Less is More:管理系統正確與時效的平衡

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時間是一個無情的篩子,唯有最精鍊的才會留存。

所謂的經典(Classic),不管是Burberry的Trench Coat或是Porsche的蛙眼大燈,都是在外型與功能上經得起考驗的設計,才能留存至今。時尚設計師都懂這道理,所以他們總是在經典之中尋找新的靈感。而這些經典的設計,往往使用方便而外型大方。我想Steve Jobs也會認同這點。

不過這概念一到了管理軟體這個領域,就常常往反向發展,真有點傷腦筋。

就拿我比較熟悉的專案管理軟體來說,我們的客戶10個有9個,都有種面對「399吃到飽」的狠勁。想說都花了錢買軟體和顧問服務,就該盡量把所有功能都派上用場,給他狠狠「撈本」。甚至還遇到一個客戶更絕:「顧問啊!這軟體有很多功能我們都用不到,你可不可以乾脆把他們鎖起來,然後算我們便宜一點?」不過還是有些客戶,非常難得,對於新功能異常謹慎,在流程和工具上極力要求精簡,好比台積電就是一例。

做這行難就難在這點。顧問真正的實力,就該展現在「化繁為簡」上,正所謂:Less is more!軟體是手段,而不是目的,真心覺得「畫甘特圖好過癮啊!」或是「出ERP傳票是我的興趣」的人應該很少吧(如果你是請儘速和本公司聯絡)!關鍵在於軟體能不能讓我們工作的更有效率,工具在使用上是否簡單方便。

怎麼會扯到這些?主要是想起上次去美國出差時,順便幫某間機構Review了一下他們的專案系統,並且被要求提供改善建議。這是個公家單位,他們建構了一套專案績效儀表板(Project Performance Dashboard)。簡單地說,就是每個月由各承包商回報進度成本等資訊,經過一系列的「處理流程」後,彙總並反應在web-based的網頁,稱作Project Dashboard。這個系統的目的,就是方便各級主管隨時掌握數個專案的現況,而在過往,每次想看專案的績效(通常也是被更大的老闆問起),都要特別製作人工報表,不但耗時費力,而且不同專案的報表格式和結算日常常對不在一起。

不過理想總是完美無暇喜洋洋,現實卻往往狗屁倒灶鬼打牆,即使美帝也不例外。

低頭一看桌上一疊疊的花花綠綠的表單是什麼?如果不是訂雞排珍奶的菜單(這辦公室習俗美國也有,不過是三明治和可樂),就是專案管理的報表了!有了Dashboard為什麼還要手動報表?有了老大為什麼還要小三?你說啊!

對方感受到我質疑的眼神,立刻了解我的疑問,便把原因娓娓道來:

原來是系統設計人員擔心承包上送上來的原始資料不正確,所以中間設立的層層關卡進行審核,過程往往需要一兩週的時間才能確定所有的專案資料正確,然後才能公布在專案儀表板上。壞就壞在,主管們往往等不及審核完畢,就迫切需要專案資料來開進度會議,這時候工程師只好人工校對,出一些臨時報表擋著先,這就是這些報表的由來。

既然需要我的意見,我也就不客氣了。我告訴系統負責人:這系統照這樣下去不要一年,就會Fail掉!我不認為這樣的設計經得起時間考驗,更別說成為「經典」了。

說到經典,汽車的儀表板就是一個例子。不論是搭小黃,或是高級跑車,你會發現汽車的儀表都大同小異。不外乎轉速表、速度表、油表、溫度表這幾個。因為這是經典,他們夠簡單,又剛好能提供足夠的資訊,這樣的設計便能通過時間的篩選並一直留存下來。汽車的速度表通常刻度較密,尺寸也比較大,但油表卻簡單的多,往往只有幾隔刻度和小小的尺寸。原因就是,駕駛對速度的精確度要求,遠比油表的要求高。對於速度表,駕駛需要知道目前實際的時速,來確保不會開太快或是開太慢。但油表,只要能回答「現在是否需要加油」就可以了,基本上是個YES/NO的問題。搞個大大的油表,顯示目前油量還有12.359公升完全沒有意義。

