【菜鳥主管成長日記】如何帶團隊高效開會?3招讓開會更有影響力!

【菜鳥主管成長日記】如何帶團隊高效開會?3招讓開會更有影響力!

(Photo by Matthew Henry from Burst

最近和朋友 K 聊到工作上的煩惱,他大概在一年前被晉升為組長,負責一個 6 人的小團隊,可是時至今日,還是有件事情一直困擾著他,那就是「和下屬開會」,尤其是他指定團隊開的一些會議,除了會議效果不如預期外,甚至還引起團隊成員私下的抱怨:大家覺得會議太多,又沒有用,所以參會都不積極。

K 說道:「我想通過開會,來管理大家的工作進度,並且做到全員有效溝通,但主持會議好難,時常跑題或嚴重超時,會後又沒結論,我不知道該怎麼做才好…。」

聽到 K 坦然地描述自己的心境,我不禁想起多年前第一次帶團隊時,「和下屬開會」這件看起來稀鬆平常的事,也造成我很大的困擾。

所以,我蒐集了新手主管在「和下屬開會」時,常會遇到的三個挑戰,並提供對應的解決辦法,給有類似問題的朋友參考。

挑戰1:管理者的發言無法影響團隊行為

通常在會議上,管理者主要扮演三個作用:

1. 聆聽團隊說明工作進度,給予建議和要求,必要時提供協助,以確保任務順利進行,拿到結果。

2. 同步制度、強化團隊價值觀、工作原則和公司規範等,建立統一的做事標準。

3. 傳遞跨部門信息,盡量做到協作部門的資訊對稱,有利於雙方合作。

但是,爲什麼管理者在會議上說明時,大家都沒什麼異議,會後卻常不嚴格執行?到底是沒講清楚,還是大家當耳邊風?

這是新手管理者容易遭遇的挫折之一,雖然身為主管,但會議上說的話不被重視,有著「管不動」團隊的無力感。

解決方案:

當我們需要團隊採取行動時,建議從三個層面思考:意願、能力、環境。

1. 意願:是否認可做這件事的意義,並願意採取行動?

2. 能力:是否具備執行這件事所需的能力和經驗?

3. 環境:是否能在有利的環境下執行這件事?

比如我們在會議上提出「希望團隊多和協作部門溝通」,那麼就可以圍繞這點繼續展開:

1. 意願:人們會更願意對自己提出的想法採取行動,而我們唯一要做的就是進行正向的引導,因此,我們可以多拋出問題讓團隊思考,像是「為什麼要增加部門間的溝通?」、「部門間有充分溝通後,對我們有什麼好處?」等,大家進行開放性的討論,最終在認知層面上肯定這件事,將有助於後續行動的開展。

2. 能力:有些人天生就比較內向或不善言辭,要做到建立良好和頻繁的跨部門溝通,對他們來說,可能是較大的挑戰,因此,我們可以協助培養他們的溝通能力,通過刻意的練習和意見回饋,將有助於團隊成員能力提升,除了獲得個人成長之外,也可以做到我們所預期的工作目標。

3. 環境:當團隊有意願,也有能力執行工作後,就能保證成功嗎?並不是的,我們還必須考慮到外在環境是否允許他們發揮,例如跨部門會議的機制、鼓勵開放交流的文化等,都會起到關鍵的影響,而這些就更需要管理者花心思去打造有利的環境,將能幫助團隊執行任務時事半功倍。

挑戰2:團隊不參與討論,變成管理者一言堂

相信許多管理者在會議一開始的時候,都會說:「大家有什麼想法或建議,都歡迎提出來討論。」雖然這麼說了,但常常還是變成單向的下屬對上級匯報,或是上級對下屬宣導,很難做到每個人都關注當前討論的議題,充分發表意見。

那麼,為什麼大家不能踴躍發言呢?主要原因有兩個:

1. 缺乏安全開放的討論氛圍

2. 缺乏事前個人的思考準備

當我們害怕說出自己的意見會遭受批評時,是不是就傾向更少發言?當我們對於當前的議題沒有深入思考時,是不是即便再想發言,也說不出什麼論點?所以,想要激發團隊更熱烈的參與討論,可以從這兩個角度出發,來進行調整。

解決方案:

1. 建立更開放輕鬆的討論氛圍

記得以前作為下屬時,常會聽到老闆在開會時說:「大家都可以多提提意見呀!」但是每個人心中一定會有些顧慮,害怕多說多錯,並且提出意見的人,往往老闆都會要特別點評一番。

所以,口頭上的開放討論並不能夠達到期望的效果,而是需要通過管理者「多提問」、「多聆聽」來營造友善的討論氣氛。

我們可以多使用 5W+1H 的提問法,對選定的議題來提問,引導團隊思考和討論,並且不要急著說出自己的想法,克制身為管理者的表達欲。

- Why:原因

「為什麼進行良好的跨部門溝通很重要?」

- What :什麼事情

「我們想要達到良好的跨部門溝通,需要做哪些事情?」

- Where :什麼地點

「我們目前都是在哪些場合進行溝通?為什麼要在這個場合?換個場合會不會效果更好?」

- When:什麼時候

「我們什麼時候要進行跨部門溝通?為什麼要在這個時候?能不能在其他時候?」

- Who:誰是責任人

「跨部門溝通是誰的責任?為什麼?怎麼判斷這個角色做得好?」

- How: 怎麼做

「我們要怎麼做這些事情,來確保達到良好的跨部門溝通?」

2. 確保每個參會人都有貢獻

在每個人進來開會前,大家都知道會議目的和自己要扮演的角色嗎?

