身為PM,你不該只是個接線生

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最近這半個月,身邊有四位擔任PM的朋友像約好了似的,和我吐露了他們的職場困境。這幾位當中有親戚、有我班上的學生、也有演講的聽眾。他們年紀都是40上下,曾在科技或軟體業擔任專案經理的職位。在這波不景氣下,有的失去了工作,有的被困在不理想的職位上進退維谷,有的則是看不到職場的下一步。

這樣的故事你一定不會陌生的。從理工科系畢業後我們順理成章地成為工程師(或技術人員),上了幾年班漸漸對職場有點懂了,有人開始感概「工」字難出頭,也有人自覺鑽研技術不符志趣,因此再度「順理成章」地踏上了PM之路。要怎麼當好PM學校和公司都沒教,唯一的出路是有個PM的國際證照可以考!為了讓自己的資歷更有說服力,投資了萬把塊還有數個月的時間,辛苦考上了PMP證照,名片也打上了PMP的logo。至此,我們終於擺脫了純技術的職位轉進「準管理職」(也就是PM)。但沒多久我們就發現,之前還算清楚的職涯之路(Career Track),在我們掛上PM頭銜之後反倒變得模糊了起來。PM的責任到底是什麼?PM又有什麼樣的權利?PM對公司到底有沒有價值?還有更重要的,PM的下一步該何去何從?這些問題都讓我們疑惑。

不少企業都有「專案」的稱呼,相對也有「專案經理」的編制。但就我們這幾年的觀察,很少有企業真正對「專案」有清楚的界定,更別提對「專案經理」的職涯發展有明確的規劃。很多時候,「專案經理」這個職位只是扮演「協調人(Coordinator)」的角色,其實也和「接線生」的意思其實差不多。

在交換機還沒發明前,打電話需要靠接線生以人工方式接通線路,讓兩個分屬不同系統的人可以溝通,企業也是一樣。傳統企業組織是以「功能」作為劃分基準,所以會有生產、工程、財務、品保等等的專業部門。但後來越來越多案件是以跨部門方式運作的,好比客戶委託的產品開發案,就可能涉及公司數個部門,當產品發生問題時,總不能對客戶說:「喔!這問題是那個品管部負責的,我給你分機你自己打去問吧!」雖然管理上有專案型組織和矩陣型組織的方法,但更改組織談何容易?最後這問題回歸到最簡單的方式,就是直接指定某位員工為「聯繫窗口」,統一由他來負責橫向的協調:包括技術團隊與客戶的協調,或是技術團隊與部門主管間的協調等等。因為「窗口」聽起來不太像個專業職稱,所以有人發明了一個比較酷的名詞:專案經理!

在上述這類公司裡,雖然一開始PM這角色只是為了滿足「溝通窗口」的需要,但如果PM以為只要扮演好coordinator角色就能過關,那就大錯特錯了。首先,老闆都是貪心的,PM光是做好溝通協調是很難讓老闆滿意的。PM未必被授予權力,卻會被要求能帶領團隊邁向卓越。其次,以個人職涯的觀點來看,光是「擅長溝通協調」是很難建立自己在業界的名聲與地位。因此,有越來越多的PM雖然是不錯的溝通者,但到了四十歲卻發現,在自己的公司升不上去,想跳槽卻又缺少優勢。許多公司寧願找更年輕的人來擔任PM,反正只是當個「窗口」,年輕有活力的美眉們說不定更能擺平宅男工程師。

我把上述看法說給朋友聽,對方眉頭一皺:「所以當專案經理是上了賊船囉?」我的答案正好相反,除非你想回到純技術的領域,或是乾脆轉行當業務,不然,專案經理的歷練在這種腹背受敵的挑戰下,更是一個凸顯自己,獲取晉升的途徑。只是你得付出更多努力才行,這不是簡單拿個PMP證照可以達成的事。請務必記住我這句話:

PM雖是因應協調的需求而生的,但身為PM的你,絕對不能只當個Coordinator(協調者)!

