用Outlook來做「協同合作」(四)下

第四章 追蹤與檢視 4.3 自訂檢視 除了可以從既有的檢視畫面調整顯示的內容以外。 你也可以自行建立自己專屬的檢視配置以設定自己需要的欄位、排列方式、篩選方式等。 這樣日後只要從左邊「目前檢視」區域選擇自己建立的檢視畫面就可以快速切換。 那要做到這一步，我們可以先建立一個檢視。 首先，請從上方的下拉式選單選擇「檢視」→「目前檢視」→「定義檢視」。     

用Outlook來做「協同合作」(四)上

第四章 追蹤與檢視 寫著寫著發現這章內容有點多，所以分成上下集來貼。  這章要談論的是怎麼透過分類、群組、調整欄位、檢視畫面的調整來分析你手上的工作清單。 讓你可以更簡單的了解目前工作的狀況，讓資料可以你需要的方式呈現，讓你加快資料判讀的速度、進而做出正確的理解與決策。  4.1 檢視畫面 在Outlook的左邊，你可以看到如下圖標頭為「目前檢視」的選擇按鈕。    系統已經幫我們預先建立了一些檢視，你可以透過「目前檢視」下所列出的選擇來切換不同的「檢視」。  

用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動 接下來，三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話，一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具，就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度，以便掌握工作全貌。 所以這一章呢，我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。 而下一章呢，則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。 3.1 發工作給其他人及接收工作  若要把工作發派出去，那你首先要先建立一個新工作。

用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理 對於「工具」這功能，最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表，都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢，就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。 2.1 介面 上次提到，我們選擇新建一項工作後，會有如下圖的視窗出現。   

用Outlook來做「協同合作」(一)

當進入專案管理這領域並開始摸索一些技術上的東西後，一般人往往立刻苦於沒有工具可以配合應用。 當然，如Microsoft Project 或是 P3這類系統雖然都很專業、也確實廣為大型專案所應用，但對於一些小案子的負責人而言，排程的需求其實並不高。 這是因為很多小案子的工作之間關聯性其實不多、或說就算有也都還「勉強」可以靠人力掌握、網圖並不複雜。 加上這些小案子未必有嚴謹的合約關係、沒有業主或是其他介面單位，因此CPM的幫助其實也不明顯。 所以，真正讓很多小案子的負責人所困擾的反而不在排程，而多在於工作分派、與其他人溝通、分享訊息、議題掌握、進度追蹤等等所

產線化的創意管理

Aaron的研討會中，還有一樣東西我覺得很有趣，這次則想跟大家來分享分想這部分。 他談到自己從福特的生產線領悟出來對於動畫專案的管理與監督的方法。 這可能讓一些人嚇一跳，想說創意的東西能用生產線的概念來管理嗎？ 但這也是我覺得有趣也值得跟大家分享之處。 那這次的內容雖然他只是提到在動畫的應用，但是其實在任何專案都可相通。 不過他在研討會對這部分講的很快，大概只花了五六分鐘。 細節其實沒有講到這麼清楚，所以文章中一部分算是我自己聽了之後另外多加補充的。 他在投影片放到一階段時，他起身走到白板旁，用筆畫出了類似的圖案：    (註，上圖跟Aaron實際

世界運行的原則都是相通的 (下)

上周提到去數位內容學院聽了半場Aaron Parry對於動畫國際合作與資金管理的經驗分享。 他在座談會中講到作為一個製片(Producer)，除了大家耳熟能詳的工作以外，還有一些軟性的工作包含「扮演律師」、「扮演輔導者」、「以及玩玩小政治遊戲」這些事情。 除此之外，下列這些也是他認為作為一個製片每日可能會需要參與的工作： - Protect the film from the marketing (從市場面保護案子) - Defend the Project from Studio and Director (從發行商與導演角度保護案子) -