想優化敏捷成效不只靠員工,主管也有應盡的責任!我在龍頭企業高層身上學到的事

想優化敏捷成效不只靠員工,主管也有應盡的責任!我在龍頭企業高層身上學到的事

敏捷方法表面上看起來相當精簡,只有些簡單的框架、流程,和原則,因此讓許多人誤以為,敏捷方法是一劑可讓專案神速完美完工的特效成藥,自己上藥房買來吃就能見效,然而事實上,卻一點也不是這麼回事。

正因為官方的敏捷方法準則過於精簡,缺乏實務應用上可直接遵循的具體細節,許多自行嘗試導入敏捷方法的組織或團隊,往往會陷入時間頗長的失誤撞牆期,並且難以在短期之內呈現出巨大成效,此時若再加上組織高層對敏捷方法也缺乏正確的認識和認知,就很容易會讓高層對敏捷方法漸失信心,不再支持,導致敏捷方法的推行夭折。

不過,在我服務過的企業客戶當中,其實不少案例是由高層主管帶頭支持敏捷方法的,日前接案授課的某傳產企業就是一例。我們就來看看,在這個案例當中,高層主管是怎麼做的,這才叫做「支持敏捷」。

高階主管親自主導支持,決策嚴謹又敏捷

該企業是安全鎖業界首屈一指的隱形冠軍,身為執行董事的 Mike (化名)竟然要求親自主持課程對焦會議,這令我相當好奇,為什麼一家產品獨霸全球的企業還會想要導入敏捷方法,所欲為何?為什麼這件事會讓 Mike 這等高階主管如此看重?

對焦會議上,我簡報完一天版課程的設計和操作方式之後,Mike 便單刀直入問:「老師,請問一天版與兩天版的課程有什麼差異?」

「兩天版可以視為是『一天版的深度旅遊版』,加上部分的『新內容』,不僅內容比較完整,內容的解說和學員的演練時間也較為充裕,能讓學員和主管們對敏捷方法的各個設計環節,有更深層和深入的理解,在應用到實務之時會更有方向,更知道如何做出適切的調整,以及,知道『為什麼』。」

「了解。老師,除了這個之外,我還希望課程能帶到一些工作優先順序的判斷觀念,可能的話再談些團隊領導管理的技巧。」

「沒有問題,這本來就是敏捷方法的範疇所在。其實,敏捷方法和許多其他職場議題都有關聯,像市場競爭策略、產品定位與設計、團隊建設與合作、領導與管理、組織變革等,這些也都可以在兩天版的課程裡來多做些深入探討,一天版就沒有辦法有時間談太多這些部分了…」

不出所料,幾天後我收到了該企業的開課確認通知,Mike 選擇的是兩天版的敏捷式專案管理課程。

高階主管親自參與課程,不僅言教也身教

在兩天的課程中,Mike 完整參與了超過 80% 以上的課程內容,直到第二天下午的課程,才因為一個臨時重要會議而不得不離開,Mike 還為此與我商量,把上午的課程延長半小時,以讓他能學習到一個完整的段落。

Mike 不但是如此積極參與,他甚至還在好幾節課的下課之時,主動上台與學員互動,分享他所學到的重點,以及這些重點與同仁們平時實務工作狀況的連結,馬上就能現學現用。

從 Mike 的這些表現看來,他絕非只是做做旁聽的樣子,或只是擺擺老闆架子督課,他的確非常認真聽講,並且即時思考消化,否則,根本就不可能像這樣現學現賣起來,並且還能切中同仁們做事方法的要害。

Mike 所展現出來的求知慾,以及對於課程的重視程度,令我相當地佩服。有這樣的高階經營管理者,企業怎麼可能不冠軍?

無視冠軍浮名,上下一心埋頭精進

課後我在想,許多組織都是等到營運出了狀況,才開始想對外找管顧求醫(不論是課程還是顧問輔導服務),可是,愈是在這種健康不良的狀況之下,組織就會愈捨不得放下任何的短期利益,因此也就愈無法下決心,將有限的資源聚焦運用於重點專案之上,而這卻恰恰是敏捷方法所最不樂見的做法。

也有許多的組織,在獲致成功之後,便逐漸演化出守成而不敢創新突破的舒適圈,在專案管理這種跨單位團隊合作的方法改革上,這種情況尤為明顯。理由很簡單,因為其所牽涉到的權力與利益重分配,往往株連甚廣,影響巨大,若要下定決心認真做的話,那專案管理的改革也就無異於整個組織的改造了。

然而,這家客戶的案例,卻恰恰與上述的企業常態大相逕庭,不但沒有因為自己是業界龍頭就鬆懈自滿,反而是在盛世的當下,仍積極精益求精,沒有最好,只有更好。經營管理層的這種 Mindset,根本就是敏捷方法精神的翻版。

而且,不但經營管理層積極向上如此,學員們的上課情形也非常良好,幾乎都能排除雜務,專注上課,無人中途離席,這對安排在平常上班時間,且在公司內上課的兩天版課程來說,實屬非常難能可貴。

此外,在課後的滿意度調查裏也能發現到,幾乎人人心得滿滿,躍躍欲試,十分制之下的平均滿意度亦達到了 9.63 的水準。從這些跡象看來,學員們也是真心想嘗試,沒有在虛應故事,敷衍了事,這也和許多其他我服務過的客戶大不相同。

敏捷方法的「道」與「術」 

敏捷方法的簡單外在框架只是個「術」,其每個設計環節背後所持的深層理由才是更重要的「道」,充分了解掌握這個「道」,才不會在導入和應用敏捷方法之時迷失了方向,老是在那些「術」裏頭無意義地空轉。

「術」用不了多少時間就可以介紹完畢,而「道」卻是談個三天三夜也談不完。「道」也就是那些我們之所以聚在一起團隊合作,背後最重要的理由和心法。在兩天的課程裏,我與大家談的不僅僅只是「術」,更多是著重在其背後的「道」(所以講義才很薄啊 XD)。

我想,這也就是為什麼 Mike 這位執行董事高度的主管能一聽就懂,時有共鳴的主要原因。

課後不到一週,我再度收到來自 Mike 秘書的訊息,「老師,我們要續開第二梯次兩天版的敏捷式專案管理課程,想跟你敲課程的時間…」。


本文轉貼自:威廉網紙(原文標題:掌握敏捷方法之道,以利有效精準應用,高階主管你可以怎麼做?

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