我舉個簡單的例子來說明優秀PM的價值所在:

一個「及格」的PM懂得蒐集專案進度並向客戶與主管回報,但一個「優異」的PM則懂得建立一套回報機制,可能是進度看板,也可能是簡單的線上表格,讓團隊成員定期更新進度之餘,也讓所有人即時掌握專案概況!一個「及格」的PM會時時跟催團隊的工作確保準時完成,但一位【優異】的PM則懂得建立一套派工系統,可能是個簡單的checklist,也可能是個swimlane(泳道表),讓所有成員不用跟催便自己知道何時該做什麼事,該和誰交接。

簡單地說,我們該為PM下個全新的定義,PM = Process Maker,也就是流程制定者。這裡的流程未必是橫跨全公司的大流程,但一位PM要是能為其專案以及團隊豎立一套標準的工作方法,讓大家可以順暢地在這個環境下工作,這位PM的價值絕對不會隱沒太久的!因為,有能力建立制度,引領團隊的人,也正是組織中不可或缺的領導者。這剛好是部門經理、BU主管、甚至總經理所需要的能力。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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15 則讀友回應

  1. MINGRU XIE 2014-06-22 09:18:44 第 15 則

    好不意思,『PM的權力不是老闆給的』,這句話個人不完全認同,在PMP的4.1階段,就要明確定義出PM的工作和授權給PM。
    就像在軍中你只是個小兵,連少尉都不是,你能管的了別人嗎?連管人的資格都沒有!誰會服你?你跟別人說我在軍中,班長、排長都歸我管;但我只是個小兵,誰會相信?

    題外話:個人當過很多次隱性或柔性的PM,對這種工作深惡痛絕,強力建議不要做這種工作。因為這種工作是血汗公司要你多做事,卻又不肯幫你升職加薪的手段。在面試的時候也會經常遇到一個問題,『你有當過PM嗎?』『我當過隱性的PM』『那你的title是什麼?』『SA』然後就謝謝再聯絡了...想在資訊業有更好的發展,這種工作要多加考慮。

    不過,有了權力以後,能不能讓別人服你,就是自己要努力的部份。所以我應該替我上面文章再解釋一下:『剛開始的時候又不肯給PM權力,又想做好專案,這樣PM是很難做事的』。

    感謝交流。

  2. Grant 2014-06-12 16:04:22 第 14 則

    這篇文章寫得真好,敝人做PM 好幾年了,也曾經經歷過接線生的階段,深深感覺,Project Manager 的權力,並不是老闆給的,
    尤其是專案成員是來自許多不同部門的同仁時。

    就像在軍中,並不是你掛個少尉就一定能帶得了兵,最後還是要以技服人。

    PM比較像是隱性或柔性的Leader,帶著組織專案成員一起確認專案內容及分工,適時排解糾紛,
    解決問題,時間久了,專案成員都看到PM對他們工作帶來的效益,自然專案成員都會很自然的聽你的。

    另一個重點是,要有承擔成敗責任的企圖心,如果只當接線生,就等於把成敗都交給做事的人,這樣自然不會得到專案成員的支持,這些事情都不是在 PMP 課程中能學得到的,實務經驗裡能學到的更多。

    • Bryan Yao 2014-06-22 04:54:10

      Project Manager 的權力,並不是老闆給的...

      這句話我相當認同!

  3. MINGRU XIE 2014-06-02 02:13:10 第 13 則

    同意作者的看法。現在老闆大都是又要『馬兒好、又要馬兒不吃草』的心態,不肯給PM權力,又想做好專案。
    『窗口』不等於真正的PM,找工作時,工作的內容要問清楚才行;想當真正的PM時,窗口工作要避開。
    感謝分享。

    • Bryan Yao 2014-06-22 04:53:14

      我倒是覺得,PM這個角色不是單純的技術工作,實際範圍是很難以口頭或在字面上定義清楚的!同樣一個PM的工作,有人可以做到獨當一面,甚至發揮一定的領導力,有人卻只能當個傳聲筒,跟制度面固然有關,但是跟自己怎麼做也是有很大的影響。

  4. wolfbaby 2013-07-17 17:59:46 第 12 則

    @ Bran Yao 首先很抱歉,我的评论不是“權力”,是PM在小公司要发挥的积极作用.嘿嘿。如果发挥不当就会直接影响项目的成败。
    至于"權力",这东西 我觉得团队一起为了一个目标,在相对的规章制度下还是自觉性。

    • Bryan Yao 2013-07-23 09:15:48

      Sorry,我看太快了!
      你說得沒錯,越來越多企業是以project的方式來進行策略的落實。
      如果不加強PM的能力,不檢討project management的流程,
      最終策略也將淪為紙上談兵。

  5. wolfbaby 2013-07-11 18:00:32 第 11 則

    在小公司一个PM更是需要极力的发挥,因为PM的优劣直接影响项目的成败。深有体会,学习了。

    • Bryan Yao 2013-07-16 17:33:55

      權力很重要,但我的觀念是:權力和幸福一樣,不是別人給的,是要靠自己去爭取的!