回到這「專案儀表板」的問題。專案的進度資訊通常不需要做到分毫不差的地步,因為「進度」這種東西多少帶有主觀的預估,原本就容許誤差。一個工作完成11%還是12%,剩下5天還是6天完成,往往不會影響管理決策,至少在本案例不會。但主管每個月都要跟上級匯報最進度,這是不能等的。要讓主管真正覺得這系統好用,唯有提供即時的資訊,否則很快他們就會發現,這系統一無用處,大家繼續用手動報表就好了。

果不其然,對方告訴我,很大比例的主管拿著臨時報表開完例會後,就不再瀏覽專案儀表板了。這個昂貴的系統就好像一位準備參加舞會的美女,求好心切而精心打扮,好不容易準備好卻發現舞會已經散場,整個白忙一場!

「那萬一資料真的不對怎麼辦?」對方說。

這的確是個問題,但也不是無解。我的建議是,在專案資料旁設置一個核取方塊,如果這個案子已經通過完整的QA檢核,系統自動打勾(或顯示已確認),如果是尚未驗證的原始資料,就留白(或顯示待確認)。讓使用儀表板的主管自己會去判斷資料的可靠度。正如我之前提的,專案的進度資訊通常不需要十分精密,有點小誤差多半沒差,若真有離譜的錯誤,主管多半有能力辨認出來。唯有這樣,才能把人的需求和系統的功能連結起來,這樣的系統才能活的長久。

在攝影界有句話很有道理:好的作品不是來自好的相機,而是來自相機後面那顆腦袋。我為客戶進行產品介紹時,常被問到你們的軟體可不可以做這個,可不可以做那個,尤其針對一些聽起來酷炫的功能,像是「實獲值」、「自動通知」這類。我都會反問他們,你要「實獲值」是為了什麼管理目的?對方反倒說不清楚。要使用任何方法論或是管理工具,都要先想想到底要管理什麼?需要什麼樣的資訊?才來了解產品。真正買了產品,或是選擇了方法論之後,也該試著在「正確性」與「時效性」上面達成一個平衡。專案儀表板和汽車儀表板在這方面其實是一樣的東西。

43 則讀友回應

  1. 奇多無比 2011-11-02 00:11:26 第 43 則

    小媳婦也可以引用「家事勞動法」逆襲XD,說不定還可以讓公婆另「眼」相看,青也是眼,白也是眼:D

  2. Gee 2011-11-01 20:43:54 第 42 則

    to Bryan & Joe,
    其實我覺得堅持只接自己能做(或想做)的案子,光是有這個想法就不簡單了!!
    因為在現實的壓力之下,有些人往往會嘴上說的和做的完全不同~

    曾經有專案評估風險太大不能接,業務第一次去回絕後,
    回來想想,幾天後又跑去接下來了,搞的大家人仰馬翻!
    所以我覺得能夠堅持信念的人,很了不起!! :D

    • Bryan Yao 2011-11-02 09:20:10

      謝謝你把我們說的那麼好,但老實說,這完全沒有「堅持信念」這麼崇高,也和任何高尚情操、道德理念全部無關,這一切只有兩個字:生存!

      在資訊公開的狀況下,一個醫生最多可以醫壞幾個人還有生意呢?

      醫生或許不能選擇病人,但我們可以。如果客戶對於顧問工作的認知和我們有極大的差異,根據經驗,這專案多半不會成功,而業界是很小的,搞砸個幾次恐怕就玩不下去了。所以我不覺得我們偉大,我們只是想要生存下去,透過幫助與我們理念接近的人。

  3. Gee 2011-11-01 20:42:03 第 41 則

    to Joe,
    降低損傷當然是要的,只是在這期間,小媳婦到底要怎麼討好公婆?
    少被打個兩下(不被打是不可能的),總還是要得到公婆的首肯,這案子才會結束。
    只是不知是不是環境所致,所有的公婆都有習慣性的"虐媳",
    好像一付以前我們也是這樣過來的姿態~這心態很要不得,但很多機關都是如此!

