簡單好用的專案管理看版

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去美國上班後才發現,有些用語的意義確實和台灣不大一樣。比方說在美國「顧問(Consultant)」通常代表第一線的執行者,有些企業因為內部人力不足、或是沒有特定專業的員工,因此聘用外部顧問來代為執行。但顧問這兩個字在台灣,有時卻被戲稱「顧門口」,暗喻只動張嘴光說不練的意思。回到台灣之後,每次被客戶尊敬地稱呼「姚顧問」時,還真會有心頭一驚的感覺!我一直認為,一位有價值的顧問,除了替客戶分析現況,提出策略之外,更要有捲起袖子,運用工具來解決問題的能力和魄力!這是「管理顧問」與「管理講師」最大的不同。前者除了理論,還要有執行的方法和輔導的能力才行。

但說到管理工具,讓很多人聯想到軟體廠商。雖說顧問要有運用工具的能力,但如果顧問「獨衷」某樣工具,又會產生一些問題。有句話說「拿著榔頭的人眼中,所有問題看起來都像釘子」,客戶要的是Solution而不是特定的軟體,假設顧問不維持專業中立,除了無法有效解決問題外,客戶對顧問的信任感也會打折,絕對是個雙輸的局面。

專案管理在過往只有外商或是大型企業比較重視,但近幾年也漸漸有些小型企業,甚至是個人或小團隊過來尋求協助。好比有些PM覺得自己的團隊效率不彰,來問我們是不是有什麼工具可以協助,但一聽到一套軟體動輒數萬馬上傻眼,當我反問他公司有多少預算呢?對方回答竟是:「我們公司沒有專案管理的預算耶!我請你吃頓飯可以嗎?」

以上就是我最近發胖的原因,哈不是啦!這樣「零預算」的需求一多,我跟Joe也花了一些時間思考如何幫助這個族群。因為我們都相信,唯有讓專案管理「親民化」,讓更多的人採用好的技巧,整個市場才會朝正向持續發展。

我腦子裡想的是,「零預算」的管理工具一定是非常非常簡單的東西,必須符合我個人最愛的KISS原則(Keep it Simple, Stupid)。既然是個簡單的東西,那麼應該老早就有很多人在使用,而且多半有一定的歷史,這讓我聯想到「結繩記事」。在繩子上打大小不同的結來記錄事情,在沒有文字的時代,是個很聰明的作法,據說這是「燧人氏」在鑽木取火外的另一項文明貢獻。後來有了文字,人們理所當然地會把該做的事情寫下來,變成現在的「備忘錄」或是「待辦清單」。別小看這樣的管理工具,今天即使是攸關人命的重要工作,例如醫生、飛行員、甚至連企業號的寇克船長與史巴克都還非常仰賴這傳統的管理方法。(有圖有真相)

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其實一套好的管理工具,只要能做到「所有成員,知道自己在何時該做什麼事」以及「這些事情目前的進度」這兩點,就已經算是很實用了。在生產管理的領域中有所謂的Kanban Management(看板管理),在軟體開發的領域裡也有Scrum Board這樣的工具,主要就是利用白板(或牆壁)搭配膠帶、便利貼、麥克筆,將專案的全貌以視覺化的方式呈現出來,也可以說是一種用於團隊的「待辦清單」,我認為這樣的工具在「零預算」的前提下,是非常好的解決方案。

20111224_Kanban Scrum Board20111224_Scrum Board

我們來歸納一下看版管理的幾個好處:

1. 視覺化。我們都知道「視覺」是人類感官中最強烈的一種刺激。將色彩鮮明的「專案看板」放在辦公室裡明顯的地方,絕對會有效拉住團隊的注意力,讓大家不得不忽視專案目標,這比開會或PM的碎碎念帶來的聽覺刺激更有效。

2. 互動性。每個人只要會寫字,就可以自行更新專案資訊,而且其他成員只要往看板望兩眼,就可以知道最新的訊息。當然啦,如果你很重視編輯權限問題,就得買軟體了。(難不成把看板當名畫鎖進玻璃箱理XD)

3. 免插電。這裡講免插電,倒不光是環保訴求,而是避開採用軟體帶來的一些麻煩。好比要花錢採購、要教育訓練、要符合公司網路規範等等。要採用「專案看板」,只要找面牆壁,再帶個幾百塊去文具行就搞定了。

4. 成就感。很多研究都顯示,適度的「激勵」要比「壓力」更能激發團隊效能。看著一個個的專案目標(便利貼)被貼上「完成」的標籤,會讓團隊有種紮實的成就感,會想要貼上更多的完成標籤,產生蒐集7-11點數的快感!

