管理藝術(一)之 拉高視野、見林但不見樹

管理藝術(一)之 拉高視野、見林但不見樹

前篇提到,我覺得對於專案成功有幫助,而所有專案負責人都該嘗試培養的一些偏向藝術性的處事方法:

- 拉高視野、見林但不見樹
- 平衡需求、別想討好所有人
- 重點掌握、如何抓大放小
- 主動發現、爭取前置時間
- 降低風險、弭禍於無形之中
- 醜話先說、對事但不對人
- 品質管制、追求標準、一致、與穩定
- 降低流言、合適的訊息分享
- 沒有英雄、人員培育與接班計畫
- 避免發散、一切都跟收斂有關
- 歷史借鏡、能重複應用的才有價值

這次要談第一項,拉高視野、見林不見樹

我一直相信,不管你是學甚麼專業、做甚麼工作、處在怎麼樣的年紀,最需要自我培養的能力,恐怕都是「掌握全貌」的做事方法。 因為若你能有這樣的思維,你就可以進一步培養我前一篇所提的幾個「管理上的藝術特質」;甚至也可以大幅提高你做事「命中目標的正確率」。

有些人雖然做事很認真、很努力,但因為方向常常抓不對,只把注意力放在一兩步的距離之遙。 在這情形下,事倍而功半還算好;更慘的,往往是努力半天得到的結果卻南轅北轍,那才是最傷腦筋的。

古人說見樹不見林,是批評做事時只專注眼前而忽略了整體上的影響。 所以呢,任何人其實都應該培養「見林而不見樹」的能力。 不過呢,不見樹並非要你不管小事,而是要在不管怎麼樣的情境下,都要優先掌握大方向。 然後再來根據情境判斷來決定你到底要立刻處理到怎麼樣程度的小事。

就拿我們公司資訊副總Chris來講好了。 你若去找他問問題,比方說某個軟體的特定功能該怎麼用。 十之有八九他是不會直接教你的。他會先反問你說:「你打算要幹嘛」。 非要你詳詳細細的把你到底想幹嘛,又為何想找出那功能的原因講清楚了,他才會願意回答你。 有些人可能會不太習慣,想說「我不過只是要知道怎麼貼圖到Wiki上啊,幹嘛不直接回答我就好」。

但你若思考看看,就會發現他的做法是有必要性的。 因為你「以為」需要的功能,未必是解決你問題的最佳方法。 我們都不是軟體專業的人員,我們「想像」某個問題可以透過一個「功能」解決,但有可能這其實是很繞路的做法。 若Chris清楚需求之後,就可以從森林的層級告訴你是否還有更佳的解決方式能滿足你的需要(很可能需要的不是軟體)。 所以呢,他才會先反問你到底想幹嘛。 等確定兩邊都有相同的認知(林的邊界)了,才具體談論功能(樹的層級)要怎麼用。

這就是跳脫框架,見林不見樹,並且不讓你被既有的東西限制了你的想像力。 (這概念之前在水平思考那篇也談過。 可以參照這裡。)


這在做任何事情上都是必要的能力。 那當然,專案上面更是如此。 你一定要讓自己處在一個「可以看到整座森林的高度」。 要達到這樣的高度,有兩個要點你該試著掌握。 首先,你要能不斷的了解所有人的需要,而且在這其中取得平衡(這是一個極度藝術的東西)。 另一個,就是你要能清楚認知「目前狀況的全貌 」(這就兼具技術與藝術了)。

如何平衡這件事情我留在下次再講,這次先談掌握全貌。

全貌有很多方法可以掌握,簡單的方法可以是「一份清單」。 清單其實是個好用的全方位工具。 你可以用來統計手上到底有哪些文件、或用來記錄事情的來龍去脈、或算產品的數量、或掌握資產負債狀況、甚至,當然就是確認手上要處理的工作有哪些? 這也是為何跟我一起工作的人會發現,我很在意「總表」這東西。 因為沒有一個全貌的資訊時,你告訴我細節做的再好,老實說我都是無法相信事情是妥當的。

回到「工作清單」這東西。 這在我處理一些沒有時間壓力的事項時,我多會把所有該做的事項列成一個詳細的清單。 工作清單的好處是:簡單易學、速度快;不用太多訓練誰都可以做到一個堪用的程度。 而且你可以記錄哪些做完、哪些還待處理;進行中有些調整與變異時也很容易變動。 任何人問你狀況,或是你自己要做調度與調整時,打開來一看,你就可以輕易掌握全貌。

舉例來說,下面這張圖,是我對於SOFA PM部門想要陸續加入的管理規則的工作清單一角。 有些做完的,就會被打勾畫條刪除線,而還沒做完的那些就會很顯眼的留在清單上一直提醒我。

列表

列成這清單後,這讓自己,還有所有人可以很清楚看到我的規劃,那我要分配工作時也較容易。 還有一個好處,在於協助我之前有提過所謂筆尖思考這件事。 當你自己邊想邊分類的寫下你的工作規劃時,你就是在進行一種思考過程。 這讓你可以確認你原始想法是否周延,有沒有漏掉甚麼、或是有沒有窒礙難行之處。 而更重要的事情是,當你有詳細的全貌時,你就比較有時間思考如「現在A事項好像可以緩一下,要不要先把C事項做完」;或是「目前即將要開始的新專案最需要X規則,是不是先把那個規畫出來」。 這樣就不會只看到某一兩樣事情,而太過專注、導致於重要的事情反而忽略了。

