白馬非馬,專案經理非經理?談「小PM」的定位

白馬非馬,專案經理非經理?談「小PM」的定位

上週一個人走在路上,突然有人從背後拍我肩膀:「嘿!姚經理,好久不見啊!」回頭一看,是多年前的一位老同事,離職後就再也沒有碰面,當下隨意寒暄幾句,沒什麼特別,只是很久沒被叫「經理」了,讓我小有感觸。

其實,當年我真正的職稱是「專案經理」,因為我上面還有個「專案總監」,也就是所謂的大PM,我的職權其實很有限,主要就是一個協調者的角色,連員工請假和一千元以上的零用金我都不能批,所以我那時認為「專案經理」應該不能算經理,跟公司其他部門經理在權責上還是有所區別的,但當時的同事各個都是有禮貌的好青年,大家「經理、經理」叫個不停,我體察他們一片赤誠,也就順勢把這頂高帽給戴上了。

以前讀書時讀到戰國時代名家的代表人物公孫龍有「白馬非馬」之論,當時覺得這不過是種詭辯+鬼扯,不過,我倒是認為「專案經理非經理」在不少狀況下還真的是事實(各位PM承認吧你!)。尤其在功能性組織或是弱矩陣組織中,所謂的專案經理,跟真正有能力進行決策或是調度資源的部門經理相比,嗯,還是不要比了!

以功能性部門(會計、生產、研發)為主軸的功能性組織或是弱矩陣組織中,雖然也會有專案的存在,甚至也會指派一位專案經理(姑且簡稱小PM),但真正的資源和決策權,還是掌握在其他功能性主管的手中。專案經理僅被設定為橫向溝通和回報的橋樑(其實這也不簡單喔!),這也就是很多PM準備PMP時,發現PMBOK裡寫的東西有80%和自己無關,尤其是預算、採購、人資這類事務。以前補習班常常大喊PMP平均年薪11萬美金,他們沒告訴你的是,那些高薪的PM多半是專案型或強矩陣組織中的「大PM」,這類PM能調動的資源,恐怕不輸給中型公司的CEO。一年拿個11萬美金,還好啦!

好吧,冷水就澆到這兒!

看了以上的評論就把「小PM」的地位貶的一文不值,那又太極端了。

PM無論在哪一種組織中,都是技術職轉進管理職的一個重要過程。先不論你擁有多少權力,但至少你站在一個制高點,看到整個專案的運作。我相信再怎麼樣位高權重的人,還是會遇到力有未逮的時候,就算是馬英九、歐巴馬,要推動政策也是得搞定國會、媒體、反對黨、甚至還有「網友」、「鄉民」。我跟你打賭,這兩位總統回到家多少也會跟老婆哭訴:「都是那些豬頭啦,總是看我不順眼,這樣我要怎麼做事?叭啦叭啦…」,就跟每位PM抱怨的是一模一樣。我們往好處想,如果連個沒啥權力的小小PM妳/你都能游刃有餘,將來取得更多權力時,一定更能長袖善舞。

怎樣才能做到一個稱職的「小PM」?想到這個問題,我心中出現一幅「海賊王」的場景(也可以想像「加勒比海盜」):一群人乘著帆船,朝遠方航行。船頭站著帥氣的船長,不過那不是你,那是你偉大的客戶或全能的老闆(獨眼+斷臂,挺搭的)!船長身後有高聳的桅杆,頂端有個瞭望台,有沒有看到一個瘦小可憐的傢伙拿著望遠鏡向遠處眺望?那就是了,這個「瞭望員」就是我心目中小PM的形象。

這個瞭望員的工作基本上只有兩項:

1. 觀察前方狀況
2. 必要時通報船長及所有船員

有當過海賊的人應該都知道,這差事並沒有字面上看起來那麼Easy,否則就不會有「鐵達尼號」的故事了。(誰當過海賊啊?!)

