不在辦公事,也在辦公室

不在辦公事,也在辦公室

前段時間中華電信為了要宣傳他的PDA手機,打出了「不在辦公室、也能辦公事」的口號。 但我猜啦,真的會不在辦公室也在辦公的,除了業務員以外,大概就是如我這種事情常常沒辦法在白天做完,只好半夜躲在家裡抓頭苦惱寫著文章或做企畫書的無能人士。 其餘的人恐怕很少有不在辦公室,也在辦公的經驗吧?

不過,這句話如果修改幾個字,倒似乎對很多人而言又變的很有貼切性了。 比方說我有幾位朋友待在日本公司裡,公司高層就是會希望大家「經常性」的留下來加班。 但留下來加班可不表示有事情作,有時候往往只是因為大家都不敢走,所以百般無聊也得留下來跟大家大眼瞪小眼,甚至是得想盡辦法「裝忙」。 所以呢,有人看到我把標題定成「不在辦公事、也在辦公室」,搞不好會心有戚戚的會心一笑吧?

今天來談談加班這東西。

大家對加班這東西應該都有滿腹的苦水或是心得。 如上次那位同仁也在其部落格提過類似下面兩種觀點:

加班主義者支持加班,理由很多:
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花額外時間多作一點,績效比較好,未來有機會回收更多
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落在手上的工作就是自己的責任,沒能順利完成就該繼續做到完成為止
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因為競爭激烈
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因為勤能補拙
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若真心喜歡這份工作,就該願意多花時間心力才對,不能做到表示心裡不那麼熱愛這份工作
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加班就是努力的具體表現,而且大家都在加班

不加班主義也有一些論點:
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績效不彰才需要延長工時,加班成常態之後工作績效只會更不彰,因為大家心存有加班時間可以補進度,反而不會珍惜時間
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流程不健康才會拖延進度,不能用加班來掩蓋流程不健康的事實,治標不治本
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避免員工心存「超時工作,沒有功勞也有苦勞」的心態,作不好就加班,苦給上司看,讓上司不忍苛責
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不能將超時工作的產能當作常態產能
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超時工作會造成身心的不平衡
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人不能光是產出而不花時間補充

我是覺得歸納的非常棒,也非常完整。
不過哩,這邊我不打算把這議題流於理念之爭。

我並非反對加班,畢竟現實上工作狀況有時候確實會超出預期,偶爾也是得靠臨時的加班來趕上進度,或是來做些危機處理。 也因此加班畢竟是必要之惡、是一種緊急排除問題的手段。 但我得說,我卻不太認同「常態性」的加班。 那種每天都加、隨時都加,幾乎沒天沒日住在公司的加法,那倒是很難讓人認同了。 

甚至我偏見的認為,常態性的加班,通常都反應了一些管理上、或是心態上的危機。 隨時都在趕工,可能表示決策的規劃本來就有問題。 這部分應該先被檢討,而非全面的把壓力往下面轉。 若人人被分配的責任每次都做不完,未必是員工不努力,也可能是工作分配本來就太過勉強了,這是該被檢討與思考的。 至於若是那種因為已經預期到專案會做不完,讓大家天天加班創造一股「沒有功勞也有苦勞的」既定印象,那這苦肉計可更是糟糕透啦。 因為與其這樣,幹嘛不在專案還在進行中就先拿出來討論目前的困境呢? 若提出的早,通常也都還有處理方法(不管是縮小範疇、增加資源、外包、或是怎麼樣)。 但若搞苦肉計到最後,專案必定延遲不說,大家的身體若也操壞了、或對公司的信心都消失了,那對公司而言不反而承受更大的損失嗎? 這樣的苦勞,可真是帶給所有人苦了哩。

總之,加班還是不加班不是對與錯的問題。 做加班決策的人,恐怕更要去探究到底是怎麼一回事才產生了加班的需求。 加班能不能真的解決那臨時性的問題? 如果可以,那短期的加班才有成效。 但如果是長期性的東西、或是根源性的問題,加班的手段只是如喝鴆酒一樣,解了短暫的渴但長期註定只會弄死大家。 所以如果需求本身是有問題的,那加班的結果自然也不會帶來好的效應。

還有一個該思考的,是得從員工的角度來看加班這件事情。
如果我們根本不去考慮公司啊、效率啊這些資方問題下,對員工而言加班其實只有兩種。 

- 一種是情願的加班
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一種是不情願的加班

不情願的加班應該不難理解。 比方說,明明沒甚麼事情做,可是公司就有加班文化,沒事做太早走會被別人排擠;甚至怕被上司認為是不注重工作倫理的人。 或是因為主管事情分配不均、不公平、過份壓榨、工作本身無趣、主管只想靠金錢收買員工,都會造成不情願的加班心情。 不情願的加班心情最大的影響就是,個人留在公司的「總產值」其實是很低的。 因為若自己覺得做的事情沒甚麼意義,自然就不會想發自內心的全力而為。 一些管理階層會認為出席時間等於產值,但實際上往往並非如此;很可能員工留在辦公室時間很長,可是大半的時間都只是沒甚麼氣力與企圖心的「待著而以」。 我自己也是基層員工起來的,我很清楚知道,如果加班沒有目標沒有結束期時,或加班的理由荒謬到讓自己無法認同時,自己只會「形式上」的配合那種加班。 原來一天的產能,並不會因為每天多待兩三個小時而增加,反而會自己調整並把產能平均分配在拉長的時間內。 甚至因為長期的疲憊感,而連正常產能都不到也是有的。那樣的話,加班除了糟蹋人心、以及浪費水電以外,對公司而言可是毫無意義的舉動。 

