「只溶你口,不溶你手」的管理哲學

20110701_MM

上週在客戶那邊開了個長長的會,有多長?大概可以把「魔戒三部曲」看過一遍那麼長。內容也跟精靈族的咒語一樣深奧,基本上就是關於PMIS(專案管理資訊系統)和ERP(企業資源規劃系統)之間的整合。不過今天不是要來談這嚇人的技術問題(這些know-how我可是要收錢的!my precious!),而是在會議中有段激烈的討論,牽涉到管理的哲學和心理問題,因此想跟各位分享一下。

先交代一下當天狀況好了:客戶那邊有位很優秀的主管,應該是財務方面的背景,對數字的要求很嚴謹,根據她的期待,專案管理的報表裡面,應該要和財務報表一樣,包含詳盡的成本和營收資訊,這樣才能發揮軟體最大的功效,否則隨便找個軟體畫畫bar chart就算了。話是沒錯,但我也提醒她,電腦是死的,Garbage in, garbage out!真正關鍵的是,使用者有沒有這麼多時間精力去蒐集那麼多的資訊(收據、發票、採購單、工時單、簽收單族繁不及備載),而且還能保持正確性。我們事前就知道他們的Project Team是長期處在人力吃緊的狀況下,因此我們提出了一個替代方案,用很簡單的權重評分方法,就可以大致看出專案的成本和進度的績效,不過顯然,我無法說服這位主管。正在我像個哈比人因沮喪而發呆時,我突然靈光一閃,想起最近看到的一篇文章……

======= 偶有註明出處不要告我分隔線 =======

這篇文章來自Fast Company雜誌2010年3月的一篇Business Advice From Van Halen(來自范海倫樂團的商業建議),作者是Chip Heath和Dan Heath兩兄弟,哥哥是史丹福商學院教授,弟弟是一間多媒體公司的創辦人。為什麼我會找到這篇文章呢?因為上次的PMIS研討會現場免費贈送過期的「經理人」月刊,我隨手翻閱,立刻就被這篇文章吸引,只能說一切都是緣啊!

這篇文章舉了幾個很棒的例子,都在說明「見微知著」的道理和重要性。

第一個例子,是美國公立高中的輟學問題。據說美國的公立高中生輟學率將近50%,也就是說,只有一半的學生會唸到畢業,很扯。約翰霍普金斯大學有個研究計畫,目的是看能不能提早辨識出可能會輟學的族群,以便事先預防(好比用腳鐐把學生固定在椅子上之類的XD)。研究人員花了相當大的工夫,針對性別、種族、年齡、宗教等因素進行分析,都無法有效定義出這族群。最終的結果卻出乎意料的簡單:初中時(美國是七、八年級)愛蹺課的,就是高中輟學的高危險群。他們把樣本學生八年級的出勤記錄拿來分析,發現平均每5天就蹺課1天的死小孩,升上高中後輟學的比率是78%。這樣的相關性高的驚人,而且根本不需要什麼複雜的科技,只要及早鎖定這些特別愛蹺課的初中生,先把他們海扁一頓,不對,先把他們輔導一頓,未來升上高中後就比較不會半途而廢。

見微知著Take 2。流行性感冒會死人的,每次大爆發,都會引起不小的恐慌。所以醫界多年來也一直試著找出流感爆發的先兆,以便及早因應。這看來是個很複雜很專業的問題,大概只有學公衛或是流行病學的專家才有辦法解決。事實上,你想像的到嗎,這答案竟然在2008年被一位Google的高階主管發現!如果突然間很多人上Google搜尋”flu”或是”influenza”這幾個跟流感的關鍵字,一到兩週後,有很高的機率流感真的會大爆發,很神!我在想,如果動物界也會用Google,我們應該可以以同樣的方法來預測地震!

有時候甚至跟數字無關的訊息,也透露出一些先機!我不是重金屬的樂迷,但我也聽過Van Halen(范海倫)這個團(Guitar Hero有他們的曲子)。聽說這個團體的難搞在音樂界是出了名的,如果你想請他們來開演唱會,他們會先要你簽署一份密密麻麻像電話簿一樣的合約,其中還包含一條惡名昭彰的126條款:「演唱會後台必須備妥一盆M&M巧克力,裡面要有各種顏色,但不能有咖啡色的巧克力。如果違約,樂團將保留取消演唱會的權利,而且主辦單位仍須支付酬勞。」

這個條款是Van Halen的主唱David Lee Roth定的,除了耍大牌外,你猜得到他定這條款的原因嗎?

