真的沒時間嗎?用時間顆粒度打敗拖延與干擾

真的沒時間嗎?用時間顆粒度打敗拖延與干擾

(Photo by Matthew Henry from Burst

每一次在上時間管理課程的時候,常常會遇到有人提出這類問題:「工作上太忙碌了,所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾,所以排好的計畫也往往拖延。」

這時候,通常我們第一時間的反應大多是:「如何減少干擾與臨時任務?」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間?」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情?」

不過,上述幾個解決辦法,其實很容易在現實中撞牆:

「如何減少干擾與臨時任務?」

- 如果是一個職場中的工作者,有可能要求客戶、老闆都不要打斷自己工作,都不要有臨時任務嗎?

「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間?」

- 有很長的專注時間,當然不是壞事,但真的有很長的時間時,我們就能立刻變得很專注嗎?

「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情?」

- 都已經很累、很忙、很不想做,逼自己去做,真的就會想做嗎?還是更不想做?

而或許從一個小小的觀念做個轉念,我們就能更從容有餘裕的面對上述問題,找到自己可以掌控的時間,並且打敗拖延,克服干擾。這個小小的轉念,稱為:「時間的顆粒度」

「時間的顆粒度」,可以概略定義為「完成行動的一個基本時間單位」。

讓我們一起來思考看看,不同的「時間的顆粒度」,會發生什麼不同的情況。

假設現在我要做一份報告,如果我的「時間顆粒度」是早上時段、下午時段、晚上時段這麼大的單位,例如做一份報告「感覺」大概要 3 個小時,所以想要找到「3小時」的時間空檔來完成這份報告,那麼我的「時間顆粒度」就是 3 小時。

這時候,我開始在未來的行事曆上,想辦法找出 3 小時的空檔,有可能找不到(因為被各種會議、行程佔滿了),於是我叫苦連天,想說只能晚上加班來把這個報告完成了。當然,一旦要占用到加班時間,一定覺得更加痛苦,更不想做。

也或許,我在未來的行事曆上,真的找到一個 3 小時的時段,於是我把做完報告這個任務安排上去。但是,現實往往是到了那一天的這一個時段,我發現出現一個臨時會議,或者做到一半時來了客戶電話,還是說當下我很累沒有心情去做。於是,無論是哪一種理由被打斷,我往往會拖延到另外一個覺得有 3 小時空檔的時段來執行,這往往還是那個晚上加班的時間。

同樣假設現在我要做一份報告,但當我們的「時間顆粒度」是 30 分鐘,甚至更短的單位時,會發生什麼事情呢?

這個意思不是我想辦法把做報告變成可以 30 分鐘內完成,而是當我們意識到「時間顆粒度」是 30 分鐘為單位時,我會主動地把一個可能需要 3 小時的報告任務,分割成「 6 個 30 分鐘的小行動」,例如:

- 先寫出目前我腦中有的大綱。

- 設定報告的目標,以及目前尚未解決的問題。

- 詢問有經驗的人如何解決問題。

- 針對問題去找三份補充資料。

- 調整大綱並確立報告的關鍵論點。

- 和老闆(客戶)確認關鍵論點可以推進。

- 撰寫報告開場。

- 撰寫報告分析。

- 撰寫報告結論。

咦?你說怎麼拆一拆,超過 6 個行動耶?這時候你就會發現,原本我們設想的那種「3小時時間顆粒度」還會遇到一個麻煩,那就是最後真正需要的時間,往往超出自己模糊預估的時間,以為半天能完成的任務,結果根本不夠!原來根本需要快 5 個小時才能好好完成這份報告,於是晚上加班現在要變成凌晨熬夜了!!

只有當「時間顆粒度」變小後,我們放下對任務的模糊想像,開始具體的拆解出每一個小小時間單位要推進的行動,這時候反而可以更精準的估算需要的總共時間。

但是,也不是要找另外一個 5 個小時空檔來一口氣完成這個任務。

當時間顆粒度變小,我們還會看到幾件事。首先,我們可以「看見」更多可以拿出來運用的時間空檔,例如原本早上的通勤時間,可能覺得也就 20~30 分鐘,應該只能滑滑手機吧?但是當「時間顆粒度」變小後,你就會看到「寫出腦中大綱」、「設定報告目標」、「傳訊息問個有經驗的人」等等,其實都有可能在這個小小的空檔執行。

