別光喊冤,你的專案要裝「行車紀錄器」!

20130712_Driving Dog

前兩天跟老爸吃飯,他跟我抱怨有次和幾位朋友去聚餐,點了菜之後足足等了40分鐘才上第一道,老人家反正聊天聊得開心,也不以為意,但沒想到上第二道菜的時候(又過了10分鐘),服務生竟過來「善意提醒」:本店用餐時間一律90分鐘,請問還需要加點的嗎?結果眾家杯杯們當場傻眼!接下來就是一場七十歲老人們跟十七歲工讀生間的隔代交鋒,在此也就不多提了!

為什麼英文中最後期限要叫作Deadline?Dead + LINE?我也不知,但凡是有限時的東西總是讓人特別在意,有時更會讓人緊張得要「死」。有專案經驗的朋友,尤其是從事過委外專案(非公司內部專案)的人,相信都會認同這句「Deadline不留意,急起來要人命!」因為在很多合約當中,專案逾期往往代表著可觀的罰款,像是公共工程合約規定,承包商每延誤一天完工,就得罰合約總價的千分之一,假設總經費一億元的案子,一不小心延誤個10天,100萬就這麼不見了。很多案子在最低標的制度下原本已是微利,一億的案子能否賺500萬都是問題,難怪不時聽到有些廠商眼看追不上進度了,乾脆尾款也不要了,直接落跑先!

不過這類型的專案,往往有非常多的廠商共同參與,也有很多工作是業主自己負責執行的(好比制定規格、審核文件等)。因此當專案進度落後時,到底是誰的責任就變得很重要。否則就像布爸的聚餐一樣,明明上菜慢吞吞,卻要人客大口吞,這實在是not fair啊!事實上,在專案管理中有個領域叫作專案排程(Project Scheduling)就是在處理這類的爭議。通常專業的PM會採用Microsoft Project或是Oracle P6這類電腦軟體來進行進度追蹤。一般人以為排程軟體只是用來排定工作計畫,事實上,它們更關鍵的角色是扮演專案的「行車紀錄器」,把專案執行的過程忠實地記錄下來,萬一爭議發生(我的經驗是大專案幾乎都會發生),就可以調出「監視器畫面」來釐清責任。我有個客戶是承包商,原本因為工程延誤被業主要求罰上千萬,後來就是透過「專案紀錄器」澄清了自己的責任,不但不用賠款反倒還有盈餘。這也就是為什麼在國外所謂的時程工程師薪水都不低的原因。

這裡舉個簡單到不能再簡單的例子來說明一下這個概念。

假想一下,你是位勇猛而且有人魚線的台灣水電工,客戶要求你和設計師配合,在7/10號前完成一個案子。客戶因為剛考上PMP,特別喜歡玩新花樣,所以在合約裡加了一條慘絕人寰的罰則:如果專案無法在10號前準時完成,每延誤一天就要彈10下耳朵,而且是很用力的那種。和你合作的設計師說她只會畫圖不會排時程,加上她長得很像郭雪芙,所以你就花了兩天排了以下的schedule:

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上面這圖你應該看得懂(因為這就是你排的),這專案總共有兩個工作,首先郭雪芙,不是,是設計公司要完成設計(5天),然後換你接手進行施工的動作(也是5天)。照計畫是1號開始,所以預計是10號可以完成。其中藍色的垂直線叫作資料日期,代表這份schedule是在1號的狀態!

美好的時光總是特別快,事實上是出乎意料的快,當你和正妹設計師準備開啤酒慶祝完工時,日子已經來到了12號,也就是說,你比當初承諾客戶的Deadline足足晚了兩天。這時候客戶早已面露奸笑緩緩走向你,並將拇指和食指彎成一個圈,準備好要彈人的手勢了!

你腦海中立刻浮現出一個疑問:是該讓他彈左邊還是右邊呢?當然不是,真正的問題應該是,這20下彈耳朵酷刑真該是我這個勇猛又有人魚線的水電工要扛的嗎?你想起李組長曾說過,這案情並不單純。事實上以這個個案,至少有三種可能的偵辦方向,來,我們繼續看下去!

