白馬非馬,專案經理非經理?談「小PM」的定位

20110621_Jack Telescopes

上週一個人走在路上,突然有人從背後拍我肩膀:「嘿!姚經理,好久不見啊!」回頭一看,是多年前的一位老同事,離職後就再也沒有碰面,當下隨意寒暄幾句,沒什麼特別,只是很久沒被叫「經理」了,讓我小有感觸。其實,當年我真正的職稱是「專案經理」,因為我上面還有個「專案總監」,也就是所謂的大PM,我的職權其實很有限,主要就是一個協調者的角色,連員工請假和一千元以上的零用金我都不能批,所以我那時認為「專案經理」應該不能算經理,跟公司其他部門經理在權責上還是有所區別的,但當時的同事各個都是有禮貌的好青年,大家「經理、經理」叫個不停,我體察他們一片赤誠,也就順勢把這頂高帽給戴上了。

以前讀書時讀到戰國時代名家的代表人物公孫龍有「白馬非馬」之論,當時覺得這不過是種詭辯+鬼扯,不過,我倒是認為「專案經理非經理」在不少狀況下還真的是事實(各位PM承認吧你!)。尤其在功能性組織或是弱矩陣組織中,所謂的專案經理,跟真正有能力進行決策或是調度資源的部門經理相比,嗯,還是不要比了!

以功能性部門(會計、生產、研發)為主軸的功能性組織或是弱矩陣組織中,雖然也會有專案的存在,甚至也會指派一位專案經理(姑且簡稱小PM),但真正的資源和決策權,還是掌握在其他功能性主管的手中。專案經理僅被設定為橫向溝通和回報的橋樑(其實這也不簡單喔!),這也就是很多PM準備PMP時,發現PMBOK裡寫的東西有80%和自己無關,尤其是預算、採購、人資這類事務。以前補習班常常大喊PMP平均年薪11萬美金,他們沒告訴你的是,那些高薪的PM多半是專案型或強矩陣組織中的「大PM」,這類PM能調動的資源,恐怕不輸給中型公司的CEO。一年拿個11萬美金,還好啦!

好吧,冷水就澆到這兒!

看了以上的評論就把「小PM」的地位貶的一文不值,那又太極端了。PM無論在哪一種組織中,都是技術職轉進管理職的一個重要過程。先不論你擁有多少權力,但至少你站在一個制高點,看到整個專案的運作。我相信再怎麼樣位高權重的人,還是會遇到力有未逮的時候,就算是馬英九,歐巴馬,要推動政策也是得搞定國會、媒體、反對黨、甚至還有「網友」、「鄉民」。我跟你打賭,這兩位總統回到家多少也會跟老婆哭訴:「都是那些豬頭啦,總是看我不順眼,這樣我要怎麼做事?叭啦叭啦…」,就跟每位PM抱怨的是一模一樣。我們往好處想,如果連個沒啥權力的小小PM妳/你都能游刃有餘,將來取得更多權力時,一定更能長袖善舞。

怎樣才能做到一個稱職的「小PM」?想到這個問題,我心中出現一幅「海賊王」的場景(也可以想像「加勒比海盜」):一群人乘著帆船,朝遠方航行。船頭站著帥氣的船長,不過那不是你,那是你偉大的客戶或全能的老闆(獨眼+斷臂,挺搭的)!船長身後有高聳的桅杆,頂端有個瞭望台,有沒有看到一個瘦小可憐的傢伙拿著望遠鏡向遠處眺望?那就是了,這個「瞭望員」就是我心目中小PM的形象。

這個瞭望員的工作基本上只有兩項:

1. 觀察前方狀況
2. 必要時通報船長及所有船員

有當過海賊的人應該都知道,這差事並沒有字面上看起來那麼Easy,否則就不會有「鐵達尼號」的故事了。(誰當過海賊啊?!)

