用Outlook來做「協同合作」(二)

第二章 用「工作」自我管理
對於「工具」這功能,最基本的使用方式是自己一個人關起門來用。 不管是當成提醒、應辦事項的清單、甚至是採買的列表,都可以藉此協助自己記錄哪些事情該做、甚麼時候該完成、又要追蹤哪些做完了、哪些Delay了。 所以本章呢,就先介紹如何單人使用Outlook的「工具」功能。

2.1 介面

上次提到,我們選擇新建一項工作後,會有如下圖的視窗出現。 
工作詳情視窗 

這是Outlook 2007的版本,其他版本長相會不太一樣。 但原則上,在這視窗的上方,有各式各樣的工具按鈕與選單。 2007版則設計了頁籤,讓使用者可以切換不同的工作按鈕。 
詳情視窗說明

畫面下方則是資料欄位。 但這些資料欄位在選擇不同的功能按鈕時,會對應選擇的功能產生不同的變化。 舉例來說,當選擇「工作」按鈕時,會顯示下面這些欄位: 
工作詳情視窗

但如果選擇「詳細資料」按鈕時,則會出現這些欄位: 
工作詳細資料


2.2 基本資料

建立一項工作時,最基本要有的欄位是「主旨」。 所謂「主旨」這欄位其實就是工作的名稱,描述這工作的Title。
工作主題

工作幾乎都有所謂的期限,所以為了記錄期限日,你可以在「到期日」這欄位上做出標記。 設定方式是按下欄位旁邊的箭頭,就可以從日曆上做出到期日的選擇。 
設定到期日  

雖然大部份工作我們可能不是很在意何時開始,掌握何時能做完就好。 所以建立工作時,系統會自動把建立的當天當成開始日期。 但如果你有特別的開始日期要標註的話,也可以手動去調整「開始日期」的欄位。
設定開始日  

再來,你可以按照輕重緩急設定工作的「優先順序」。 
工作優先順序   
選擇

若是這工作其實已經開始進行了,也可以設定這工作的「狀態」,如「進行中」。 那一般狀況下、工作可能還「未開始」,那就可以選擇「未開始」。
設定工作狀態

畫面最下面那一片空白是讓你做詳情描述。 所謂詳情描述,可能是一些工作上的重點提醒,會議討論的結論、要去哪裡的地址或地圖、或是要去採購的物品清單等。 這讓你之後可以更快的掌握該工作的相關資訊。 若是之後這工作要跟其他人分享時,也可以讓其他人更快的掌握重點資訊。 
工作的說明或描述  

工作建好後,按下左上角的「儲存並關閉」按鈕。
儲存工作  

那建好的新工作就會出現在Outlook的待辦事項清單中。
出現在清單畫面囉!

2.3 提醒

某些工作重要性很高,但是當工作清單的工作一多時,有時候我們會疏忽一些重要的工作。 雖然Outlook會在工作到期日的當天提醒我們,但萬一那工作真的很重要,搞不好當時才被提醒已經來不及啦。 所以你可以設定一個預警的時間,讓系統到那時候提醒你還有工作沒做。 你可以在下圖的位置勾選「提醒」,然後選擇提醒的日期以及時間。 
設定提醒時間

還可以設定你喜歡的音效。
提醒音效  

時候到了,系統就會跳出這樣的視窗,告訴你離期限還有幾天。 
提醒的視窗長這樣

你可以按「解除」以關閉視窗,或是按「延期」請系統一定時間之後再通知一次;「延期」就如同鬧鐘上貪睡的功能一樣。


2.4 插入輔助資訊

那除了紀錄資訊詳情以外,我們可能有些資料是別人Email給我們的、電腦裡頭的檔案(Word或Excel)、或是照片,希望這些檔案跟工作能附在一起以便提醒的同時還能隨手取得相關資訊,那我們就可以動用到「插入」資訊的功能。 那要怎麼插入檔案或資料呢? 你可以選擇上方「插入」的頁籤
放入補助資訊  

左邊的四個按鈕分別是:
A「附加檔案」,讓你插入一個電腦中的實體檔案。
B「附加項目」,讓你插入一筆Outlook裡頭的資料,如Email或是行事曆。
C「名片」,讓你把聯絡人的電子名片與工作連結在一起。
D「簽名」,讓你把信箱的簽名檔插入工作的詳情說明中。(雖然我始終不知道這是要幹嘛用) 那這是一個插入了一份Word檔案的長相。
插入附件

 


至於中間的按鈕,則可以讓你插入如照片、表格、超連結、以及圖表等資料。若有需要,可以自行加入。 (PS圖表的話,將還需要使用到Excel等其他外部工具)
插入表格  


2.5週期性工作
有些工作可能是長期性的,比方說每周要出一篇周報、每個月底要寫請款單、每個月二十日要繳電話費等等。 那你可以把這些工作設定成是「週期性工作」;這樣每次一個工作完成後,系統就會自動幫忙生成一個新工作以便下次提醒。 設定方式是這樣的。首先,建立一個新工作,輸入工作名稱並選擇「週期性工作」按鈕。 
設定週期性工作  

按下去後,會出現這樣的對話視窗: 
設定每周五一次  

完成後即建立了一個週期性的工作。 前一個工作標示完成後,系統就會自動生成另一個新工作了。

(待續)
下一章,透過Outlook工作功能與其他人互動

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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