擴大你的專案視野

擴大你的專案視野

我在專案管理雜誌之前寫了八篇文章,談的都是PM的「成長途徑」。 在那些文章中,我有建議大家除了PMBOK中的知識外,也該學習一些其他的知識,包含以軟體排程分析、規劃控制、以及舉證的能力,此外歷史資料的累積,還有軟性技能的培養也很重要。

可是說到底,如果你想成為一個夠強的PM,還有一件事情是應該要試圖累積的 → 也就是要盡量讓自己有機會參與一些大型的專案,或是一些不同類型的專案。 就算一開始因為資歷緣故沒辦法當PM,但最少也可以從Project Assistant或是類似的角色開始嘗試。 甚至若你還年輕,並且打定主意想把專案管理當成一個重要的職涯發展途徑,那其實最好趁早參與這類案子。 畢竟若年輕的話,其實不難找到大專案中的助理角色。 可是若有一些年紀,這時候想屈就,別人可能都還不願意呢。

 

但為何我會這麼建議?

因為不管學了多少東西,都比不上自己真的做過一遍。 而做過一遍也不只是一直做些規格類似的案子,而是要參加一些規格很高、參與者眾,尤其是國際專案。 因為唯有在這些案子中,你才會看到PMBOK內的知識被【實際展現在你眼前】。 而也唯有真的做過一遍,才有辦法把這些知識,真正內化成為你的能力。

我一直覺得自己很幸運的地方,就在於當年考PMP之前,就有機會參與過大型的專案。 當年高鐵動工時,可說是台灣規模最大、複雜度最高、涉及單位最廣的一個專案。 也因為是台灣第一個大型BOT,光業主自己準備的文件就非常豐富,合約內容鉅細靡遺,也對承包商的要求極為嚴苛。 其中主要的土建承包商,根據高鐵規定,還必須要有國外高鐵經驗的海外大型的工程公司。

我自己在那時候雖然還不具備太多專案知識,可是剛好進入其中負責台中到彰化段的主要承包商工作。 這個承包商因為是外商,我又很早就加入,所以在台灣辦公室成立的初期,我就有機會參與到很多細節。

高鐵合約當時是找善於工程合約的英國團隊撰寫的,所以合約堆起來就將近半個人的身高。 光讀完這些合約就夠讓一個人提升極多的專案知識。 運氣更好的在於,我負責設計資料的釐清以及送審,所以當時花很多時間在接觸時程、考量合約需求、還有進行業主溝通等的相關工作。 要做好相關工作,我就得做好的文件管理、圖面的版本管理,得了解合約條文,必要時還得發文給業主還有設計單位。 而所處的公司因為母公司在德國非常大,本身也有嚴謹的專案控制機制,甚至還會有定期的Quality Assurance的稽核。 所以在那邊三年,我體驗了很多PMBOK的流程(雖然當時我根本不知道PMBOK這東西)。

我離開那邊後,又加入了當時提供高鐵以及101大樓專案做專案控制的PMIS代理商。 進入那邊時,我也還沒接觸過PMBOK,可是因為要在專案管理系統做出完整的專案規劃,所以我從軟體應用上用學到了很多。 比方說WBS是甚麼、如何建立WBS,理解WBS與Activity的差異、學會了CPM的排程技巧,理解了資源、範疇、作業、成本等資料的交互關係。 更因為軟體可以進行實獲值分析,我又必須要了解軟體背後的計算原則,所以花了很多心力去學習實獲值在不同狀態的應用、計算方式、以及變化類型。

當時公司代理的軟體非常專業,甚至還有一套是專門跑蒙地卡羅風險分析的工具。 雖然那時候對於風險的議題涉獵較淺,但也稍微看過別人操作與執行。

而我這些經驗都養成後,才知道世界上有本書叫做PMBOK以及有個認證考試叫做PMP。 那時候才開始好奇、去了解考試資格,並開始去上補習班。 而上了補習班,才發現自己過往的專案經歷,以及透過PMIS應用所得到的經驗是很稀有的。