光是「觀察前方狀況」,就包括很多層面,像是遠方的天空有沒有烏雲(專案外部環境)、地平線上是否出現陸地或燈塔(專案目標)、還有海平面上有沒有暗礁或障礙物(專案風險)等。身為一個專業的瞭望員,「客觀性」是非常重要的。如果你跟我一樣喜歡看探索UFO的節目,你會知道歷史上曾有好幾次飛行員空中目擊飛碟的記錄,這些飛行員對塔台的描述大概是這樣的:「呼叫塔台,我目擊到11點鐘方向,距離2英哩處,有一金屬色澤的碟形漂浮物體,直徑估計90英呎,快速自轉並閃爍紅色光點…」,你看,冷靜又客觀,真正酷!而沒受過訓練的一般人多半會大呼小叫:「天啊!塔台,前面有飛碟啊~」這樣除了造成地面人員的緊張外,並沒有提供任何有用的訊息!從空中再回到海上,假設今天你自己就是帥氣船長,結果負責瞭望台的傢伙一下說看到美人魚、一下又說前方出現幽靈船,過一會又說哎呀!媽祖顯靈啦!你應該很想把桅杆砍斷讓他摔下來吧。

「客觀」跟「專業」是互為表裡的,你要具備一定的專業,才能展現客觀,同樣的,沒有客觀的態度,也很難展現專業。那小PM的專業是什麼?要怎麼客觀?其實,就是面對問題的時候,試著去評估這個事件對專案範疇、時間、成本、人員、品質、合約各面向所造成的影響,然後把這些訊息回報給主事者,讓「船長」來裁奪。就像飛行員冷靜地目測不明物體的特徵一樣。依據我個人的觀察,「能做到」,甚至知道自己「該做到」這些的PM還真是少數,多數還是習慣於本能反應,客戶要求變更,憑感覺就回答YES or NO,而沒有花時間分析,並把結果回報給客戶讓客戶取捨。覺得專案人手不足,就找機會跟上級要人,而沒有好好釐清整個人力配置,範疇、成本等問題,供老闆參考取捨。我並不是說,妥善的分析就會讓客戶收回變更,讓老闆要人給人,但要是做不到這些,就不能說自己是個專業的PM。

關於「專業」與「客觀」的重要性,我想舉台電公司的核能宣導為例。先不論台電在核四興建上的立場是什麼,他們以往的宣傳操作,個人認為還挺失敗的,原因就是缺乏「客觀」與「專業」。他們在電視廣告和海報上常提倡核能是乾淨廉價的能源,核能可以振興經濟發展,核能可以促進環保,這些都是帶有強烈「主觀」立場的說詞,感覺比較是試圖洗腦,而不是提供資訊作為公評。這樣的宣傳很快會讓人聽而不聞,心想:「反正你台電就是支持核能的,也不用多聽你講什麼!」加上日本海嘯一來,更將這些立場的基礎掏空了。我本身不是反核者,我只是認為,如果台電站在更專業的立場,不要試著幫老百姓做決定,只專注於提出更多「客觀」的資訊作為判斷依據,這樣反而更能影響輿論。這也是我認為小PM這個角色在企業中該有的定位。

此外,所謂客觀地傳遞資訊,並不是把聽到看到的原封不動地轉出去。我偶而會接到來自客戶的電話,內容大概像這樣:「請問一下你們公司兩年前來裝過一套軟體,當時的電腦是什麼樣的配備?」這種不知所云的問題,一聽就知道多半是年輕助理替他們的主管打的。當我回問說你們到底遇到什麼樣的問題,對方也說不清楚,搞了半天,還是得把主管請來跟我通話,原來是公司電腦的作業系統升級到Windows 7,他們只想確認之前買的軟體能否支援。如果我的員工,對工作的來龍去脈,整個任務的目的,抱持著漠不關心的態度,只想一個口令一個動作地執行,我會非常傷腦筋。

如果你是個小PM,在技術上,你不是團隊裡主導技術的人,在管理上,你指揮調度的權力也很有限,也就是說,你既不是發號施令的船長,也不是開船的舵手,你就該好好當個瞭望者的角色。要對整個專案瞭若指掌,這時候一些專案規劃的技巧,模擬軟體的使用會對你有些幫助,更關鍵地,要能好好思考專案金三角彼此牽制的關係來掌握全貌,這些都是像是「望遠鏡」,能幫助你看的更遠。隨著專案的進行,試著預見下一步會發生的問題,並且提供客觀的資訊給決策者,真能做到這樣,「小PM」這個角色將會是你的強力跳板,幫助你離心中的寶藏更近一步。

