從過去看未來

本篇談的是透過實獲值來計算未來總成本的計算方式。


一般之所以採用實獲值這技術的目的,除了想要能了解整合的專案進度外,另一個目的是希望藉此預估接下來還要投入多少資源或是資金。

聽起來很神奇? 但基本原理其實不複雜。

專案雖然我們在一開始往往多有所預估,也就是我們的計劃值(Planned Value)。 但是做過專案的人都知道,預估跟實際通常都會有落差。 而這落差可能有各式各樣不同的原因,比方說範疇掌握不精準,實際製作時才發現有東西漏掉;資源預估不正確,實際製作時才發現要追加;或是資源工作的「效率」比原來預期的高或是低等等。

但原則上,如果我們能定期查看過去並不斷評估接下來的需求時,我們將可以動態調整我們的專案規劃,這並應該要反應在每一次週期查驗的結果上。 而「專案的未來」若以實獲值這方法的展現下會是兩個值,一個稱為Estimate to Complete,另一個則稱為Estimate at Complete。 這兩個名稱的差異只在中間的to以及at;但翻譯成中文,一個代表「專案接下來還要投入多少資源(資金)」,另一個則代表「專案做完時最後的總資源(資金)投入是多少」。

若再拿Alex刷油漆的案例來說,到了第四天的結束時,他完成約當半桶油漆的進度(也就是一面牆),但是花了比原來更多的油漆(一桶)。 在這案例裡頭,多用的半桶是因為意外,所以當預估後面的需求時,我們可以假設這意外不會再出現。 換句話說,後面應該會完全按照計劃不改變。

實獲值概念圖

所以呢,如果Alex要繼續把油漆刷完,那他還需要多少的油漆呢?

這裡計算出來的東西也就是Estimate to Complete。

那這要怎麼思考呢? 首先,我們可以先想想整個專案完成的權重油漆需求數是多少? 答案是兩桶油漆(也就是四面牆)。 因為目前Alex完成的權重進度是半桶油漆(Earned Value),表示還有1.5桶的油漆權重是需要的。 這是怎麼算的呢?這是因為總共需要兩桶油漆(四面牆),現在真實進度是半桶油漆(也就是一面牆),所以二減掉半桶等於一桶半。 所以呢,Estimate to complete是1.5桶的油漆,換算成金額的話等同於$1500元。

而如果接下來還要花$1500元,那當專案完成時總金額(EAC)會是多少呢? 目前因為已經花費(Actual Cost)的油漆錢,也就是$1000元,若加上接下來可能還要花的$1500元,Estiamte at complete 將等於$2500元。

下圖是用專案管理軟體跑過的圖: 
P6排程出的時程與S-curve

放大的S-curve圖

從上圖可以看到,在紅色的實際成本線的後面,也就是第四天的時間線後方產生另一條粉紅色的線,這條線就是Estimate to Complete。 而這條線最後在第九天後開始呈現水平,這個點也就是Estimate at Complete,是專案目前預估的完成時間點,$2500則是目前預估專案完成時的總花費。

以上是最簡單的一種EAC的算法。 實務上,EAC及ETC還有很多複雜的算法。

其中一個很實用的,是按照人員效率去折減。 畢竟專案大部份都需要人力來完成特定工作。 但是人員的效率、或是錢投入的效率(如外包)常常不如原本的預期。 所以如果前面一定比例的工作開始做,並清楚知道資源效率後,就可以拿這效率來折算後面的ETC以及EAC。

 

一般來說ETC有幾種假設方式

A. 假設後續規劃完全不可信,完全重新的預估
這可能是到了某個階段,發現後面階段要大改交付項目或是工作。 這時候ETC會根據每一工作新的資源需求量累加而成。

B. 假設按照Baseline的規劃繼續下去
基本上就跟上例的狀況一樣。 把每個工作「原始預定的總成本」(Budget at completion)減去目前的「實獲值」(Earned value))。 如果有資源效率的問題的話,可以再透過一個Performance Factor折算後,得出各工作的ETC,最後累加而成。

寫成公式時是這樣
ETC = (BAC-EV)*PF
這時候PF可以有四種假設

I. 樂觀假設
PF=1
如刷油漆的案例。 這時候我們假設BAC-EV也就是接下來所有還要花的錢。 暗示說目前的超支(或under budget)非常態,往後將能遵循原定計畫進行。

II. 客觀假設
PF= 1/CPI
這是透過目前的成本使用狀況 (CPI是花錢的效率,代表每一塊錢投入所獲得的價值)。 目前假設效率只有80%,就假設此效率會延續發生。

舉例來說:假設原來預估100人力小時的工作,目前完成度達20人力小時的權重比,而CPI=0.8。

那ETC= (100-20)/0.8 = 100人力小時,表示接下來要完成80小時價值的工作其實需要投入100人力小時,因為之前的人力能力只有原本預估的80%。

III. 保守假設
PF=1/(CPI*SPI)
這除了成本使用狀況以外,還考慮時程的進度狀況。

如果成本利用狀況不好 (CPI <1),同時時程狀況也不好(SPI<1)時,PF將為一非常保守之調整權重。 將會計算出非常高額的ETC。

IV. 自訂
PF = 自定值
通常用於甲方評估乙方績效時,所於合約中預先訂義的值。

而預估完工值 Estimate at Complete(EAC)的計算方式則是累積到目前的實際花費(Actual Cost (AC))加上計算接下來可能還要的花費(預計到完成時成本¸Estimate to Complete (ETC)

寫成公式的話是
EAC = AC + ETC

  

實獲值基本公式

時程差異: SV = EV – PV
成本差異: CV = EV – AC
時程績效指標: SPI = EV / PV
成本績效指標: CPI = EV / AC
預估完工成本: EAC = AC + (*BAC-EV) x *PF
績效完成百分比: SPerformance % Complete = S EV / BAC

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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