但甚麼是情願的加班? 甚至有這種東西嗎? 情願的關鍵在於「快樂與否」。 我們可能都有類似的經驗,當做一項很有趣或是深以為樂的活動時,我們常常會做著做著就「忘記時間」。如玩遊戲、做模型、製作設計圖、畫一張圖、或跟喜歡的人一起約會。 越得到成就感,我們越不會感到疲累、反而會希望投入更多。 就像遊戲一樣,好不容易過了一關,但我們會渴望看到後面還有甚麼,渴望能過下一關。 甚至當我們太享受做這樣事情的過程時,我們會進入所謂「入神」的狀態。 在入神狀況中我們只注意到我們手邊在進行的事情,而能完全忽略週圍的環境變動。 甚至在有人打斷我們時,比方父母叫我們去吃飯、或是有電話響起,我們還覺得這是干擾甚至希望他們住嘴。 而等到事情好不容易告一段落,抬頭一看時間。 才會訝異的驚覺:「怎麼不知不覺已經這麼晚了啊。」

若運氣很好,或許有一兩次類似的經驗是來自於工作上的。 花時間跟團隊在一起,處理各自工作的時候彼此都興致高昂,因為都覺得在做一項有意義的事情;相信自己的投入與堅持是有必要的,覺得是為了一個崇高的夢想在合作與努力。 好不容易突破了某個挑戰後,可能已經是深夜、可能大家都很累、但看著成果大家相視一笑;堅信大家共同的做出有存在意義的了不起東西。 或許那東西不至於改變世界,但最起碼別人會因為我們這樣的努力而得到快樂、幸福、或是感動。  這是快樂情願的加班、也是唯一會能有產值的加班。

如果加班是被逼的,要做些參與者不認同的工作,甚至若加班變成毫無目標、沒有達成性、變常態生活的一部分後,那最終其實都會變成沒產值、沒成就感、只會帶來傷害的事件。 無論是靠高壓、靠威脅、靠金錢又或任何理由所建構出的加班產值增加,絕對只是一時性、或帳面上的假像。 長期而言,最終都只是傷害所有人罷了。 更糟糕的是,這種缺乏程就感的狀態員工不會講、不敢講、也往往不會抱怨,最終卻會在離職率上反應出來。

但對我們的產業(註:目前我所處PMO的產業屬於創意研發類型)而言,人員的穩定、以及對公司的向心力是極為重要的。 尤其大部分的技術都需要長時間的訓練與培養。 團隊間的默契與合作磨合也不是一下子可以達到的,絕不能只是趕工沒日沒夜、或不與人交流的呆在電腦前。  我們是個要能帶出夢想的產業,所有人也都期待可做出一些能帶給視聽者感動的東西。 但要做出能感動別人的東西,我們自己要先能在情緒上與他人互動,並感受到工作上自我創造的感動吧? 也因此,主管的責任,是要能創造一個有利於互動及生產的環境。 要先帶給內部夢想,從長期性的角度來思考問題;團隊凝聚、有向心力、有工作上自發的感動後,外部自然能感受到有夢想團隊所塑造出的感動吧? 所以沒有夢想、沒有目標的加班壓榨絕對是極度危險的。

但回頭來看,過度加班也未必是主管的問題。 也可能是組織的制度設計不良,讓主管擔負了太多的會議、技術監督、及管理工作,以至於剝奪了大家的思考時間。 所以,也可從這裏來思考、來反思組織的制度是否還有改善的空間,是否能把技術與管理的負責區域更清楚的切開。 讓技術能力強的人可以更專心訓練團隊技術,或可把更多管理的雜事分擔出來,而不要讓這些事情佔據了他們的時間。 這也是為何在部分公司中會有專門的管理團隊或是專案負責人,甚至長期性的不斷想強化這群人的能力與責任,就是希望技術專業的人們能夠更專注於技術的相關發展。 避免出缺勤、時程、成本、變更、人事、非技術考核、財務等事情煩勞技術專才。 若藉此能讓大家把更多的心力放在提升團隊的互動、向心力、與技術能力,這恐怕才能讓公司長期朝向正向循環的步調前進下去。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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5 則讀友回應

  1. sunkiss 2016-10-13 17:35:12 第 5 則

    啊,抱歉,我看太快了,了解這篇標題是這樣沒錯的,
    前篇留言麻煩請刪除,謝謝喔

  2. Peter Feng 2010-10-01 10:04:26 第 4 則

    我最近倒是遇到“人在辦公室,卻不辦公事”的公部門…

    • Joe Chang 2010-10-01 11:02:26

      這是... 世界的多樣性吧? :P

  3. Lighthouse 2009-06-06 17:36:24 第 3 則

    Oop...是我錯了
    中文真是可以巔倒來看
    原本敝公司加班制很棒
    可是公司卻跟著景氣的衰退
    也對加班增加許多限制
    我前天加班趕報告
    如果原來的制度,可以簡單申請補休...
    但因為目前限制規定增加也就作罷~
    我的工作其實也是難得要加班,所以制度對我影響也不大
    有時報告寫不完也是email回家
    如果能在家辦公那就更好了^^

  4. Lighthouse 2009-06-06 17:10:24 第 2 則

    格主的標題是不是寫反了?

  5. paul 2008-10-21 22:43:42 第 1 則

    完全同意,在創意產業裡面,不是靠加班就可以將專案完成,但必須具備「專業、熱情與真誠」,才能在這個產業裡獲得成就,但有時也會因為主管的求好心切,把大家的熱情也都磨磨掉,好像只有主管最聰明一樣,而執行的人有時卻無法瞭解自我本身的專業還需繼續加強學習。

    但在許多創意公司的環境裡,執行人員時常與外界斷絕聯繫與接觸,被困在死胡同內,所有能得到的訊息大都是冷清清的電腦前面,不停的開課又必須顧慮到人員是否能夠吸收並加以應用,實在是一件不容易的事。