以先不要安排在行動清單中。因為行動清單是「保護時間」的概念,我只要優先看到一定要推進的行動就可以。

至於其他不是「一定要推進」的行動,我現在的做法是先不排在行動清單上,每天再根據「最後最後剩下的時間」(也就是會議占用的時間、重要專案任務推進行動的時間後,剩下的時間),隨機的分配即可。

所以我也有一份瑣事清單,但是不會在安排真正重要的每日行動清單時,把這些瑣事安排上去。


關鍵技巧4:不是必要的不要多排

安排行動清單時,還有一個關鍵,就是不是要排得滿,而是要「克制自己」不要多排。

我的關鍵做法就是,只會安排工作上已經確定進度、確定要交付的重要任務,只有這些行動會先出現在每週預排的行動清單上。

排好之後,絕對要克制自己「覺得有空檔」,就努力繼續把行動清單排滿的衝動。

因為,現在覺得有空檔,但在職場中,一定還有很多臨時事項,不預留空間,只會全部卡死自己的行動。


關鍵技巧5:一定要考量時間

排完一整個禮拜的每日會議、活動,每日要推進的重要行動後,我會做一個關鍵的檢查,就是確認一下「每天是不是真有足夠時間做」,如果沒有,我會預先做調整,例如是不是禮拜二的行動應該排到比較鬆的禮拜一。

根據前面的技巧,我的每一個行動大概是30至60分鐘完成,加上相對明確的會議時間,我就可以從每天行動清單的數量,預估自己今天八至十個小時的工作時間內,是否有可能完成這些行動(別忘了,還需要預留一些時間給臨時的意外)。

所以如果今天有兩小時的會議時間,我大概在預排時,最多最多只會安排其他四個重要行動,(大約四個小時,另外兩小時留給意外),其他多的行動就移到比較有可能執行的日期。

因為是每周一開始就預排,就可以在這個階段先挪移調整,充分考量時間,才不會到了真正要做的那一天,才發現事情全部卡住。


關鍵技巧6:建立目標筆記,知道自己可運用時間可做的重要事情

因為我是要兼顧正職公司工作,又想推進個人副業的斜槓形態,所以我前面的步驟與技巧,主要是幫助自己可以把正職公司的工作,能夠在工作時間有效的完成。

但是工作時間之外,我們其實都有一些「自己可以完全運用的時間」,無論這個時間多或少,一定都可以做些什麼,所以我也要在每周預排行動清單時,每天都要起碼安排一件跟個人目標有關的事情,在「自己可以完全運用」的時間去做。

而在安排這件個人目標有關的事情時,我也有一個關鍵技巧,就是「要把這些生活、個人目標當成工作專案」,也要像前面的重要任務一樣,拆解目標筆記、拆解進度、拆解行動清單。(可參考:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法

為什麼關鍵技巧是「建立目標筆記,把生活當作專案拆解」呢?如果沒有這樣做,安排對自己最重要的一件事情時,我們會不知道應該安排什麼事情才好?應該推進目標的什麼行動才好?真的是重要又有必要的嗎?做了真的有價值嗎?這樣一來,就無法真正達到「每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動」的意義。

反過來說,如果「建立目標筆記,把生活當作專案拆解」,那麼我就會更清楚知道這個階段我要推進的生活、個人進度是什麼,知道要完成的個人任務成果是什麼,並且知道如何拆解每天的行動。


關鍵技巧7:不是安排生活瑣事或打發時間

每日行動清單,在工作上不要排瑣事,在生活上也是一樣。行動清單不需要用來管理那些雜事,只要管理好工作、生活上真正跟目標有關的行動就好。

所以和工作時間的保護一樣,每日行動清單也應該幫我們「保護自己原本可以運用的生活時間」,最好的保護方法,就是只安排生活目標,不要安排生活瑣事(生活瑣事可以另外有一個地方暫存管理),生活瑣事應該是剩下的時間才做。

最後一個關鍵技巧,就是我不去安排那些打發時間的生活瑣事,而是先讓生活目標佔用行動清單,把時間保護下來。

剩下的時間,再來處理瑣事。(可參考:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

 

以上,就是我自己在拆解每日行動清單時,在基本五個步驟背後,真正關鍵的技巧:

【先寫上一定要做且有價值的事情】

- 第一步:先寫上會議、活動時間,知道自己哪些時間已經被占用

- 第二步:寫上這週的進度完成日、任務交付日

關鍵技巧1:周日安排好下週需要保護的時間

【拆解進度與可用時間】

- 第三步:拆解進度完成日前,每日的前一步行動

關鍵技巧2:三小時任務拆解成每日40分鐘

- 第四步:充分考量可用時間,不排滿,保持彈性

關鍵技巧3:先不排瑣事

關鍵技巧4:不是必要的不要多排

關鍵技巧5:一定要考量時間

【設定個人目標】

- 第五步:每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動

關鍵技巧6:建立目標筆記,知道自己可運用時間可做的重要事情

關鍵技巧7:不是安排生活瑣事或打發時間

 

這樣的行動清單規劃,我已經實踐非常多年,幫助我建立一個可實現、有價值、不會遺漏重要事情的行動清單。

可能有些規劃技巧你不一定認同,或是不一定適合,但或許也可以提供你不一樣的參考。

有興趣的朋友,也歡迎進一步參考我的「時間管理課程」,或是新書《時間管理的30道難題》

 

本文轉貼自:電腦玩物(原文標題:我如何安排每日行動清單的步驟拆解?2020 版 7 個關鍵 Tips

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