吉高由里子教我的專案管理:免費的加班,造成更多隱形成本!

吉高由里子教我的專案管理:免費的加班,造成更多隱形成本!

這篇文章也有音頻,大家可以搭配收聽喔!

---
最近在閒暇之餘,看了一部日劇,是吉高由里子主演的《我要準時下班》。

這部日劇有段劇情,我覺得很有意思。

因為不是大家都有看過,所以我先大概講一下背景:女主角的公司是間架設網站的公司,而她在其中第四製作部門工作,扮演著類似專案經理的角色。前面關於戀愛、同事紛爭的部分,這邊就不提了。今天比較想聊的,是大概在第八集的時候,她們製作部門的主管,接洽了一間叫「星印工場」的客戶。

這個案子,是部門主管自己去接洽的。因為與對方有交情,為了做人情,他接回了一個合約總價3500萬的案子。

主管是得意洋洋地回來跟大家講這案子,但下屬一看規格,才發現這報價未免也太低了吧?

因為若照客戶的需求,內部合理的報價應該要到7000萬日圓才有機會順利做完。雖然我也不知道怎麼樣的網站需要7000萬日元,但總而言之,這主管因為沒有精算,又加上人情壓力而接回了一個比合理預算低50%報價的專案!

只是主管不以為意,認為「如果大家拚一下,應該有機會做完!」

主管這樣的壓力佈達之後,大家勉為其難的研究了一番。團隊想說,某些地方可以嘗試簡化的做法,或是可以跟客戶交涉了一下,扣除一點含糊的範疇,然後大家適度加班一下,是有機會的。加上客戶又同意之後營運交給公司,所以大家認為,加把勁或許勉強還能達標,之後也還有機會獲利,於是就答應了下來。

但做過專案的就知道:專案一旦開始後,通常只會比預想來的更糟糕!

也確實,隨著劇情推演,各類狀況果不其然出現了

比方說,客戶提問說:「有沒有機會提早一週上線啊?」

可是,原本規劃這辛苦的案子要能達成的前提條件,是以同事連續加班六十天換來的。也因此產能早已超過極限。明明都這麼緊繃了,卻還要再提早一週?這絕對是火上加油!不僅如此,客戶在過程的確認狀況也很慢,不僅要層層匯報、客戶主管又常找不到人,所以決策遲緩也造成專案進度拖延。甚至最後還面臨客戶主管換了人,原本承諾的維運也可能不給了。連續加班下,同仁有人累倒、有人請長假,狀況只能說越來越嚴峻。

雖然這是戲劇情節,但以上狀況,卻也常是我被諮詢的問題。而且真實往往比戲劇更慘烈。

很多來上課的同學都會問我:如果專案狀態很慘、時間卡住了、預算很緊、沒辦法加人、大家也工作到極限了。透過專案管理,還有沒有可以怎麼提升?

我每次都說,學專案管理不是讓你在卡死時,可以壓榨出更多資源的方法;而是讓你「從頭就避開卡死的風險」。

就像學投資理財一樣,學習理財的目的不是為了讓你領很少的薪水也能活下去,而是讓你開源,從根源提升生活品質!

也因此,懂專案管理的人,通常有能力快速的分析需求並思考以下幾事:

1.這些事要做多久?
2.需要多少人?
3.盤點目前的資源,達成目標的可行性有多高?
4.如果低,我們有哪些可能的突破口?
5.更重要的,是根據風險狀況,評估該空出多少餘裕。

換言之,星印的案子在主管因為人情壓力確認前,厲害的PM就該介入,分析需求、評估人力、計算成本,然後告訴老闆,3500萬不可能做到,我們需要7000萬。甚至因為對方主管很常找不到人,負責人無法決斷,確認時間可能會拖很長,我們交付時間也應該報長一些。如此,才能在萬一有狀況時,還得以優雅完成。

當然,客戶可能有預算壓力,真沒辦法拉高價格。那專案經理也可以跟對方週旋,如是否預算不變、但多一倍的開發時間?或是預算期程都不變,但只能做他們需求40%的功能。而不是等都定案了,才來想辦法還能怎麼壓縮。

