遇到不合理的專案時程,溝通的關鍵是什麼?

遇到不合理的專案時程,溝通的關鍵是什麼?

昨天,上完專案管理的企業班,下課後,有個研發單位的主管跑來問我:「老師,我們時程預估老是不準,所以總是Delay、老是被罵,怎麼辦?」

我回答:「時程本來就不會準呀!」

他似乎吃了一驚(可能心想這老師會不會太直白?)可是我本來就是「江湖實話人」嘛!

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我接著說:「主要是因為,大部分的專案時程,都不是真的讓團隊客觀估出來的,多半都是緣於一些特殊的理由,被老闆、被公司、被客人指定出一個日期後,壓著我們倒推算出來的。」

被老闆、被公司、被客人指定出一個日期後,壓著我們倒推算出來的。

被壓著倒推出來的。

---------上面段很重要,所以說三次----------

雖然我們依據經驗直覺,心裡也會覺得「這時間,會來不及啊」,但若缺乏客觀的評估方法和溝通工具,甚至還有太多在技術上的未知,所以也不知道該怎麼爭取更多的時間,就只能先硬著頭皮開始衝。

雖然不準是必然,但若身為PM或主管抱著「反正一定不準」的想法,一切隨緣,那這人的職涯也常常真的只能隨緣了。

其實,這樣的問題,確實有些實務面的技術和工具,可以降低風險和減少差異,很多都內化在我們各個階段的課程裡了。

 

今天比較想分享的,是另外一個部分。我發現:很多PM常常忽略或閃避了「過程裡主動修正」這個很關鍵的工作,主要原因有幾種:

1.鄉愿閃避
反正都來不及,與其過程裡要被罵很多次,不如等最後來不及的時候被罵一次就好。所以過程裡盡量隱惡揚善,製造一片歌舞昇平的假象,還說不定早就做好了「金蟬脫殼」的計畫。

2.死士心態
不管最後結果如何,我拚盡全力衝刺,說不定可以Delay少一點,大不了同歸於盡啊啊啊!

我想提醒的是,專案的絕對限制如果是時間,那麼在「過程中」通常代表其他的限制,如:資源、成本、技術、甚至是品質上可能是有一些空間的,只要你準備好能讓你合理說明的材料支持你清楚表達,再加上一點耐心和恆心,通常會讓你的團隊得到一些例外的空間或支持。

這個「過程」,很重要!過程裡可能會需要「逐步修正」也很重要!這裡可以依專案的不同階段分成幾個建議:

專案一開始….

如果你在一開始就發現時程無法達成,那麼請收集好你認為無法達成的證據,或許是人手不足,或許是缺乏某類資源,或許是需要某位專家的參與,那麼應該在這個時候,勇敢提出你的「需求」,並且爭取日後有機會調整的空間(像是爭取每個月直接對老闆或客人做專案檢討報告時間)。那麼,你就有機會,在更早的時間讓老闆或客人知道風險、障礙,或是真正需要他們協助的部份,老闆或客人是專案的投資者,沒有任何投資人會希望自己的投資標的爛掉。

但請不要在努力不夠的狀況下,直接打臉老闆或客人:「這個時間點,就過往的經驗,根本不可能達到,到底誰估的,有沒有sense?」主要是因為在專案的初期,有些需求都還很模糊的狀況下,其實你擁有的的資訊非常有限,就算你喊出了一個需要再多出30%的時間,多半也只是求了心安,先抓了其實沒有把握的Buffer,而非真正有意義的時間,而這樣一開始就表示出悲觀的態度,還很有可能被認為你對這個專案過於消極,只想自保,甚至是試圖架拐子讓專案無法順利開始。結果,到了最後,這30%也根本不夠用(因為本來就是在資訊不足的狀況底下,隨意估出來的心安值),那麼你不只從此失去了信任基礎,還連帶害了你的團隊。

專案進行了一段時間之後….

你對於比較困難和不確定的部份做了小切片,快速的嘗試-失敗的迭代,你終於有了比較充份而具體的資訊,再加上之前已經爭取了「有機會調整的空間」,那麼就可以利用一些檢討報告的機會,比較客觀的去提出或協調出這個專案時程真正的需求,或者其他如:預算、技術資源的支持,這個過程有可能會變動一次、兩次,或許沒有辦法一次到位,但你是個PM,就有責任讓自己的預估能夠愈來愈準。

至於專案到了後期….

除非有特殊意外的狀況發生,要不然PM在這個階段才提出時間會Delay,不論你是「鄉愿人」還是「死士」,我都必須說在PM這個角色上,無論是控制不當或者沒有適度預警,甚至沒有好好的協商需要的其他資源,你都失職了。

有時候,就算沒有完全達成你心裡面想爭取的目標,也會建立他人對於你在這個專案的投入度、積極度、企圖心、掌控能力的高分印象。

最後,屬於君婷老師的小提醒,沒有老闆或客人喜歡驚嚇,就算你會延遲,請千萬不要讓他們最後一刻才知道。

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