大多數管理者在召開會議前,可能都只是說「這週三下午四點開會,討論跨部門溝通的事情。」通常情況下,大家並不會主動提前準備,而是傾向等主管決定就好了。

這時我們需要改變會議前每個人的認知,要確保大家清楚的知道這場會議的價值,以及自己參會的價值,因此,管理者必須在會議通知中明確以下信息:

- 討論什麼事情:羅列目前跨部門溝通中,所遇到的問題,描述清楚。

- 每個人需要提前準備什麼:思考至少一個解決方案,說清楚利弊。

- 會議需要產出什麼內容或形成什麼共識:達成跨部門溝通的原則,並確定解決當前問題的方案。

會議前,發起人必須提供相關背景和資料,參會人必須提前閱讀,並帶著方案來開會,才能夠確保每個人在同一認知水平上,進行高效的討論,達到會議目的。

挑戰3:時間和流程失控,超時又沒結果

很多時候我們會發現,即使有明確的會議主題、討論方向,在會議實際進行時,仍容易出現流程被打亂、延展出更多討論議題等現象,最後導致嚴重超時,也沒形成有效結論,只能無奈改天再戰!

這樣的會議太多,就容易導致團隊身心俱疲,管理者也浪費大量的時間,那該怎麼做,才可以把控好開會節奏呢?

解決方案:

開會的目的是形成共識,解決問題,沒有目的和準備的會議,就只是無效的低品質工作,通過有效會議的七個步驟,可以幫助我們有個清晰的主線進行會議。

1. 明確會議目的、要達成的價值貢獻

有時會議為什麼會開不完?那是因為我們想要解決太多問題。

所以,建議每次開會,最好只聚焦解決一個問題,把開會時間控制在一小時以內,避免會議時間太久而變得低效,讓所有人準備好自己的想法參加會議,並且拿著結論結束會議。

2. 邀請有效人員參加

每個參加會議的人,都應該要具備必要性,不能隨意地擴大或縮小邀請範圍,當我們明確開會的主題和要解決的問題,就能知道誰是必須參加這次會議,誰又是不必參加的。

比如像是決策型會議,就要讓有決策權的關鍵人員參會,而不是只要業務上有相關,就可以參加旁聽,因爲他們只能傻傻地坐著,沒有發言機會,純粹就是浪費時間。另外,像是學習分享的會議,則可以盡量多讓相關人員參加; 宣布重要事項的會議,則務必全員到齊。

3. 所有人做好會議前的相關準備

會前,主持人需要確保大家都知道會議目的和議程,以及提前收集到所有會議所需的報告、數據等資料。

如果沒有做好準備工作,會議上大家就容易發散性討論、互相推卸責任、不聚焦在問題解決上,因此,主持人要特別注意提前研究議題、設計提問、安排議程等,如果有人被邀請參加會議,卻不需要準備資料或帶想法來發言,就說明這個會議他不需要參加。

4. 一個有效的會議主持人

會議主持人是一個會議的靈魂人物。

主持人需要督促大家提前做準備,要控制會議進程和確保拿到結果,放任大家漫無目的的討論,就會變成是「聊天」了。

5. 有效的會議流程、控制節奏

高效會議,務必要嚴格控制流程和時間,所以,當有人滔滔不絕發言或跑偏主題時,主持人都要及時糾正,避免變成個人發表會。

6. 達成共識

會議是聚集一群有相同目標的利益相關方,共同討論事情,因此,一定要形成結論,就算只有階段性的結論,也是需要達成共識的。

7. 有後續跟進計畫和落地措施

會議上達成共識之後,必須有後續的跟進規劃、會議記錄,執行措施,才能確保想法可以落實,「行為的改變」 — 這才是開會最終目的。

結語

高效開會最關鍵的就是主持人的能力,通常也就是管理者自身。

當我們要帶團隊開會時,千萬不要認為只要人到了會議室,就一定可以討論出結果,務必要提前做好充足的準備和思考,避免本位主義和形式主義,通過不斷練習,提高自己的主持技巧,會議效率也會逐漸提升,尊重自己的時間,也尊重團隊時間,杜絕無效會議,自然團隊就不排斥開會了。

原文轉貼自:青鳥誌 | 陪你學習成長每一天原文連結

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