換言之,專案經理的價值,其實在於快速告訴你多少錢、多少資源、多少人是合理的,並讓你能談到好的毛利而不是談一個毛利很差的案子,期待專案經理幫你省出獲利來。

沒有人可以無中生有

管理,與物理有異曲同工之妙,任何選擇都有其極限。

要得到什麼,就得拿出對應的代價。你想要電腦功能強,可能就會比較貴;你想要電腦散熱好,可能就會比較重。除非日後有甚麼技術突破,不然不可能功能又強、又便宜、IO又多、又輕薄。好的管理者,就像好的科學家一樣,理解極限,然後協助怎麼在合理的範圍內平衡。讓目的達到,但讓成本合理。

有人或許會說,有些老闆就是想壓榨多一些生產力啊,大家每天多加班四小時,不就能更快做完嗎?更快做完不就能接更多案子嗎?像劇中的主管也是這樣,覺得大家拚一點,自主加班3500萬也可以做到7000萬的案子啊!

但我得說,天底下沒有這麼好的事情啊。就算大家願意「自主加班」也不表示毫無代價。這代價就是放棄風險承擔的能力。換言之,這就是賭六十天的期程中,沒人生病、沒人倒下、客戶沒有新的需求、不會發生任何天災人禍。所以犧牲了「風險承擔」能力,這往往會是專案中最沉重的代價。

原因在於,大部分時候,問題最終都會發生!可是,你若已經把團隊操到極限,原始計畫就得沒天沒夜加班才能達標。那一旦當變動發生,無法榨出更多工時,此專案就必出問題。很可能延遲、很可能合約賠款、很可能影響商譽、很可能打擊士氣,換言之,最後其實很難得到好結果。所以,我的概念是,專案變動本來就會發生。也因此,一個好的專案經理,是要能預想風險,並對風險充分準備的人。就像理財達人,不會讓自己身上毫無風險預備金,每個月花光每一毛錢,而是能會充分準備,就算這個月有什麼天災人禍,也能讓自己財產繼續增長的人;就算出現金融風暴,也不會因大輸而畢業自殺的那種人。

好的專案經理,永遠要準備應付風險的空間。也因此,加班永遠是最後一招。以我們做計劃的觀點而言,加班這招其實根本不該出現在第一版的計畫中。相反的,開案前好好預估以及毛利保護,才能確保專案順利,也是保護公司的重點!

好了,總結一下重點:

1.開案前的控制,決定案子的存活機率
毛利差、時間不合理的,基本上已經注定完蛋。

2. 如果把加班當達標手段,那後續出了問題通常就沒救了
因為加班是最後一招,你得把加班當成儲蓄來看待,所以不能把「加班」當作常態來規劃。

3. 世界上沒有什麼又快、又便宜、又好、又不耗損團隊的方案
所有事情都是有代價的,真實人生總是等價交換

4.永遠別相信大公司對於後續的承諾
未來維運交給你,有可能是可看卻吃不到的空口承諾。比較實惠的,是維持每個案子合理的毛利率以及專案時程。每個案子本身都能獲利,才是健康的營運方式。也因此,公司必須要有成案計算的機制。

5. 好好學會專案管理,你可以預想、可以拿個好案子、可以保護公司、可以保護團隊
專案經理其實在開案「前」最好就能介入。這樣算出來的人力配置、時間與報價才會合理。但倘若一開始專案經理沒能介入,合約簽很差,那後面通常就很難逆轉了。

最後的最後,有人可能會問說:萬一公司沒有專案經理,或者都沒有專案管理的概念、甚至缺乏風險管理的概念,怎麼辦?萬一我的老闆也跟劇中的老闆一樣:亂接案、亂開案,然後我們只得死命承接?

我是這樣想的:我們無法預測老闆的作法,但最少你自己懂了這一切,你會知道問題出在哪裡。你的眼界會廣闊,然後你會理解,這樣的亂接業務,接下來就是注定失敗的案子:老闆過度承諾、公司輕忽管理的重要性、管理團隊經營不善,長期而言會不斷耗損,最後很難長大。至於剩下的,就是你個人的選擇問題。這公司有你想累積的經驗與技術,那你當然可以繼續留下來;但你有技術與實力,你也永遠可以去更理想的地方。

一技在身,總會碰到重視你的公司。所以,好好學會專案管理吧。用心,總有一天就會找到用力的地方。

(圖片引用自KKTV

0 則讀友回應