 

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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19 則讀友回應

  1. David Lan 2015-01-26 11:12:12 第 19 則

    個人的工作上也算是一個小PM,會去瞭解專案的進度及情況,定時往上回報,

    而如果有額外需求時,我會請長官不要立即就承諾,至少給大家一個分析的空間,

    這樣也可以緩和工作量,但有時力不從心,建議不被長官接受,長官只會覺得影響

    不大,沒有太大的風險,等到實際問題發生時,才來問是誰要負責任(揹鍋),遇到

    這種情況就會心生想離開的意願,不過手邊的東西還沒結束,一直想說至少有個

    不錯的ending,且也不想讓其他同仁負擔更大,就繼續留著,只是會想,未來只要

    長官不換的情況下,也就這個樣子了 (長官總是口口聲聲說著要變革,但做出來的還是以前那套囧)~~

  2. 土豆 2014-10-31 10:25:27 第 18 則

    我跟另外一個在AT&T 的朋友對於manage project 和 project management 有同一種fu~。
    大專案 例如 man hour 需要超過兩個人兩個月,會成立 official 專案 然後 請 Project manager 帶,如果是小專案 則會讓initiator 自己報時間 然後找時間,自己跟team member做。通常 Project manager 才會跟很多stakeholder 要資源 (要不然他就自己一個人做歐) 然後跟其他的Project 搶資源 (誰不要品質優良的工程師呢?) 吵翻天 然後 部門主管 決定(人 時間 錢) 後 然後就開始啦~

    如果是小專案 則主管更會是希望以部門的目標為主要考量 希望team做的事情 不只符合team內部的目標 也要跟 部門目標 align. (或許你會看破主管是政治考量 但原則上 可以放在project上的時間 甚至自己的年終 都還是該主管決定的時候 就要好好的想想...)

    • Bryan Yao 2014-11-03 13:12:37

      謝謝土豆的分享,讓大家對專案運作有第一手的了解!

  3. Dato 2014-06-30 09:28:21 第 17 則

    這篇文章正是我目前的寫照, 現階段要學會如何做好「望遠鏡」, 準確回報前方狀況...

  4. Amon 2011-07-22 10:29:38 第 16 則

    有辦法就跳槽去其他公司當大PM,沒有技術領帥,你也很難成為大PM,只不過是跑流程的PM,沒甚麼好抱怨的,能力決定你的位置,有辦法的人還是可以上去,但是我必須說小螺絲釘是很重要的,只是頭銜給人的錯覺會讓人在感受上有誤差,如果直接給你專案助理而非經理就沒有這種安慰小螺絲釘的文章出現了

  5. Gee 2011-06-29 13:49:08 第 15 則

    下午茶,我OK的啦~
    那就請Bryan在公司留守吧!順便幫他看看那個從漫畫裡走出來的人~
    上次品酒課的老師在華山藝文中心也開了新的店,中午開始就有營業了,
    能翹班的話,選擇還真不少~~~哈哈哈!!

    大多數的酒商都是各自代理,少數有自己集團品牌直營(例:LVHM),
    所以有時喝到喜歡的酒,還要看是那間公司的,不然買不到啊!
    酒展就是一個很好的了解方式,可惜這次酒展多在"打新酒廠知名度",
    少數酒商有提供他們全代理酒廠品牌,還有一些酒商沒有來參展(例:大同亞瑟頓)
    以致於空手而回啊~(還喝到地雷~><)

    我覺得將酒融入文化中的國家,都能在當地買到便宜又好喝的酒款,
    同樣的一隻酒,有時在當地看到售價時都會想中間不知被賺幾手!
    義大利的氣泡酒也相當的有名氣,
    算是喝不起香檳時的另一個好選擇啊~~

    • Joe Chang 2011-06-29 14:48:07

      酒展應該都是在打新酒廠知名度
      不然就是拿些冷門的或滯銷的出來打折賣給一般人
      這也是酒展的目的吧?
      畢竟會買得平常都會去買
      不會熟門熟路的才會去酒展吧?
      那不宰殺這群 要宰殺誰呢? :P