讓老闆很期待,員工卻怕受傷害的一張表單:工時單

讓老闆很期待,員工卻怕受傷害的一張表單:工時單

專案就像是一場宴席:要投入足夠的資源(廚師、食材、廚具),才能端出一道道的佳餚。巧婦難為無米之炊,手上沒資源,專案團隊再怎麼身經百戰,也很難無中生有變出滿意的成果。

專案管理中所謂的資源包括:人員、機具設備與材料。其中,為了管好「人力資源」,很多單位都會使用「工時單」(Timesheet)這個工具。不管你有沒有填過,我認為都值得花個10分鐘瞭解一下。

自從上個世紀,號稱科學管理之父的泰勒(Frederick Winslow Taylor),拿著碼表與磅秤去測量鏟煤工人的動作後,「管理」這件事情才從經驗法則轉變成一門(近似)科學的學問。為了讓工作更有效率,管理者必須蒐集數據,以客觀的事實作為決策依據(當年泰勒的優化,讓他把鋼鐵廠工人數從5-600人降至誇張的140人,還能維持一樣的產能)。紀錄員工在每個任務投入多少時數的「工時單」就是符合這個精神下的產物。

接下來我們來談談「工時單」在良好立意與理想狀況下「預期」會帶來的好處。接著再說說「真實世界」裡工時單為何效果存疑,甚至成為貶抑員工的工具。最後,我們來總結一下,如何正確地使用工時單,以及背後需要的條件。

(上圖為典型的工時單,包含一名員工負責的工作項目,以及每天針對該項目投入的時數。)

 

理想世界裡的工時單————————

比對「預計工時」跟「實際工時」的差異

就像公司管理財務一樣,在每個需要花錢的地方事先擬定一筆預算,最後真實的花費也會記錄下來,管理者就可以進行「預算 vs. 實際」比對找出差異點,結論要不就是檢討哪裡花錢花太兇,或是預算一開始估太少。在工時方面我們也擁有一樣的資訊,就可以分析哪些工作實際上比我們想像更花時間,哪些工作其實不需要安排那麼多時間,這對未來工作的安排會更精準,更貼近真實。

員工的工作分配更加合理

有了更精準的工作量預估,主管就可以更合理地分派工作給員工,進一步減少常態加班、勞務不均的毛病。如果從工時單發現,員工投入過多時數在不重要的事情上,主管也可以及早輔導員工,把注意力放在關鍵任務上。

精準計算出人力成本

當員工都誠實且精準地記錄工時,公司就可以精確掌握人力成本。對於「計時給薪」的派遣或顧問人員,有了工時就可以明確檢核該支付多少工資;對於「固定薪資」的人員也有好處,公司就可以掌握加班的狀況,一方面控制加班費的支出,一方面也知道給員工的工作量是否合理。工時單往往也記錄一位員工投入在不同專案所花的時間,主管彙整全公司的工時單,就可以看出每個專案實際的人力成本,檢核是否如一開始的預期。

作為報價的參考依據

提供專業服務類型的公司(軟體、顧問、設計、廣告等),跟客戶開價的時候要報多少錢,本質上都是人力成本的考量,因為這類公司最重要的成本不是廠房、機具、設備或材料,而是人力。公司如果從工時單蒐集了有效的資訊,就能針對客戶需要的工作量換算成人力成本,只要外加上利潤,就能成為合理的報價。如果沒有工時單,不知道實際會花多少人力,就很難提出一份精準的報價:要不報價太高被拿不到案子,要不報太低接到案卻賠錢。

從上面的敘述我們可以看出,工時單是個不錯的構想,對公司與員工都有好處:公司可以掌握真實的人力成本,對提案報價有好處;員工也不會過勞,因為主管能從工時單看到真正的工時分布,進而合理地分配工作。然而這都是理想狀況,所謂理想很性感,現實卻很骨感,在多年的顧問生涯中,我也目睹了不少怪現象:

 

真實世界裡的工時單————————

案例一:某主管從工時單看到一位軟體工程師花了8小時完成一支程式,某種原因他覺得這程式應該4小時就可以搞定,因此判定這名工程師能力不足,或是懷疑他在上班時間混水摸魚。工程師感受到壓力,只好默默填4小時,多出來的時間自己加班,吸收掉成本。主管看著修正後的工時單感到充實而欣慰,主管的快樂就是這麼地樸實無華且枯燥呀!

案例二:某主管想要裁掉某位成員,但找不到理由。於是開始統計這人過往的工時單(或是命令他即日起開始填工時單)。一看果然找到了不少把柄:別人做4小時的工作他要8小時,或者某日明明看他在聊天打屁偷上網還準時下班,卻填寫整日8小時的工作。於是這一切就成為呈堂證供,員工百口莫辯!

案例三:某公司向客戶提報了一份包含100小時人力的合約,並要求員工填寫工時單。員工一開始照實填寫,卻發現實際花了120小時才把工作完成。主管馬上把工時單退回去,要求改成100小時,這名員工立刻心神領會,原來工時單就是小時候的「著色遊戲」啊~絕對不能超出框線喔!從此之後工時單從煩人的紀錄,變成辦公室數獨遊戲,只要把「正確答案(100小時)」妥善分配到每個日期格子即可,雖然不知道這樣做有何意義,但公司裡這種事情何曾少過,大家也就別糾結了吧!

