高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已

 高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已

有時候開會變成聊天,結果一件事情討論了很多次,最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力,但討論的時間拉得太長,講的話失去焦點,讓會議變成一件累人的事情。

我自己也是上班族,每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會,甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議,兩者對比,或許可以從我自己的經驗,整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。

你或許也發現這篇文章題目,借用了史蒂芬.柯維的經典著作書名《 高效能人士的七種習慣》,當然我不是管理學大師,這裡整理的七個習慣,只是我的個人經驗,所以也很歡迎大家一起討論,分享你的看法。

開會前,有個基本一定要做的事情:「準備自己要報告的資料」。如果要跟客戶討論產品,我就要先準備好市場分析資料。如果要說明專案進度,我就要準備好工作報告。

因為太基本,所以不列入下面的七個習慣中,就讓我們從已經準備好開會資料開始,看看還能「為高效能會議做些什麼事」?這些習慣包含了會議前、中、後的不同行動。(可以延伸參考兩年前的這篇文章:我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論?

1. 列出這一次要確認的重點問題清單

會議有時候會不小心失焦,大家天南地北的聊起天,或是想到什麼討論什麼,最後離題而拖長不必要的討論時間。

有時候會議會有議程,但有時候沒有。無論如何,我都會有個習慣,就是自己先列出這一次我想討論的重點清單,以及我想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」,不是報告資料,而是裡面真正需要釐清的問題是什麼?真正值得凸顯的重點是什麼?

我通常會問自己,假設會議時間很少,假設最後沒時間才輪到我講,但我一定要確認的重點與問題是什麼?

無論我是不是會議主導者都需要這份清單。

如果我是主導者,有了重點問題清單,我就知道什麼時候離題,可以把會議拉回討論主軸。如果我只是報告者,有了重點問題清單,我也知道如何簡潔扼要的說明,並且知道我應該花時間在哪些重點上討論。

2. 排出重點問題清單的討論邏輯

會議有時候會卡在一些關鍵問題,結果陷入無解的討論迴圈。會議有時候讓人覺得很混亂,最後好像討論了很多,但心中對專案的整體架構卻還是很茫然。

在前面列出重點問題清單後,我還會多一個習慣,就是我會排列出要怎麼討論這些重點、問題的順序與流程?把這些重點與問題,用邏輯重新整理一次,先確認簡單的、要先確認的問題,然後才慢慢引導到困難的討論。

「我通常會問自己,這些重點與問題要怎麼依序提出,對方會被我說服?」

這樣的習慣,可以讓會議過程中,對方更容易對你建立信心,並且困難問題也會從簡單開始,逐步拆解,這樣整個會議過程都會更加順暢。

3. 確認我自己對問題的解答與底線

有時當會議討論到關鍵問題,但是大家都不確定解答是什麼,不確定能不能這樣做,於是不能做出決定,可是又在討論上無限迴圈。

當然會遇到一些很難抉擇的問題討論,但在前面決定好重點問題的討論順序後,我還會再有一個習慣,就是先想好自己對這些問題的可能答案,或是這些問題我的最後底線是什麼。如果底線不是我能決定的,我會在會議前先去問可以做決定的主管,然後才去跟客戶開會。

我會問自己,這個問題如何大家沒有更好答案時,我的目前最好答案是什麼?這個問題如果對方提出要求時,我可以答應的最後底線是什麼?

前面三個步驟是環環相扣的,如果沒有準備好問題清單,又怎麼知道要準備好底線答案?

而當我準備好自己的答案,就能在會議時明快地給出回應,有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。

4. 一開始就先說明會議的待辦清單

尤其是一些企劃構思會議時,與會者抱持著聊聊看的想法,但會議也很容易就變成真正的聊聊看,最後卻無法拉回需要的結論。

在會議一開始時,如果可以的話,我通常有個習慣,就是會先跟客戶、與會者,說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼,也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。

我會說,今天會議想要逐步討論這幾項問題,然後最後我們要確認什麼結論?

只需要一個很簡單,可能不超過一分鐘的說明,但這個簡單動作有兩個效果

雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人,但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論,例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」,大家心中也有個底,容易接受被打斷。

並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人,防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論,這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題,而現在先解決這個問題,並且現在這個問題,有助於解答等等那個難題。

5. 事先做好會議筆記

當然,我們都會做會議筆記。

但我有一個習慣,就是會在「開會前」先做好會議筆記,也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法,都先做好筆記,然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢?

我的會議筆記主要在記錄:接下來我要做什麼應變,下一個接續討論的問題要不要調整?

因為基本的重點問題與答案,我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法,我聽到對方提到什麼事情,接下來我要提出什麼回應或詢問?接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢?

6. 最後確認一次所有結論

當會議結束,大家對於這次會議其實已經討論了後面,忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論,不用超過一分鐘,但可以有很多好處。

說明一次會議結論,讓大家確認是不是每個結論都沒問題,也讓大家快速對這次會議有了整體概念。

當然,最好能在會後,立刻把這次結論 mail 給大家一份。

7. 討論接下來每個人的下一步行動

一次會議可能討論了一整個專案的流程,對每個人來說都是長期而龐大的工作,但這樣的會議回去後,不一定能立刻推動專案的進行。

所以我還有最後一個習慣,就是在說明完這次會議的所有結論後,我會問大家,那麼接下來我們每個人的下一步行動是什麼呢?可能是 Esor 要列出大綱、 A 要擬出合約、 C 要把會議紀錄發送給相關人並收集回饋。

我習慣在會議最後,跟對方確認回去後「立刻可以做」的行動是什麼
如果不是立刻可以做的,就要設定一個近期檢查時間?

透過上面幾個會議習慣,在我的經驗裡,更容易創造高效能的會議,讓會議進行得更快速,在準確的時間結束,並且會議之後會真正產生一些有效的行動。

如果你對我的會議方法有興趣,還可以參考:「開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議」、「如何建立有效會議記錄? Evernote 會議筆記範本格式心得」、「取代郵件即時通溝通,6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率 」等文章。

原文引自:電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者的高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已

0 則讀友回應