【菜鳥主管成長日記】如果對下屬的壞習慣感到不滿,我該怎麼溝通?

【菜鳥主管成長日記】如果對下屬的壞習慣感到不滿,我該怎麼溝通?

想像一個情景:

早上你剛到公司,正坐下來打開電腦沒多久,突然收到一則公司發來的消息,上面寫著「A 本月已累積1次考勤異常,請關注。」接著每隔幾天,你就會收到同樣的通知,唯一不同的是累積的數字越來越多,而你也早已經提醒過該名下屬,而且,嚴格來說,他其實每次遲到都不超過五分鐘,就是習慣壓線打卡而已,此時,你會怎麼做?

嚴厲的警告他?給他很差的績效?把他辭退?或是…裝作沒什麼大不了,睜一隻眼閉一隻眼?反正好像也不是什麼非常嚴重的事。

這時,你可能心裡會想:「如果我說了,感覺有點小鼻子小眼睛,如果不說,我心裡又感到不滿,到底說還不說?」這樣的糾結可能許多新手主管也曾經歷過,所以今天特別聊這個主題:

如果下屬有些壞習慣令我不滿,該怎麼處理?

首先,在直接處理問題前,可以先將下屬的壞習慣分成兩種情況:

(1) 會實際對工作造成不良影響

(2) 不影響工作,只是和我個人價值觀不合

區分是哪一種類型很重要,當下屬的壞習慣已經會對工作效率或品質產生不好的影響時,作為主管當然要跳出來要求對方改善,但若只是純粹和我們的價值觀不搭,這就是另一回事了,更好的方式是通過交流來溝通對方是否願意調整。

繼續延展上述的例子,要怎麼處理就很簡單了。

 

假設1:A常壓線打卡,偶爾會出現幾次小遲到的狀況,但他的整體工作表現良好,也很少延遲完成工作,但因為經常加班到很晚,所以隔天會晚點到。

➜ 雖然壓線打卡並不是很好的習慣,但並未影響工作表現,且工作時長也確實較多,可以進一步觀察是否工作量超過負荷?或說服他盡量提早5分鐘出門。

假設2:A常壓線打卡,偶爾會出現幾次小遲到的狀況,時常在截止時間前一刻才完成指派的工作,有時也會延遲提交,且總是有許多藉口,工作表現差強人意。

➜ 「習慣性趕在最後一刻」已經不僅反應在上班時間,也反應在工作上了,這時就需要明確地和對方表明改善的必要性,可以先從一件小事開始,即要求提早上班打卡時間,來逐步引導工作上也要準時完成。

 

所以,別再生悶氣了,先了解你面對的是哪一種情況,然後主動和下屬溝通,表達清楚你的立場,不論如何,這都將有助於化解心結和不滿,否則到最後容易演變成個人情緒,進而對下屬產生偏見,越看是越不順眼,影響到工作的專業性!(別忘了!我們雖是主管,但也是人。)

 

超尷尬怎麼辦?切記溝通三原則

要說出批評的話,對大部分的人來說都是不容易的,且往往會造成很尷尬的局面,對方也會覺得我們是不是故意找麻煩,所以,有三個原則必須把握:

1.就事論事,對事不對人

在問題溝通上最怕的就是帶入情緒和針對性的用語,「你為什麼總是遲到?其他人就不會?」、「你是不是時間管理能力很差,對工作不重視?」,這些話已經直指到個人,並下了一層主觀的判斷,所以容易引起對方的反感和激起自我保護機制,導致「忠言逆耳」是一個字都聽不進去。

最好的方式是圍繞著客觀事實來做討論,「這個月我觀察到你已經累積了3次的考勤異常,有什麼特殊情況嗎?」、「這週的市場調研報告原本預計是週三給到,但週五你才提交,為什麼會延期呢?」通過事例來說明問題所在,以及下一步該如何解決,這樣的溝通會更為具體且有效。

 

2.別兜圈子

當我們對於一個人的評價並非完全負面的時候,要說出對方的缺點時容易變得小心翼翼,擔心對方感覺我們在全盤否認他的貢獻和長處,這時,語句裡就會出現很多模稜兩可的詞,例如:

「其實我也不是要說什麼,只是你這陣子好像滿容易遲到的…,這樣有點不是很好,但你整體工作表現還是很不錯的。」

那到底是有沒有存在問題?以及問題嚴重嗎?其實對於聽者來說會感到一頭霧水,摸不著頭緒。

所以,要避免拐彎抹角,圈子越兜越大,在一開始就說明清楚當下要溝通的問題和這次談話的目的,例如:

「今天找你聊,是因為我觀察到最近一週你已經出現3次遲到的情況,在工作上,週報也常是截止日隔天才交,所以我們要討論你如何可以把時間管理做得更好?」

 

3.設定榜樣,限時改善

所有的問題要想要真正被解決,都需要在討論行動方案後,設定一個期限和要達成的目標,以便追蹤是否改善,而在過程中,我們必須以身作則和協助下屬理解「改善後的樣子」是怎麼樣的,通過逐步引導和回饋來促進成長。

關於A的壓線遲到,我們聊了彼此的想法和他遇到的困難,後來我也更早到公司,而他也必須要同一個時間到,很神奇的是,他也找到了可以不賴床、不拖延的辦法,在工作上的準時完成率也越來越高。


有位同為主管的朋友曾和我聊到:「當主管和初為人父母一樣,常覺得他們應該怎麼樣,太容易以自己的標準直接去做約束,而忽略實際下屬的優劣勢和處境。」聽到當時深有同感。

我覺得管理者因為主要工作還是在管「人」,不免心中就會常有很多小劇場,所以更需要以一個成熟專業的態度來處理我們和下屬之間的關係,而這也正是每個管理者都應該切實考慮的核心議題,所以,別再怕尷尬或糾結了,點出下屬的壞習慣正是我們的使命。(笑)

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