案例四:某員工根據公司規定要天天寫工時單,並且精準記錄每日的工作。但他發現這實在很麻煩,而且會中斷思緒與流程。因此他決定每周五下班前一次把整周的工時單填好,但人的記憶力實在有限,很難記的每天每個時段到底在做甚麼,因此只好靠著想像力馬馬虎虎填一填送出去。後來也確實發現,只要每天的時數不超過8小時,通常老闆也沒意見!

案例五:某員工被要求填寫精確的工時單,但他覺得很沉重。因為早上進公司吃個早餐,上個網,與同事寒暄一下就過了一個小時。整天上兩次廁所、倒兩次咖啡、洗杯子便當、影印機卡紙、接個電話、回答老闆/同事問題、當然還有歡樂下午茶...這些算一算又是兩個小時。整天下來其實只有5小時在工作,事實上還沒包含查資料與發呆的時間。身為一個體貼的員工,他還是填了8小時,因為他知道這樣對大家都好!

從上述理想與現實間的比較,不難看出工時單立意雖好,但在執行面上非常困難,導致不但得不到預期的好處,反倒流於形式浪費時間,甚至成為政治工具。每次我的客戶急著要我幫他們導入工時追蹤系統,我都會非常戒慎地提醒他們,絕對不要為工時單而工時單,一定要先想清楚,我們期待從工時單中獲得甚麼。

依據個人經驗,工時單要能發揮正向作用,至少要滿足以下任何一個前提:

管理者精準抓住工時單目的

例如我待過的顧問公司也必須填寫工時單,但公司表明這工時單與員工的績效考核無關,填多填少都不能做為員工能力的考量。它唯一的用途就是每個月跟客戶請款時的依據,以及預測公司的營收。因為顧問公司賣的商品就是顧問時數,當我們向客戶請款時,一定要列出每位顧問的時數才有依據。另外顧問工時會區分為「計費時數(Billiable Hours)」跟「非計費時數(Non-billiable Hours)」。客戶只會為計費時數付錢,所以公司能從工時單的統計中看出公司可能的營收,若當月的計費時數低於標準,主管就會敦促大家要多接案子,多投入在案子上!

公司文化鼓勵誠實與互信

我很欣賞的管理大師高德拉特博士(Eliyahu M. Goldratt)說過一句名言:「管理者如何衡量員工,員工就會如何表現。」工時單的本意是了解員工真實投入的狀況,做為工作分配與計算成本的參考。但如果主管拿來做為評價員工效率的工具那事情保證走歪!員工又不是笨蛋,自然就會「做出」主管想看且能自保的數據。結果數據真實卻難看的反倒是誠實的員工,然後主管又抓出這些人指責他們!這世界上很難找到比這個更有效摧毀一家公司的方法了!但如果公司內彼此相互信任,工時單就能真實反映出員工的工作狀況,有出現異常時主管也知道如何調整工作分派或流程,而非針對特定員工進行懲處。

公司裡任務的定義非常明確

有時候員工不是不願意好好填工時單,而是因為工作太難界定。比方說我手上有個任務是為A客戶設計軟體,處理到一半遇到難題,中途花了一個小時上網找資料,結果問題沒有解開,但卻為另一個專案B找到好用的模板,請問這一個小時的工時到底應該算在專案A還是B呢?又或者,今天花了1.5小時開部門例行會議,結果老闆把時間都拿來討論案件C的內容,而且會議超時30分鐘,導致我得加班完成任務D,請問這樣的狀況我工時單該怎麼填?所以實務上工時單用在生產線這類責任明確切割清楚的領域是比較理想的,就類似泰勒當年的應用。如此一來蒐集到的資訊才真的有價值,員工也比較容易提出真實的數據。我查了一下國外的論壇,像是Apple、Amazon、Microsoft與Google這些公司,除了時薪人員外,一般員工似乎也不需要填寫工時單。(Do employees of Google, Facebook, Amazon and Microsoft have to fill out time sheets? - Quora

員工的薪資是以時數來計算

這裡講的就是企業內的派遣人員,非常態性的人力。因為他們的薪資完全是以(鐘點費X時數)來計算,所以他們的工時單本質上就類似「交貨單」,客戶會清點數量(時數)來付款。這類型的工時單往往會有一個工時議定的上限。比方說某顧問賣出了100小時的顧問時數,除非事先有跟客戶議定要加購時數,否則工時單最多也只能填到100小時,若額外超過時間顧問要自己吸收。但填寫工時單的時後發現才過了80小時工作就已經完成,這時候就要提供額外的服務來補足這20小時,畢竟客戶可是為這20小時也付了錢。所以這時候的工時單,也帶有預算檢核的功能。

最後還是要提醒管理者,執行任何管理手段之前都要不斷自問:「我們為何而做?」統計工時到底是為了給客戶交代?掌握工作分配狀況?提供未來報價參考?還是評估員工績效?我認為,這個答案最好只有唯一一個,不要賦予一個管理工具太多的期待,否則最後往往流於形式,沒蒐集到真實資訊,還增加無謂的文書作業,兩頭不著!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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