其實,大型演唱會的作業真的十分複雜,我曾經看過王菲演唱會的後台,各式各樣的機具設備,錯綜複雜的線路,各種專業人員忙碌地穿梭其中,令人歎為觀止!Van Halen樂團在1980的全盛時期,每年有數十場表演,每次表演至少有9台18輪大型貨卡隨行,為了達到高水準的演出,他們的合約中有非常詳盡的需求,好比每隔多遠要有多少插座,插座的電壓和電流承載各是多少,每個插孔要能承受多少安培等等(這有必要,之前就聽過有人在演唱會中被電擊)。主唱Roth在他的自傳裡說:開演前,根本不可能一一檢核每個細節,這時最好的方法就是,去後台檢查那盆M&M巧克力,一旦發現咖啡色的,他就會要求全部工作人員暫停工作,開始全面複查所有的線路。「我保證當中一定有錯誤」他寫道,「他們根本沒有讀合約……有時候那可是會摧毀整場表演的。」

其實這盆M&M巧克力就是整個專案的「預警系統」,如果巧克力不對,很可能暗示了主辦單位的辦事態度,如果連這麼特殊(卻容易執行)的條款都沒有注意到,那其他繁雜的事項多半也是敷衍了事。這讓我聯想起知名的「破窗理論」,一棟建築物有一扇窗子被打破了久未換新,就暗示了這整個區域是個三不管地帶,根據經驗,各類的犯罪就會緊接著發生。我認為優秀的管理者的厲害之處,就是替組織或流程建立一套「M&M管理機制」,也就是盡量用最簡單可行的方法,達到最佳的預警功能。

======= 神遊結束回企開會之分隔線 =======

現在場景從演唱會舞台又跳回客戶的會議室。我真的好想把這個M&M的故事講一遍給客戶聽,讓他們知道,真正好的管控制度,應該要做到「見微知著」,「一葉知秋」,而不是耗費龐大人力和資源,過度鑽研在沒必要的數字資料。套用3C的術語,就是C/P值(價性比)要高才是王道。這時剛好瞄到一位客戶腰間的車鑰匙,我靈機一動,就說:好的監控系統就該像汽車的油表,當指針指到最後一格,我就知道差不多該加油了,要是紅燈亮起,我就知道立刻得加油。要達成這樣的效果,並不需要精準地顯示還剩多少公升汽油(即使顯示,效果搞不好更差)。

不知道這樣的比喻夠不夠好,但我看到一位客戶頻頻點頭,一開始提出異議的主管則陷入沉思,我希望他們有抓到我的意思。後來想想,這個M&M的故事也只適合在部落格講,要是開會時講給客戶聽,以後簽約都要我們弄這樣一盆巧克力,Joe和其他同事應該會跟我翻臉吧!

 

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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33 則讀友回應

  1. 趙谷峰 2013-02-23 21:20:19 第 33 則

    很精闢的比喻,我喜歡

  2. 梁睿紘 2013-01-25 23:18:40 第 32 則

    ======身受其害的受害者==========
    呵呵!.....

  3. 土豆 2012-08-15 15:36:05 第 31 則

    這篇文章 被分享在我公司的專案管理討論區裡面 哈哈!

    • Bryan Yao 2012-08-15 22:42:21

      你們公司還有專案管理討論區喔,不錯嘛!

  4. Ricard 2012-02-13 10:53:15 第 30 則

    態度決定命運, 細節決定成敗
    M&M的原理就是檢視執行者對細節的尊重程度, 如果連挑出咖啡色的巧克力都做不好, 其他的就更有問題了, 這就是心態及細節的問題。

  5. Vintomba 2011-08-02 23:25:13 第 29 則

    如何簡化工作重點,並發揮20/80法則的效率,才是重點。但現實面就是,政治上,大家都想要強調自己的value,到底對公司最好的是什麼,反而變為次要。

    • Joe Chang 2011-08-03 11:17:00

      我是覺得兩者要平衡
      過分偏某一方向的,其實都是極端
      極端就不容易持久
      也不容易獲得別人認同