因為當老師在講專案規劃從範疇拆解到作業建立、到邏輯連結、到資源規劃、到天期預估等一系列PMBOK中子流程的順序時,我發現這不就是平常在做的事情嗎? 這些流程順序有甚麼好背的? 可是看到其他同學卻只是硬背下來。 學到CPM的幾種邏輯關係、要徑、浮時、S-Curve、Resource Histogram等知識時,我也覺得親切異常。 可是同一個讀書會的朋友,發現很多人居然也從來沒看過。等到教到後面風險定量分析時,我因為看過蒙地卡羅分析法,也理解這方法的價值,所以吸收起來也不困難。 等上到Quality Assurance時,我也因為在工作中真的跟大專案的QA部門打過交道,完全了解其中在講甚麼。 甚至最後講到專案採購時,其中不同的合約類型、RFI、合約變更控制等等議題都是我在實際專案中有接觸過的。

所以那次PMP的考試,對我個人的助益其實非常的大。 因為一方面在準備過程中,我可以把知識跟我過去知其然不知其所以然的工作經歷全部串接起來。 另一方面,少數我沒有真的在工作中碰到,或是原本工作只有微微接觸的知識,則在準備過程中獲得了補強。 而更好的是,我理解整個管理的框架,讓我更清楚整個專案管理的架構、管理重點、以及注意事項。

後來我則因為協助客戶導入系統之餘,有機會深入了解不同類型的專案狀況。 接觸的專案類型越多,越會發現PMBOK其實涵蓋得非常完整。 只是有些知識對某個產業很重要,但在另一個產業就還好。 所以若只待在一種產業甚至一間公司時,很容易就會搞不懂PMBOK中很多流程的真正目的

但我因為有過不同的專案經歷,才能理解不同產業、不同類型的專案,在管理重點、規劃考量、做事方式、人員管理、品管、風險、合約、文件、及變更控制在意的點。 後來在有機會自己帶整個PMO的營運規劃時,這類經驗對我幫助很大,此外對於後來扮演專案顧問協助不同產業的客戶,這些經歷更是重要的基礎。 甚至我得說,就算是現在,我也還是能不斷在工作中印證PMBOK的內容

 

為何講這一段?

因為我自己後來雇用PM,發現很多人明明已經是PMP了,但對PMBOK內容一知半解,甚至從沒打算真的要摸透。 不然就是另一個狀況,很多人確實有著十數年的專案經驗,可是因為都在同一公司、同一產業,所以對於PMBOK中有超過一半的流程,完全不知道做那些事情的真正目的。 要他講,講得出來,可是對於如何應用卻毫無概念。

這也是我為何會建議,如果讀者有心想在專案管理這領域好好地做下去。 那其實除了考試與學知識以外,更應該多多擴大自己的專案視野。 可以的話,優先爭取去參加一些跨國的巨型專案(Mega Project)。 巨型專案通常管理規格很高,你會有機會看到很多有意思的實務知識。 如果一下子沒機會參與跨國專案,最少也試著讓自己參與一些不同過往經驗的案子。 比方說你是做軟體的,看有沒有機會參與軟硬體都有的案子。 比方說你都是做內部研發案,看有沒有機會參與是面對外部客戶的案子。 這最少是大部分人都有機會橫向拓展視野的方法。

而很多知識,唯有透過這方法,才能真正領會並內化。 雖然看似辛苦,但最終也必然能為自己帶來回報!

當然,如果讀者只是打算當個小PM,確實不用這麼辛苦。 可是很多人想當大PM,甚至常常有讀者來問我該怎麼樣才能成為顧問。 如果你也有這樣的企圖心,那我真心鼓勵你應該要多參與不同的專案,並以此回頭對應PMBOK(甚至PMBOK以外)的知識。 如此你會進步很快,也會成為一個全面的專案管理人才

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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