像上面這樣的一個清單,你其實有很多方法可以做。 可能用任何做Check list或是心智圖的工具(Visio也可以),再不然,Outlook也有工作清單的功能。 像我自己就用Outlook來做日常生活管理。 尤其因為還可以跟手機或是PDA同步,隨時就能確認每日的應辦事項。

就算這些你都嫌麻煩,你最少可以拿個筆記本,把所有該做的事情分門別類的寫下成一個清單。 等有完成後,就把該事項勾選起來或是畫線刪除,這其實也是一個能讓你能快速掌握全貌的方法。

至於若是個有「時間壓力」的專案,你應該要更進一步。 把所有應交付的工作,發展成一份完整的專案Schedule。

舉例來說,下面是目前我在首映創意股份有限公司,帶MuMu第五季專案 Storyboard的總時間。 
專案規劃(P6) 

而加號點開後,每項交付項目還可以繼續展開看到細節資訊:如花多少時間、前後關係、誰製作、該投入多少時數等。
專案規劃,展開後


這比純粹的工作清單更精細,而這有幾個目的。

首先,專案的時間壓力通常很急迫,一分一秒都希望能節省下來。 如果純粹只適用人腦判斷,很可能會有誤判的情勢發生。 以為只要一下就能做完的,真正你詳細思考過才會發現並非如此。

再來,詳細的電腦規畫讓你在專案開始前就能模擬一些情境。 這些情境包含了有如製作方式、人員的數量、哪些先做、哪些後做、接不接的上後面的Team、接不上或是人數不足那工作該外包還是自製、有沒有足夠時間滿足所有要求等等。

有人說,計畫趕不上變化。 確實如此,案子真的開始之後多的是變數會發生。 有人生病、有人離職、原來預估的時間太短、原來預估的需要變了、有人做的慢、有人達不要要求、等等各式各樣的狀況。 也因此,如果一開始「紙上談兵」的模擬,都無法讓人覺得有信心順利完成時,那根本不用開案就知道將來案子會亂七八糟的啦。

另一個重要的目的,則是希望在案子進行中,能快速的發現哪邊有問題。 甚至能盡早跳進來處理。 這部分就涉及之前跟大家提過的CPM(要徑法)或是CCPM(關鍵鍊排程法)。 這些技術部份的概念不難,基本上就是把所有工作的相依性連結起來後,就能知道前面必須要先做的一些工作如果延遲完成下,到底對於後面,甚至於整個專案產生怎麼樣的影響。

專案網圖

(上圖,第57集Storyboard要等哪些工作完成後才能開始。 方便開始後監控各項工作進度,並評估對於Storyboard的影響)

在Eric的小說連載裡,我也有貼一張類似這概念的示意圖,這裡再貼一次。

要徑概念圖

這都是同樣的目的,讓我們了解匯集作業的風險,以及前後的狀態變動。

這些都是Schedule這件事情的核心目的:讓專案負責人可以迅速對專案有個全貌的了解與掌握。 但這些真的都只是基礎,如果你對專案運作有興趣,這是必須要會的基本技能。 因為唯有基本技能掌握好,再來才有可能學些更「藝術性」的東西。 比方說,你要放Buffer放在哪裡最好? 你要如何發現危險? 你要如何用手邊資料說服他人? 你如何加速某一段你覺得有危險的製程? 你知道案子開始之後一定會有意外,哪裡該多派一個人? 甚至涉及對外的業主與承包商時,你如何證明自己的思慮周延? 如何預見問題可是別人都置之不理時的自保(包含保護自己公司)? 這些都是管理上藝術性之處。 可是你要到達那一境界,你首先要先能站到制高點,要「見林不見樹」。(這些軟性的東西之後,我會再回頭來談)

就像個運籌帷幄的將軍,要站在制高點上看問題。 哪條線推進緩慢了,你要如何派人支援;哪條線似乎要潰敗了,你預先評估要死守、甚至放棄轉進? 唯有全面掌握,才有可能贏得整場戰爭。

反過來,你當然也可以非常的貼近盤面。 但這時候,你就只是扮演一個小兵甚至排長。 自己的戰線或許打了勝仗,可是若整個戰役是輸掉了,那也是沒意義的。

 

突然想到,男女朋友吵架也是一樣的喔。 你如果不清楚你跟這人長期目標是甚麼時,你可能暴怒下講出難聽的話,或是咄咄逼人非要贏這場吵架。 但反過來想想,贏了一場吵架有甚麼意義? 如果贏得一場吵架的勝利,但整段關係卻搞砸了,不就失去意義了?

所以,在任何事情上,都要想辦法拉高自己觀察高度,盡量想辦法先掌握問題的全貌。 當你想的透徹、看的廣、掌握的資料越完整下,才越能做出正確的判斷,也才越能事半功倍!

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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3 則讀友回應

  1. 白瑜 2016-07-31 11:26:34 第 3 則

    嘿嘿,謝謝張大哥的文章!每次都讓小弟獲益不淺,光是讀一篇文章就有很多東西可以思考琢磨了!

  2. 白瑜 2016-07-31 11:26:30 第 2 則

    嘿嘿,謝謝張大哥的文章!每次都讓小弟獲益不淺,光是讀一篇文章就有很多東西可以思考琢磨了!

  3. 定融 2009-09-02 21:53:42 第 1 則

    您好,請教一下,您在文章中所用的清單圖是用什麼軟體做的呢? 我也想要有一個那樣的軟體來做工作清單.
    謝謝您的幫助.

    • Joe Chang 2009-09-07 10:39:54

      叫做Check List Pro