什麼是「忙而不急」的上乘職場功夫?跟敏捷方法又有什麼關係?

什麼是「忙而不急」的上乘職場功夫?跟敏捷方法又有什麼關係?

一件「重要卻不緊急」的事情,被我拖了好一陣子,在死期將至之時,這件事情終於變成了「重要又緊急」的狀態(XD)!原本一直培養不出來的熱血,終於在自己逼自己設下目標,進入閉關衝刺的狀態之後出現了!連續幾天把自己的所有時間都聚焦在這個單一目標之後,終於在端午節連續假期之前完成了這件重要的任務!

「你卯起來做事還滿可怕的,六親不認、生產力其高無比,而且你龜毛的個性,最後做出來的品質也都還不賴!要是你每天都能像這樣就好了!」老婆這樣調侃了我一番…(^^!)

「吼!我當然知道這個道理啊!可是像這樣每天閉關工作十幾個小時,很累耶!怎麼可能每天這樣啦!會死人好嗎?這個連續假期我一定要出去走走、透透氣,好好放鬆一下,受不了了啦!」

結果,我們只是去某購物中心吃吃美食、逛逛誠品書店,看看書就很滿足了!結論:我們兩個真的還滿宅的!

說到逛誠品,我發現,好像被放在最靠近門口處來加強宣傳的,多半都是小說類的新書(其次是翻譯的商管類新書),這也讓我想起以前追港劇、追金庸小說時的青澀學生時代記憶。

閉關練功為哪樁?

在這些武俠劇或小說當中,我們常會看到一種劇情,就是各門各派的掌門人,為了要讓自己的武功能夠在短時間之內能明顯地大躍進,總會做出一件事情,那就是「閉關練功」!好像不做這件事情,武功就永遠都無法精進似的。於是,少林寺、武當派、峨嵋派,什麼阿狗阿貓派的,大家都來不定期閉關一下!

這些掌門人通常都會要求他的徒子徒孫們,務必要在他閉關期間,將出入口處守好,切不可讓閒雜人等任意闖入打擾,這樣掌門人才能心無旁騖、專心致志,練成神功!此外,要練成神功,也可能還需要搭配一些像什麼天山雪蓮之類的稀缺卻必要的資源才行。甚至連一些邪教魔頭要練成魔功也不例外,例如,射雕英雄傳裡頭的梅超風,為了要練九陰白骨爪,每天都需要好幾個活人來「使用」!

有趣的是,每當掌門人閉關之時,該門派似乎總會好死不死地剛好遇到一些重大的危機!比方說,某某邪教來踢館,要消滅或接管該門派之類的。

這下可好,能頂得住這個邪教挑釁的又往往只有正在閉關中的掌門人。不把掌門人拖出來救急嘛,門派就被人滅了,也就沒有門可以掌了。貿然闖進閉關區打擾掌門人嘛,又可能害他走火入魔、吐血重傷,那這樣也救不了自己的門派。那到底該怎麼辦?

的確,人生和工作就像是這樣,我們常常會在某些事情上陷入兩難!

戲劇或小說中,最後一定會有個深藏不露的無名小子突然冒出來,莫名其妙地就打敗了來踢館的邪教,成為解救該門派的英雄!然而,戲劇總歸是戲劇,現實生活和工作上,哪有這麼多的好運和英雄!

同樣是閉關,程度做法不相同

文章一開始我自己閉關的故事,其實跟職場上常見的戰情室(War Room)工作法沒什麼兩樣!這個做法的使用時機,通常是在專案遭遇到一些重大的瓶頸或狀況之時才會使用。例如,專案問題太多、太嚴重;專案時程開始延誤等。運作的方式則是,把專案所有的主要相關人等(如,專案經理、研發工程師、測試工程師等)和工作所需的儀器設備,都盡可能地都聚集在一間大會議室之內,大家在此近距離地合作互動,日夜不停地加班趕工,以解決重大問題或趕上進度。若有任何新的議題,大家也可以即時討論,立即得到解決方法或方向。團隊在需要做些重大決策之時,也能得到專案經理立即的回應和支援。

這種戰情室工作法,就像是高速的短距離百米衝刺,企圖在很短的時間內,讓專案團隊高度聚焦在某些少數但重大的任務上,以取得立即的效益和成果。可是,這樣高度聚精會神工作所消耗的能量是非常巨大的,想當然耳,這種做法是無法長久持續的!就像獵豹雖然可以瞬間衝刺到將近 120 公里的時速以捕殺獵物,可是為了避免因為體溫急遽上升而死亡,獵豹卻無法維持這種高速太久(僅約 200 公尺的距離),這就是大自然演化的定律!其實,我們人類也是一樣的!