當然啦,沒有一種管理工具是完美的,我們只能針對既有限制,找出最適合的來用。這類「專案看板」比較不擅長的地方,我也提出來讓大家參考:

1. 無法設定編輯權限。這剛剛講過了,「互動」可以是優點也可以是缺點,專案看版是假設PM允許所有成員共同更新專案資訊。對於某些外包專案或許不適合,因為PM可能不希望其他成員自行修改工作內容或者填報進度。

2. 難以記錄過往變更。專案看板記錄的是專案的最新狀態,如果對歷史資料有需求的,可能得用數位相機定時拍照存檔。如果有電腦報表需求的,這專案看板就比較麻煩了!

3. 無法顯示工作順序。如果你的工作有強烈的相依性,某些先做,某些後做,不能顛倒,那麼你需要的恐怕是具有排程計算(Scheduling)功能的軟體。

4. 秘密會被大家看光。對於一些PM來說,或許把專案的全貌貼在在辦公室牆上不是個好主意。不過現在有很多雲端的看板軟體,好比我自己有在用的Lino-it就還不錯。不但可以分享資訊,還可以多人共同編輯,重要的是它免費。建議大家可以試試看,它基本上就是個網路版的看板,你可以在上面貼上各式標簽或圖文訊息,也可以讓多人同步更新修改。(如下圖)

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如果你帶領一個6-8人以下的小團隊,不需要複雜的排程,且公司暫不考慮買軟體,建議你可以試試這個「專案看板」的工具。不過我也得提醒,這工具實際用起來,並沒有外表那麼簡單,還是有一些Know-How在!好比看板的X軸Y軸各要代表什麼?看板區塊如何劃分?便利貼的顏色和大小要如何運用?描述工作的精確語法?資訊更新的頻率和規律等等。我自己在紐約帶團隊時採用過這樣的工具,也是經過一段時間的測試與修正才發揮出最大的效益。

如果你在工作上,需要簡易的團隊協作工具,但又苦於沒有預算,我們推薦你來參加【103簡易專案管理工具(7PDU)】這門實用課程。我們的顧問團隊花了數百小時親自試用市面上的雲端軟體,精選出10種方便好用的工具介紹給大家。課堂中會用一個案例從頭到尾貫穿,讓你回到工作崗位立刻可以派上用場,展現出效率! 

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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4 則讀友回應

  1. IT肥蝦 2013-03-07 11:41:14 第 4 則

    感恩(路人甲)的分享~~~

  2. 路人甲 2013-03-06 11:47:32 第 3 則

    Kanban 管理工具,推薦 https://trello.com/

    • Bryan Yao 2013-03-06 11:52:49

      看起來不錯,謝啦!

  3. Zizen 2011-12-27 14:46:23 第 2 則

    QQ 不才在下小弟我以為,如果需求不複雜,用Google協作平台應也能是個簡易的pm軟體

    • Bryan Yao 2011-12-27 18:41:43

      沒錯,很好的建議,我之前也寫過一篇「猴子也學得會的Google行事曆管理」。其實便宜好用得工具很多,就看PM有沒有嘗試的企圖心和勇氣。

  4. summer 2011-12-25 22:10:22 第 1 則

    獨孤九劍~無用之用乃為大用

    • Bryan Yao 2011-12-27 18:44:59

      之前一位開網路公司的朋友告訴我,他的PM常常到了隔天要交稿才赫然發現來不及了,有時候是真的忘掉,有時候是明知來不及不敢講,最後紙包不著火!最好只好全公司一起加班,或是直接跟客戶道歉。老實說像這類問題,不要說專案管理,根本是個人管理都沒用心,像這類免錢又簡單的小工具就該好好利用。