用Outlook來做「協同合作」(三)

第三章 用「工作」與其他人互動

接下來,三四篇可要開始進入重頭戲了。 畢竟若只是要自己紀錄待辦事項的話,一本筆記本也可以達到同樣的功效。 那既然要用Outlook這樣的工具,就是希望還能派發工作給同事、收到他們的工作進度,以便掌握工作全貌。 所以這一章呢,我們要談的是怎麼透過「工作」這功能派發工作、及追蹤進度。

而下一章呢,則會來談要怎麼透過不同的檢視設定讓我們能快速的掌握現況、並分析資料。


3.1
發工作給其他人及接收工作 
若要把工作發派出去,那你首先要先建立一個新工作。

舉例來說,我在下圖建立了一個新工作叫做「製程規劃」。

工作內容


這工作我希望能讓同事執行。 所以呢,若要把工作發佈給他的話,可以選擇工具列中「指派工作」的按鈕(如下圖)。
指定工作

這時畫面會變成如下方所示,中間的區塊變成指派工作的詳情資訊:
指派工作的詳情資訊

按「收件者」按鈕,你可以從聯絡人中選擇要把工作指派給誰。 當然,你也可以直接在一旁空白處輸入對方的Email帳號。
輸入Email

在日期下方有兩個選擇框。
選項

你可以在此勾選是否要在自己的工作清單中保留發出去的工作。 我個人是建議最好保留一份,因為若你同時分配工作給很多人時,搞不好你之後自己會忘掉,那不保留紀錄的話搞不好日後是會很困擾的喔。 此外,系統也允許你設定是否當你的同事紀錄「工作完成」時你要收到通知。 這部分是否要勾選就看你實際的需求而定。 原則上這兩個選項系統預設都是「會」,你若覺得沒必要時則可以把勾拿掉。

設定完成後,請按下最左邊的「傳送」按鈕,系統就會把該工作轉成Email並寄送給收件者。
傳送鈕...

那假設你是收信者。 你打開信箱(必須也是用Outlook)時,會看到一封類似下面的信。 
選擇接受或拒絕
若你可以承接這工作,那你選擇最上面的「接受」按鈕;若是無法承接的話,可以選擇旁邊的「拒絕」按鈕。


按下接受或拒絕後,系統會把你回報的狀態傳給發出工作的人,如此他就能知道你是否有辦法承接此項工作。 傳送前系統會出現下圖的對話框,問你是否要編輯傳送出去的Email。 你若要多加一些說明,可以選擇第一項「傳送前先編輯回覆」;你若不打算加任何描述,想用系統預設的通知信,那可以選擇第二項「立刻傳送回覆」。
傳送回覆


那發出工作的那個人,會在信箱中收到這樣的一封信,主旨會寫說:「Task Accepted: (工作的標題)」(假設工作是被接受的話)。
收到工作接受的訊息


下面則是該工作的詳細資訊。 
工作的詳情 


那當工作逐步建立並發出去後,你的待辦事項清單上就會開始列出各項工作。 你可以透過清單前的小圖示來分辨該工作是自己該做的,還是有發出去給其他人負責。 圖示差異可見下圖:
工作出現在清單中!

附帶一提,如果你是接收人,在你的清單裡頭則是長這個樣子。 (注意圖示的部分) 
接收工作的狀況
接收來的工作圖示上則是有兩隻手的。

 

3.2 進度回報
工作開始進行後,那為了確保主管知道目前的工作狀態。 我們可以請負責的人員定期透過Outlook的工作功能來回報目前狀態。 當然,若只是自己用工作來紀錄應辦事項時,也一樣可以用此功能記錄目前進度以便自我提醒。

那作法是這樣的:

首先把要記錄狀態的工作打開。
在完成率的地方輸入判斷的進度數字,如25%。
在此可輸入完成度

如果有特殊狀態,如進行了一半在等待別人的回饋、或是工作延期了,也可以在上方「狀態」的選單選擇對應的狀態。
選擇工作狀態

如果工作做完了,可以從「狀態」的下拉式選單選擇「已完成」。 另一個更簡單的方法則是按下工具列上方的「標示完成」按鈕(如下圖)。
選擇標示完成

除了進度資料以外,你也可以透過Outlook的工作功能來記錄其他的詳情資訊,比方說投入工時或是花費資料。 若有這需要時,請點選工具列上「詳細資料」的按鈕。

你可以在此設定如工作的真正完成日期、工時統計、里程數、或是對應的帳目資料等。 可以根據實際需要來填寫。
填寫詳細資料

那完成了這些紀錄後,如果你要把狀態回報給其他人知道,可以按下工具列上的「傳送狀態報告」按鈕。
按下

系統會開啟Email撰寫的視窗,並把工作相關資訊自動貼入(請看郵件下方)
回報工作的Email

當你寫完其他資訊,按下「傳送」按鈕,你的同事或是長官就能了解目前工作的狀態了。

 