敏捷式工作法則比較像是均速度的長距離馬拉松,在固定的距離(衝刺循環,Sprint)就有補給站可以稍做緩衝(展示與審查會議、回顧與改進會議),在不斷增速(改進團隊合作效率)的同時,也要考慮到能夠持續跑完整個賽程(專案生命週期)。它以「日常不加班」來換取「涵蓋整個專案生命週期的持續衝刺動能」,兼顧了短期衝刺的高效率和長期的可持續性 [註:「日常」的意思是,「偶爾」的特例還是會需要]。

既然戰情室方法是為了因應重大議題時才會使用的,那麼相關議題的狀態資訊也應即時更新在戰情室的牆面上(使用白板或便利貼都行),讓大家(包括團隊和主管們)都能對此一覽無遺,充分瞭解和掌握戰況,以給予必要的支援和協助。這種充分揭露專案狀態的高透明度做法,倒是和敏捷式方法的精神相同,只是其細節的揭露程度,不會像敏捷式那麼具體罷了。

想要團隊練就神功,就別任意破壞閉關

此外,我們之所以把專案團隊關在大會議室裡一起近距合作,目的就是希望專案團隊表現得像是「一個人」那樣,1 + 1 > 2,沒有多餘的內耗,就像上面武俠小說裡閉關練功的掌門人一樣。閉關中的敏捷團隊(掌門人)需要有能專注、不被任意打擾的環境,才能展現出超高的效率(練成蓋世神功)。

然而,組織當中一定會有許多意外事件或是新專案欠缺人力等事情發生(邪教來踢館),這些都會讓組織的中高階主管們想伸手去調動閉關中的團隊成員來因應,要他們同時兼顧兩三個專案(出關救門派)。雖然這是常見的兩難,但請務必深思這樣做的長期利弊與得失,會不會變成「賠了夫人又折兵」的窘境呢(掌門人被破關拉出來,不但神功練不成,還可能吐血身亡,連帶門派亦亡矣)?

這次逛誠品書局,恰巧看到本期《哈佛商業評論》也在談論敏捷式方法,封面主題為「組建敏捷大軍」。該專題作者群(包含 Scrum 敏捷式方法的創始者)認為,想打造能靈活應變的高效率企業組織,實施敏捷式方法是個答案。文中也提到,CEO(我認為還可以有其他具備決策權的高階主管)的直接支持更是敏捷式方法的成功關鍵因素。此外,光靠「一支」敏捷團隊是不夠的,要建立很多敏捷團隊的「大軍」才能徹底改造企業組織!

練就神功的敏捷團隊,不用日夜加班,照樣能定期產出最符合客戶當下需要的功能(或服務)。而漸進式且越來越快速的產出,能讓團隊悠遊自得地順利完成專案,就好像一位練就太極神功的武當掌門人一樣,套路看似虛無飄渺,柔弱無力,實則四兩撥千斤,招招致命!忙而不急,才是上乘的職場功夫!

如果企業組織能夠擁有多個武當掌門人(厲害又團結的敏捷式團隊)在手上,又何愁那武林盟主的寶座不為你的囊中之物?

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盧鄭麟 William Lu

盧老師曾任HTC軟體專案經理團隊主管,掌管上百個智慧型手機軟體專案(包含全球首款WiMAX 4G手機),總出貨量超過 1,500 萬支。亦曾於趨勢科技、友立資訊、華康科技、文生真空科技等企業擔任研發部門主管、產品經理,以及總經理室協理等職務,領導軟體研發團隊與管理專案之實務經歷超過20年。 盧老師在教學上善於利用遊戲化教學,將真實情境轉換為模擬個案,引導學員透過動手實作來學習管理知識。授課經驗包含兩岸多家知名企業,例如台達電子、華碩電腦、揚智科技(台北/上海/珠海)、久元電子、飛宏科技、宜鼎國際、精技電腦、震旦集團、南僑集團 (上海)、杏輝醫藥集團、新北市政府等。

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