103 簡易專案管理工具 (7PDU)

台灣人的工作時數可是世界上數一數二長的，根據勞委會調查，台灣去年的全年工作時數2141小時，在全球30個主要國家中排名第3！那麼，到底有甚麼方法可以讓我們脫離這樣的困境呢? 期待大環境的改變，恐怕緩不濟急；企業文化因素恐怕也不是我們有辦法一時改變。但，「善用工具」來「提升工作效率」，絕對是一個可以立竿見影的方法!!

尤其，當你面對的是非例行、需要團隊合作的專案工作，不再只能獨善其身時，更需要工具或軟體的輔助，來幫你精準快速地與夥伴們溝通專案需求、訂出完整的計畫；更有效率地進行任務分配與指派，並協調成員間的合作與資訊交換。而我們有幸處在一個資訊與網路科技發達的時代，有許多簡易、容易上手的免費雲端工具供我們選擇。來參加這堂「簡易專案管理工具」課程，一個白天的時間，將讓你學會如何善用這些免費的雲端工具，幫助你提高自身與團隊的工作效率!

說明

你是否注意到，我們所面對的工作，「例行公事」的成分已經越來越少，「非例行性任務」的比重則越來越高呢?而「獨善其身」只要顧好自己守備範圍，不需與同事頻繁溝通協調，就可完整交付的工作，也好像幾乎不復存在了呢? 其實，這正反映了產業變化快速，一個產品可以安穩存活十幾二十年的時代已經過去了。企業必須不斷創新、推出獨特產品或服務，以因應市場的快速變化與競爭者的推陳出新。也因此，為了滿足獨特需求而生的「專案」型態工作，便逐漸取代過往以維持「生產線」穩定、長期運作為核心的工作型態了。

而既然是”專案”工作，就表示你被交付的任務，無相似度百分百的前例可循。也必然有一個明確的完成期限，讓你朝思暮想，甚至可能每天睡不好覺。當然，更難以僅靠你的一己之力完成。常常需要的是：有效率的組織各方需求，與老闆或團隊夥伴精準溝通；很快的分析出到底有哪些工作需要進行，並擬出一份Schedule；更需要協調各方資源與人力，在期限內各司其職完成任務；甚至還得要去”盯”合作夥伴們的進度。這些過程，這都牽涉到繁重的規劃、資料彙整與管理工作，以及大量頻繁的溝通與資訊、資料交換。而有哪些方法或工具，可以輔助我們更有效率的做好這些工作呢? 包括：幫我更有效地蒐集、彙整各方需求；幫我很快的畫出老闆們最熟悉易懂的”甘特圖”，而不再只是用Excel慢慢拉；幫我很快、以視覺化的方式，精簡表達要溝通的規劃或概念；幫我找到比email往返更有效率的資料/資訊交換方式，讓你不會在想找歷史資料時，卻在茫茫信海裡遍尋不著；幫我用更精準、精簡的方式向時間寶貴的老闆報告專案進度……等等。

這些需求，過往我們所熟悉的文書處理軟體，恐怕難以完全滿足。而針對專案管理所設計，動輒上萬的昂貴軟體，則牽涉到預算與成本效益的考量，未必每個企業都會擁有。還好，我們有幸處在一個資訊與雲端科技發達的時代。其實，市面上早已有許多容易上手、價格低廉、甚至免費並且功能優異的工具可供選擇。而這麼多選擇，到底要如何判斷與挑選?如何真正運用於我的工作中呢?於是，我們將為大家精心挑選一系列好用且免費的工具，集合成一個「套餐」，教各位如何運用於專案工作中。同時，除了軟體操作面的教學與介紹，我們也將憑藉著多年來，從事專案管理顧問服務的經驗，由多數專案成員的工作需求、專案負責人的管理需求，以及多數團隊會面臨到的問題為出發點。採用問題-解決導向、情境導向的模式，一一告訴你如何善用這些的工具來解決問題，提升工作績效與管理效能。因此，學員只要花一個白天的時間，不但可以學會如何使用這些免費的管理工具，更可以直接將它們套用在日後的工作當中。這絕對是個實用性滿分，並且可以「打包帶走」的課程。

課程重點
1. 以滿足3-5人小型專案*之工作與管理需求為出發點，挑選合適的管理工具以管理專案。
2. 免費的工具→ 一系列免費的管理工具或軟體，不用花大錢買軟體，也可有效的完成任務。
3. 簡易的工具→ 學習容易，馬上可運用於工作中。

適合對象
小型專案團隊*成員或PM
(*註：若你團隊人數太大，考量投入的維護成本，請還是考慮專業的PMIS吧)

課程屬性

課程大綱
本課程共1日，計7小時(全程參加者可獲得結業證書，以及專案管理學會（PMI）認可之7個學習點數（PDU）)
課程講師 : Jones Wu

分為以下幾個主題，挑選合適之簡易專案管理工具，教大家如何使用，並搭配課程中之實作練習。

如果還有更多的問題，歡迎來信 info@ftpm.com.tw。 或於上班時間 : 週一 ~ 週五 09:00 - 18:00來電 02-2711-2720 #352 詢問黃小姐。