接著,我們可以開始「接受」被打斷,並且被打斷也不會太大程度影響自己的時間安排如果早上原本的專注時間被叫去開會了,回來後還有一個小時,依然還是可以推進兩個行動單位,不需要完全放棄。

然後,我們可以「意識」到有些行動可以馬上開始做(甚至,必須現在就開始做)例如要趕快有大綱,才能找有經驗的人問問題,那麼我只要趕快找到今天有空檔的 30 分鐘把大綱產出就好,甚至現在你在看這篇文章的當下就一定是一個對你來說的空檔,不如就馬上來產出。

「時間顆粒度」愈小,我們安排時間就愈有彈性,並且更能面對各種被打斷的變化,也能看見更多原本看不到但其實可以運用的空檔時間,甚至我們能夠更精確的計算推估時間。(可以延伸閱讀:克服拖延 5 個進階步驟,以養成閱讀學習等生活習慣為例

我常常在時間管理課程中,讓學員練習把「時間顆粒度」變小,重新看到任務的可能性。最近的時間管理課程,我就收到不少學員回饋:提到這為他們找到、發現原本有很多可以運用的時間,並且開始能真正推進目標。
 

這裡我就挑選兩位朋友練習的很棒的例子,給大家參考看看(有適度改寫)

第一位朋友原本有一個目標是:「半年把家中亂丟的數百本書,清掉不需要的,留下需要的」,原本想要找周末完整好幾個小時的空檔來做,但是當然一直拖延,畢竟周末有更好玩的事情啊!但是當重新切割「時間顆粒度」後,這位朋友找到的方法是「每天下班一回到家,花十分鐘清理一落 15~20 本不需要的書。」

這樣一來,當「時間顆粒度」變小,我們會發現原來不用刻意安排一個大段時間去做某件事,回家一點點空檔,順手一做,進度也可以往前推進。

而且,或許就在這順手一做的 10 分鐘,發現一本之前買了但亂丟,可是對現在自己很需要的書,那麼或許這個禮拜的讀書計畫就可以用上這本書了!

(可以延伸閱讀:工作愈忙愈要學習,問題不在沒時間、沒效果,試試這三步驟

第二位朋友原本遇到的困境是:「工作性質時常會被中斷、電話接不完,自認一天沒有完整的一小時可以做完交辦事項。從沒想過零碎時間使用,十分鐘至三十分鐘,只要工作有一小點的進度,終會積沙成塔。」

而最後這位朋友上完課後,對於自己處理公事進行了「時間顆粒度」的改善,並跟我分享了他的方法: 

1. 以前的做法,想要等到完整長時間一次整理好會議記錄:

- 每日有很多人員面談會議

- 結束後要完成記錄回報主管

- 但這樣的記錄,時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出

- 這時候要花很多時間在整理當初的會議紀錄

- 而且因為遺忘等,需要回想的時間變得更多 

2. 現在縮小「時間顆粒度」後的方法:

- 面談時就記錄關鍵字並完成大綱(利用會議中的小型「時間顆粒度」,開始採取行動)

- 利用面談後,那一天的其他零碎空檔,把關鍵字延伸成完整記錄,一次推進一段即可(例如午休吃完飯後,下午開會前、後,其他工作之間的片段等等,每次15分鐘左右其實就能推進一小段記錄補完)

- 於是面談完第二天,透過幾次的空檔推進,就能發出會議紀錄

最後的問題是,會有哪些原因,導致我們無法輕易的縮小「時間顆粒度」,總是不知不覺的往很大的「時間顆粒度」去設想呢?

我這邊列出幾個可能的原因,做為這篇文章的最後提醒:

1. 接收到任務後沒有拆解

- 要做一個報告,沒有主動拆解成幾個可以分段完成的小步驟

- 延伸閱讀:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

2. 之前沒有記錄自己實際執行的步驟

- 不知道做報告可以拆解成多少步驟,那就先記錄一次自己做了什麼步驟,下次就知道怎麼拆解了

- 延伸閱讀:工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵

3. 完美心態、定型心態作祟,沒有轉變成成長心態

- 要把書都整理好,只想到要一口氣整理好,沒辦法接受每次處理掉一點點

- 沒有完美整理好,但找到需要的書,其實就可以了

- 延伸閱讀:覺察時間管理習慣中的定型心態,開啟「成長心態」的轉變

 

原文轉貼自:電腦玩物 ( 原文標題:時間管理Q&A:不一定是沒時間?用時間顆粒度打敗拖延與干擾 )

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