情況一:設計師造成延誤

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上圖代表著專案到了12號時的狀態,我們可以看到代表資料日期的藍線移到了12號的地方。另一個觀察的重點是黃色細桿,它們代表原本預期的時程,也就是所謂的基線(Baseline)。而深藍色的粗桿則代表工作實際執行的狀況。這個圖明顯地呈現一件事情,就是設計師的工作原本應該在5號完成(看黃桿),實際上卻到7號才完工(看藍桿),共延誤了2天。而你,也就是水電工是「被迫」比原定晚2天開始,但你仍維持5天做完,所以最後雖然專案延誤兩天,但顯然人不是你殺的。雖然有點不捨,但該被彈20下耳朵是正妹設計師才對!

情況二:水電工造成延誤

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這是你最不想看到的情況。上圖很明顯地告訴我們,設計師的工作完全符合原定計畫,藍桿和黃桿是完全重合的,至於你自己施工部分則足足花了7天才完成,也因此造成整個專案2天的延誤。所以這20下彈耳朵無疑地該由你獨享!

情況三:設計師、水電工一人一半

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經過上面兩種情況的訓練,這張圖應該很容易理解。也就是設計工作和施工各自比計畫延誤1天,所以這20下彈耳朵的處罰理應由兩人分擔,一人10下!相同的結論我們也可以用下面表格的方式呈現:

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【設計】和【施工】這兩個工作。原來的計畫工期都是5天,但實際工期卻增加到6天,所以在「差異」這行數據各自顯示有「-1」天的延誤。

值得一提的是,在實際的商業環境裡,業主的懲罰不一定是硬梆梆地依據上面這些排程的結果來進行,就像情境一,大家可能都捨不得真的去彈正妹20下耳朵一樣(當然大家搶著去彈也是有可能)。畢竟真的去嚴懲承包廠商通常不是業主的本意,業主最希望的還是專案如期完成。不過這樣的分析數據仍然是極重要的「談判籌碼」,比如說,當專案延誤,客戶要求你加班趕工時,你可以把這份時程拿出來,瀟灑帥氣地告訴客戶:我可以替你趕工,但既然延誤不是我造成的,所以你要給我適當的補貼(或者欠我一個人情)!這就像是行車紀錄器的作用,當發生問題時,至少可以用來保護自己的權益,尤其遇上「助跑姊」這種惡質的廠商時!

如果你的專案涉及多家廠商、合約有懲罰條款、或者你純粹覺得身為PM的專業度很「虛」,不妨認真考慮學習排程和專案控制的技術。這門106動態排程基礎(MSP2016)會是一個不錯的起點

後記:

為了幫助大家理解,本文用了十分簡化的案例。或許有讀友會質疑,真正簽約時設計師和施工部分可能是兩個分開的合約,各自有各自的deadline要遵守。但我這裡想表達的是,專案通常牽涉到多個主體,而且彼此間的工作是相互交錯的,唯有利用完整的時程追蹤才能釐清各自的績效和責任。

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3 則讀友回應

  1. Cristina 2016-07-21 16:05:52 第 3 則

    你好,看到这些课程都是线下的课程,有考虑增加线上的课程吗?我在广州,跑到台湾上课实在是太太太远了。非常建议你们出一些线上的课程,或者出售线下的课程视频!

    • Wenny 2016-07-25 11:57:40

      哈啰您好,我们有计划要增加线上课程,也欢迎您留下联络方式(姓名、E-mail、联络电话) 至info@ftpm.com.tw,若未来课程线上化后,我们会寄信通知您唷,谢谢!


  2. Scott Wu 2013-08-05 18:13:25 第 2 則

    還有一種在工作中常會遇到的情況, 以您的例子來舉例, 就是設計圖雖然如期完成, 但卻有錯誤, 造成後續施工期的延宕, 但責任卻常會怪到施工的人身上

    • Bryan Yao 2013-08-28 21:51:35

      最好的方法,就是將專案準時完工的責認同時讓設計和施工人員負擔,不過這是更複雜的KPI議題了。

  3. Kenny 2013-08-05 00:07:08 第 1 則

    誒~居然有沙發么~?
    潜了一年多的水這次冒個泡吧~
    說起專案排期就是一抹抹的眼淚啊,我在學校的項目里當PM+架構的角色,又要自己動手又要指揮,到最後過了dl責任還得歸我(因為我包攬了太多任務?問題是他們自己做不完的還要扔給我)
    以後長點心眼把責任白紙黑字寫下來好了

    • Bryan Yao 2013-08-28 21:47:20

      走過必留下痕跡,痛過比留下收穫!