【菜鳥主管成長日記】學會這5個小撇步,讓其他部門「開心幫你做事」

【菜鳥主管成長日記】學會這5個小撇步,讓其他部門「開心幫你做事」

大家剛成為主管時,有沒有遭遇過以下這種狀況:

我們並沒有因為有了團隊而變得輕鬆,反而可能更加忙碌,但忙的不是在實際的工作執行上,忙的是參加各種會議,有些是自己部門主動組織召開的會議,有些則是其他部門邀請我們參加的會議,升上主管後的工作時間,好像幾乎被大小會議所填滿,如果我們手頭上還有部分執行的工作,那就只能等到下班後,才有完整的時間來處理和思考。

這樣的情況大概是我成為主管後一個月的日常寫照,每天一個會接著一個會,感到有些喘不過氣,但的確因為每個企業有不同部門負責專職工作,部門主管就是該部門的發言人和關鍵決策者,所以當其他部門有什麼事要溝通,當然優先找到你,你是老大你說了算,而同樣的,當我們有什麼事情需要其他部門支持時,也是優先找到該部門主管進行溝通,達成共識後才各自去推動內部團隊協作。

所以,如何更順暢以及更有效率地進行跨部門溝通?就是主管要學習的一個重要課題。

這裡有我私藏的5個小撇步可以提供給到新手主管運用,讓其他部門「開心幫你做事」,並能有較愉快的合作體驗!

 

1.溝通之前先明確目標

溝通最怕的就是沒想清楚要幹嘛就直接拉著人討論,除了浪費雙方時間之外,也會讓對方抓不到重點,留下不好的印象,甚至下次可能就會找藉口逃避談話。

所以,在找其他部門的主管溝通前,我們需要釐清楚幾件事:

(1) 你希望對方幫你做什麼事?具體有哪些事務?期望完成的時間?

如果這件事都講不清,也別期望對方會聽懂你要他幹嘛,並且把事情做到位了。

(2) 假設對方持反對意見,有沒有其他替代方案?

人通常對於只有一個選擇擺在眼前時,容易會出現反感的情況,所以最好在溝通中能夠有至少兩個方案,去充分討論各自的利弊,這樣對方才會覺得是「參與討論」,而非被迫答應,這樣共同決策的結果會更有助於接下來的合作和執行。

 

2.王見王就好,不要私下指派對方員工任務

「除非是自己的主管,不然人們通常不願意被他人指示該做哪些事情。」

職場上最怕的就是「越權」,所以,當我們面對其他部門員工時,要記住這不是主管對下屬的層級關係,而是部門對部門的平行關係,要能尊重其他部門的主導權,而且,最好事先都和該部門主管先溝通過,以本身的專業出發,同時站在對方的角度,強化雙方部門之間的關聯性,要在充分討論後獲得共識方案,才能避免後續因認知不同導致部門衝突。

 

3.避免雞同鴨講,學會講對方的語言

不同部門都會有自己的一套做事方式,我們在溝通時可以運用對方的思考邏輯和常用術語,來產生更多的共鳴和認同,以爭取支持,因為每個部門都會有各自的業績壓力,如果我們只是一味的講述自己的訴求,老實說,對方是會無動於衷的,所以,可以轉換下立場去思考:

(1) 這個專案和他們的目標有什麼關係?

(2) 能為他們帶來什麼好處?

(3) 會不會有令他們感到疑慮的地方?

設身處地的想過後,我們可以針對性地去討論如何解決問題以及如何創造雙贏,這樣更容易說服對方。

 

4.「有關係」就沒關係

你有沒有遇過有種工作上的同事,平時不太搭理你,但是只要有事相求時,就立刻會變的熱情,好像你們已經是拜把兄弟一樣的好感情,一旦合作結束後,又會恢復冷漠?這樣的互動其實只能算是很虛假的關係建立,身為主管,雖然不見得我們的部門會和每個部門都保持緊密的合作,但是,不要只有在需要的時候,才想到其他部門的重要性。平時就應該多與自己團隊之外的人打交道,建立廣泛且友好的人際關係。

我們應該要明白,這種「非正式人際網絡」的資源,有時正是拉開主管之間差異很重要的因素,也就是為什麼有的主管總是能協調到其他部門的資源,順利完成目標的原因。

 

5. 避免自嗨,對內要充分傳達

我自己遇到最頭痛的情況就是,老闆們對於某項計畫談得很開心很high,但卻沒有傳達給各自的團隊成員,導致大家不知道這件事,或知道要做,但沒有前因後果,所以也不知道該怎麼配合。

所以,當我們和其他部門主管溝通達成共識後,並不是就完成工作了,而是還必須向團隊內部傳達事情的背景、原因、怎麼合作等,並且在過程中主動關心進展,除了避免結果和預想的偏差太大,也能適時的提供支持去解決部門之間衝突的地方。


這一陣子,我每天紀錄工作時間都花在哪些事物上,發現我依舊會被book進各種跨部門會議,仍然開會時間佔一半以上,但每次進會議室前,我都會思考這場會議的目的是什麼?我該怎麼達成部門之間的共識?希望獲得哪些結論並且同步給我的團隊?當我們能主動思考這些問題時,溝通效率和成果都提升許多。

現在深陷在各種會議的主管們,不妨運用這5個小撇步,幫助跨部門合作更順暢,讓其他部門「開心幫你做事」吧!(笑)

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