    唯一可以慶幸的是,政府案20%是罰款的上限,沒有人真的狠到會罰到20%以致解約,
    因為這樣是兩敗俱傷的局面,所以我都及早給上面的打點強心針,
    有的客戶把罰款當作他們的績效,好像不罰就代表不認真做專案一樣!!

    to Bryan,
    歡迎回來~
    有的人明明暈船還要搭船,有時候是可能害怕換交通工具,明明是水手就不敢去應徵空服員是一樣的道理~
    至於案子的價格,大型的公家單位案,大多先比資格再比價格,
    價格也不可以低於底標的20%,過低也不一定能夠接到。
    不過,的確是點出了二個問題
    (1)買菜的人都是這樣,出了點錢買了肉就要你送蔥送蒜,明明是只能做青椒炒肉絲,卻硬要你端上松阪豬,以符合上面的期待!
    (2)就算買菜的人出價合理,攤商在想賺更多錢的立場上,把松阪豬換成豬五花,想說都是豬就可以瞞天過海,這樣的狀況的確也是有的~

    也許認真的想一想,這業界會這麼亂,也是因為長期以來都是在一個不正常的狀況下做案子所累積成的,而我想甲方乙方都有責任吧!! ^^;;

  4. Bryan Yao 2011-11-01 13:56:49 第 40 則

    (承上)接下來我的意見恐怕非常主觀,如有冒犯請見諒。我一直覺得,公司就像是交通工具,公司所屬的產業就是交通工具所走的路線。好比汽車在馬路上走,飛機在天上飛,而當員工的人就是乘客。選擇什麼樣的交通工具還有路線,關鍵在於乘客「想去哪裡」,還有「想要怎樣的旅程」。同樣的A到B,有人選擇飛機,有人選擇遊艇,也有人開車甚至步行,這沒有什麼對不對的問題,只有自己想要什麼。

    如果你對SI公司真正受夠了,不管是台灣的問題、產業的問題、或是自己的問題,都應該換一種交通工具,換一條路線。明明會暈船,卻硬要待在船上,只能說是自己的選擇。會暈船還硬要搭船,另一種可能就是,這艘船上還有你「深愛」或是「無奈」的東西,討論SI的大問題,還不如好好探究這份愛跟無奈,才比較容易得到幸福喔!

  5. Bryan Yao 2011-11-01 13:38:33 第 39 則

    不好意思,我消失了幾天,有看到大家對於SI專案的討論,事實上這幾天在紐約也從旁接觸了一個不小的SI案子,那個案子目前看來也不太樂觀。

    我個人是覺得,SI案子存在先天上的宿命...首先,業主為了取得充裕的預算,同時獲得上級的首肯,通常會把大家對系統的期待拉到非常高,確保花錢的人覺得有價值。至於乙方,也就是SI廠商,通常也樂見其成,這樣錢才會多。但是進入採購階段後,卻又以「成本」為主要考量,甚至常以低價者得標。這樣說吧,某家吃到飽的餐廳,號稱有生蠔、龍蝦、與帝王蟹,但每人只要99(而且不是開幕特價),這家店你會去吃嗎?真正看到生蠔我還不敢拿哩!$99畢竟只是熱炒的價位啊!

    我經歷過所有SI的案子,幾乎都是over-functional。這些企業內部的制度和工作流程都很混亂時,又要掛上一個複雜的系統,來把事情弄的更亂。大家不要只說台灣,不騙你,美國那邊也是如此,除非有個權力至高無上的人(例如賈柏斯)來主導產品的上市,否則,順著剛剛說的天性走,SI專案失敗的多,成功的少。

    我和Joe雖然不完全算是SI公司,但我們非常非常注意在客戶的需求,這幾年下來,我們排除掉的案子應該比接的案子還多,因為客戶如果對於系統有不切實際的需求,廠商也沒有盡力控制,案子多半要失敗,已經知道要失敗的案子為何要接?不接的代價就是少賺,但優點是穩住商譽,而我自認工作生活間並未失衡。