3.3 過期的工作
過期的工作在清單上會以紅色的狀態顯示:
過期VS還沒到期

如果你想要把警示顏色改成別的顏色的話,你可以在最上方的下拉式選單選擇「工具」→「選項..」,如下的視窗會打開。
更改警示顏色

在此視窗選擇中間工作的「工作選項」按鈕,會有一新視窗開啟。 
工作選項 - 設定逾期工作的顏色

這裡你可以設定逾期工作的顏色,也可以設定到期日時是否要提醒。


3.4
把工作轉移給別人
如果你工作進度不如預期,希望把工作再發出去。 你一樣可以透過工具按鈕的「指定工作」發出去。 那執行方式請參照3.2的內容。 
指定工作給別人



3.5 共用資料夾

如果你公司的環境有安裝Exchange Server,你的工作資料夾甚至可以開放跟其他人共享。
別人可以知道你目前有哪些工作,你也可以藉此檢視其他人的工作狀態。
(這部分的設定複雜,請跟公司的MIS部門討論吧)

OK,所以若Exchange Server設定完成後,那你可以透過下列方法來設定共用。

首先,請在畫面最左邊,找到「目前檢視」區塊並捲到最下方。
開啟


這裡有兩個按鈕

一個是「開啟共用工作」
設定共用工作


你可以選擇要共用的人員
選擇要共用的人員

一個是「共用我的工作資料夾」。
此選項選擇後,會開啟一Email,你可以選擇要與誰共享你的工作資料夾。 
共享工作資料夾
設定完成後,就可以在「我的工作」區塊切換不同人的工作清單來查看。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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5 則讀友回應

  1. GOOLY 2009-02-16 00:10:32 第 5 則

    工作指派可以指派給不是EXCHANGE的信箱嗎?

    • Joe Chang 2009-02-16 10:12:41

      我用Google信箱以Outlook收信試過,是可以做到的

  2. 我有問題 2009-02-12 20:37:38 第 4 則

    工作指派


    你好,工作指派的部份我有問題!
    我公司內的OUTLOOK裡有3個信箱,和一個只能寄內部信的Exchange 帳號
    我指派工作給別人,對方也收的到
    對方收到以後,我也可以接收到讀取回條
    但是對方接收了我的工作,我卻收不到任何進度回報
    當然我確定我有勾選
    "在工作清單保留此工作的更新複本"及
    "當這個工作完成時,傳送一份狀態報給我"
    但是卻收不到任何訊息

    而且我檢查對方的信箱
    當他對工作進度有所變更的時候
    它會收到一封錯誤信 如下
    ****************************
    Hi. This is the qmail-send program at XXX.XXX.XXX.XXX
    I'm afraid I wasn't able to deliver your message to the following addresses.
    This is a permanent error; I've given up. Sorry it didn't work out.

    <abeXXXX@XXX.local>:
    Sorry, I couldn't find any host named XXX.local. (#5.1.2)

    --- Enclosed are the original headers of the message.
    ******************************
    請問有什麼解決方法呢?
    這樣工作指派都不能用了

    • Joe Chang 2009-02-13 13:05:14

      看起來不就是寄出的郵件被退回了嗎?
      這可能要請系統管理員看一下郵件伺服器的設定吧?

  3. Dino 2008-11-25 14:16:00 第 3 則

    PM寶窟...感謝,
    獲益良多^^

  4. JavaBean 2008-10-16 15:08:27 第 2 則

    這邊真的是個很棒的地方耶~感覺好像挖到寶一樣:p 不只是提供了很多管理的想法,也有管理的技巧,讓我這個菜鳥PM獲益良多~希望這個美好的地方可以一直持續下去~:D

  5. John Tsai 2008-09-17 00:09:28 第 1 則

    感謝
    受益良多~