光是「觀察前方狀況」,就包括很多層面,像是遠方的天空有沒有烏雲(專案外部環境)、地平線上是否出現陸地或燈塔(專案目標)、還有海平面上有沒有暗礁或障礙物(專案風險)等。身為一個專業的瞭望員,「客觀性」是非常重要的。如果你跟我一樣喜歡看探索UFO的節目,你會知道歷史上曾有好幾次飛行員空中目擊飛碟的記錄,這些飛行員對塔台的描述大概是這樣的:「呼叫塔台,我目擊到11點鐘方向,距離2英哩處,有一金屬色澤的碟形漂浮物體,直徑估計90英呎,快速自轉並閃爍紅色光點…」

你看,冷靜又客觀,真正酷!而沒受過訓練的一般人多半會大呼小叫:「天啊!塔台,前面有飛碟啊~」這樣除了造成地面人員的緊張外,並沒有提供任何有用的訊息!從空中再回到海上,假設今天你自己就是帥氣船長,結果負責瞭望台的傢伙一下說看到美人魚、一下又說前方出現幽靈船,過一會又說哎呀!媽祖顯靈啦!你應該很想把桅杆砍斷讓他摔下來吧。

「客觀」跟「專業」是互為表裡的,你要具備一定的專業,才能展現客觀,同樣的,沒有客觀的態度,也很難展現專業。

那小PM的專業是什麼?要怎麼客觀?其實,就是面對問題的時候,試著去評估這個事件對專案範疇、時間、成本、人員、品質、合約各面向所造成的影響,然後把這些訊息回報給主事者,讓「船長」來裁奪。就像飛行員冷靜地目測不明物體的特徵一樣。

依據我個人的觀察,「能做到」,甚至知道自己「該做到」這些的PM還真是少數,多數還是習慣於本能反應,客戶要求變更,憑感覺就回答YES or NO,而沒有花時間分析,並把結果回報給客戶讓客戶取捨。覺得專案人手不足,就找機會跟上級要人,而沒有好好釐清整個人力配置,範疇、成本等問題,供老闆參考取捨。我並不是說,妥善的分析就會讓客戶收回變更,讓老闆要人給人,但要是做不到這些,就不能說自己是個專業的PM。

關於「專業」與「客觀」的重要性,我想舉台電公司的核能宣導為例。先不論台電在核四興建上的立場是什麼,他們以往的宣傳操作,個人認為還挺失敗的,原因就是缺乏「客觀」與「專業」。他們在電視廣告和海報上常提倡核能是乾淨廉價的能源,核能可以振興經濟發展,核能可以促進環保,這些都是帶有強烈「主觀」立場的說詞,感覺比較是試圖洗腦,而不是提供資訊作為公評。

這樣的宣傳很快會讓人聽而不聞,心想:「反正你台電就是支持核能的,也不用多聽你講什麼!」加上日本海嘯一來,更將這些立場的基礎掏空了。我本身不是反核者,我只是認為,如果台電站在更專業的立場,不要試著幫老百姓做決定,只專注於提出更多「客觀」的資訊作為判斷依據,這樣反而更能影響輿論。這也是我認為小PM這個角色在企業中該有的定位。

此外,所謂客觀地傳遞資訊,並不是把聽到看到的原封不動地轉出去。我偶而會接到來自客戶的電話,內容大概像這樣:「請問一下你們公司兩年前來裝過一套軟體,當時的電腦是什麼樣的配備?」這種不知所云的問題,一聽就知道多半是年輕助理替他們的主管打的。當我回問說你們到底遇到什麼樣的問題,對方也說不清楚,搞了半天,還是得把主管請來跟我通話,原來是公司電腦的作業系統升級到Windows 7,他們只想確認之前買的軟體能否支援。如果我的員工,對工作的來龍去脈,整個任務的目的,抱持著漠不關心的態度,只想一個口令一個動作地執行,我會非常傷腦筋。

如果你是個小PM,在技術上,你不是團隊裡主導技術的人,在管理上,你指揮調度的權力也很有限,也就是說,你既不是發號施令的船長,也不是開船的舵手,你就該好好當個瞭望者的角色。要對整個專案瞭若指掌,這時候一些專案規劃的技巧,模擬軟體的使用會對你有些幫助,更關鍵地,要能好好思考專案金三角彼此牽制的關係來掌握全貌,這些都是像是「望遠鏡」,能幫助你看的更遠。隨著專案的進行,試著預見下一步會發生的問題,並且提供客觀的資訊給決策者,真能做到這樣,「小PM」這個角色將會是你的強力跳板,幫助你離心中的寶藏更近一步。


如果你想要了解專案管理的核心觀念,也歡迎你參考【101專案管理一日特訓班(7PDU)|專案管理課程】,這堂課不強調 PMP 證照考試的相關內容,而是更深入專案管理的核心觀念。

不僅會有 PDU 點數,更能幫助你建構更扎實的專案管理基礎。

本站所有文章未經事先書面授權,請勿任意利用、引用、轉載。