103 簡易專案管理工具 (7PDU)

台灣人的工作時數可是世界上數一數二長的,根據勞委會調查,台灣去年的全年工作時數2141小時,在全球30個主要國家中排名第3!那麼,到底有甚麼方法可以讓我們脫離這樣的困境呢? 期待大環境的改變,恐怕緩不濟急;企業文化因素恐怕也不是我們有辦法一時改變。但,「善用工具」來「提升工作效率」,絕對是一個可以立竿見影的方法!!

尤其,當你面對的是非例行、需要團隊合作的專案工作,不再只能獨善其身時,更需要工具或軟體的輔助,來幫你精準快速地與夥伴們溝通專案需求、訂出完整的計畫;更有效率地進行任務分配與指派,並協調成員間的合作與資訊交換。而我們有幸處在一個資訊與網路科技發達的時代,有許多簡易、容易上手的免費雲端工具供我們選擇。來參加這堂「簡易專案管理工具」課程,一個白天的時間,將讓你學會如何善用這些免費的雲端工具,幫助你提高自身與團隊的工作效率!

說明

你是否注意到,我們所面對的工作,「例行公事」的成分已經越來越少,「非例行性任務」的比重則越來越高呢?而「獨善其身」只要顧好自己守備範圍,不需與同事頻繁溝通協調,就可完整交付的工作,也好像幾乎不復存在了呢? 其實,這正反映了產業變化快速,一個產品可以安穩存活十幾二十年的時代已經過去了。企業必須不斷創新、推出獨特產品或服務,以因應市場的快速變化與競爭者的推陳出新。也因此,為了滿足獨特需求而生的「專案」型態工作,便逐漸取代過往以維持「生產線」穩定、長期運作為核心的工作型態了。

而既然是”專案”工作,就表示你被交付的任務,無相似度百分百的前例可循。也必然有一個明確的完成期限,讓你朝思暮想,甚至可能每天睡不好覺。當然,更難以僅靠你的一己之力完成。常常需要的是:有效率的組織各方需求,與老闆或團隊夥伴精準溝通;很快的分析出到底有哪些工作需要進行,並擬出一份Schedule;更需要協調各方資源與人力,在期限內各司其職完成任務;甚至還得要去”盯”合作夥伴們的進度。這些過程,這都牽涉到繁重的規劃、資料彙整與管理工作,以及大量頻繁的溝通與資訊、資料交換。而有哪些方法或工具,可以輔助我們更有效率的做好這些工作呢? 包括:幫我更有效地蒐集、彙整各方需求;幫我很快的畫出老闆們最熟悉易懂的”甘特圖”,而不再只是用Excel慢慢拉;幫我很快、以視覺化的方式,精簡表達要溝通的規劃或概念;幫我找到比email往返更有效率的資料/資訊交換方式,讓你不會在想找歷史資料時,卻在茫茫信海裡遍尋不著;幫我用更精準、精簡的方式向時間寶貴的老闆報告專案進度……等等。

這些需求,過往我們所熟悉的文書處理軟體,恐怕難以完全滿足。而針對專案管理所設計,動輒上萬的昂貴軟體,則牽涉到預算與成本效益的考量,未必每個企業都會擁有。還好,我們有幸處在一個資訊與雲端科技發達的時代。其實,市面上早已有許多容易上手、價格低廉、甚至免費並且功能優異的工具可供選擇。而這麼多選擇,到底要如何判斷與挑選?如何真正運用於我的工作中呢?於是,我們將為大家精心挑選一系列好用且免費的工具,集合成一個「套餐」,教各位如何運用於專案工作中。同時,除了軟體操作面的教學與介紹,我們也將憑藉著多年來,從事專案管理顧問服務的經驗,由多數專案成員的工作需求、專案負責人的管理需求,以及多數團隊會面臨到的問題為出發點。採用問題-解決導向、情境導向的模式,一一告訴你如何善用這些的工具來解決問題,提升工作績效與管理效能。因此,學員只要花一個白天的時間,不但可以學會如何使用這些免費的管理工具,更可以直接將它們套用在日後的工作當中。這絕對是個實用性滿分,並且可以「打包帶走」的課程。

課程重點
1. 以滿足3-5人小型專案*之工作與管理需求為出發點,挑選合適的管理工具以管理專案。
2. 免費的工具→ 一系列免費的管理工具或軟體,不用花大錢買軟體,也可有效的完成任務。
3. 簡易的工具→ 學習容易,馬上可運用於工作中。

適合對象
小型專案團隊*成員或PM
(*註:若你團隊人數太大,考量投入的維護成本,請還是考慮專業的PMIS吧)

課程屬性
103課程屬性

課程大綱
本課程共1日,計7小時(全程參加者可獲得結業證書,以及專案管理學會(PMI)認可之7個學習點數(PDU))
課程講師 : Jones Wu

分為以下幾個主題,挑選合適之簡易專案管理工具,教大家如何使用,並搭配課程中之實作練習。

需求分析與範疇管理

專案需求分析與界定工具

運用心智圖來描繪工作結構與內容

時程規劃與進度追蹤

甘特圖製作工具

泳道規劃表(Swim Lane Flowchart)製作工具

運用任務管理工具管理專案工作

運用任務管理工具進行協同合作

運用任務管理工具追蹤專案進度

團隊溝通與協同合作

團隊溝通與腦力激盪工具

虛擬團隊溝通與會議管理工具

議題追蹤與管理工具

簡潔而有效的溝通工具 【一頁紙專案報告】

檔案管理與共同編輯

工作中檔案共享與管理工具

檔案版本控管工具

文件與訊息發佈工具

 

如果還有更多的問題,歡迎來信 info@ftpm.com.tw。 或於上班時間 : 週一 ~ 週五 09:00 - 18:00來電 02-2711-2720 #352 詢問黃小姐。

覺得這篇文章好嗎? 請分享給您的朋友

35 則讀友回應

  1. Peggy 2018-06-12 00:52:59

    近期開課日請通知

    • Kokoya 2018-06-22 16:14:04

      您好,這堂課暫時不會再開,請教您的需求是什麼,方便的話也可以來信info@ftpm.com.tw 或來電02-27112720,說明您的需求跟想法,我們有專人會建議您相對應的課程。謝謝!


  2. Zhen 2018-01-05 12:12:01

    您好~
    請問103 簡易專案管理工具 (7PDU),
    2018年開課時間,

    感謝!

    • Kokoya 2018-01-18 14:10:42

      Zhen午安,相關課程現階段還未有規劃,如果您有需求,歡迎直接寫信到info@ftpm.com.tw,主旨寫明您的需求,我們一開課就有專人會回覆您。


  3. extracolor 2014-04-29 11:42:43

    你好,請問今年有預定開此課程的時程嗎?

    • Joe Chang 2014-04-30 15:30:12

      目前是規劃在六月或七月左右
      具體確認後,會在板上公布讓大家知道!!

  4. Mila 2013-12-24 15:39:11

    請問可以提供詳細的上課地點/地址嗎?
    感謝

    • Joe Chang 2013-12-25 12:31:45

      恆逸教育訓練中心
      地址: 105台北市松山區復興北路99號14F

  5. Amelie 2013-07-24 12:23:37

    您好,請問8/10的課程是否有開成?另外,此堂課是否適合未執行過專案的人呢?
    非常謝謝。

    • Joe Chang 2013-08-06 12:29:04

      8/10日的課程已經額滿了
      如有需要,可以考慮九月底的另一場
      100系列的課程都是基礎課程,就算沒有專案經驗也不妨礙課程內容的吸收