PMIS在大型政府機構的應用 – 以紐約市環境保護署為例

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這篇是今年初替「專案經理雜誌」的PMIS專欄所撰寫的文章。有上過我和Joe課程的讀友應該有聽過我講這段歷史,這篇算是做了一個比較有系統的整理。我個人認為,專案管理(Project Management)固然重要,但真正上層的計畫管理(Program Management)更是決定人民幸福指數的關鍵,這點我們的政府還有不少向國外借鏡的地方,很希望像是李鴻源部長這樣的決策者能夠關注這個議題!

「專案管理」的概念在台灣隨著PMP證照的熱潮逐漸成為一門顯學,這是件很棒的事。但有不少朋友考上PMP後滿腔熱血地想在職場上大展身手,卻很快地發現理論跟實務間存在著不小的鴻溝。這其實很正常,不需要覺得挫折。我喜歡拿「做菜」來比喻這樣的現況:PMBOK其實就好比一本料理書,裡面雖然記載了各式烹飪的原理和流程,但我們都很清楚,想要成為阿基師,光靠K書是絕對不夠的,還是得挽起衣袖到廚房磨個幾年才行。我很幸運能在這油膩膩熱烘烘的「廚房」裡磨了幾年,加上受到總編Roger「無私分享」的精神號召,接下來我會藉本專欄的篇幅,陸續跟大家分享一下國內外關於企業專案管理(EPM)與專案管理資訊系統(PMIS)這兩個領域的現況。現在就請把「料理書」暫時放下,跟著我來一窺這「廚房」的真實樣貌吧!

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(上圖:擴建中的紐約污水處理廠)

話說2006至2009年間我受聘於MWH Global這間跨國顧問公司於紐約的辦公室,當時我們手上最大也最重要的客戶,是紐約市立環境保護署(New York City Department of Environmental Protection,簡稱NYCDEP)。這個機構和台灣的環保局在職權略有不同,除了一般環保業務外它還涵蓋了在台灣相當於水利局的業務。整個紐約市約800萬人口,為台北、台中、加高雄的總和,紐約人的飲用水和污水處理的設施都歸NYCDEP管轄,這些設施包含整個紐約市以及紐約上州的水壩、水庫、湖泊、自來水廠、輸水管道、污水處理廠、污水下水道等,甚至連河川整治、堤防維護、與河岸海岸的治理也是NYCDEP的職責。純就管轄的面積和預算而論,NYCDEP號稱是全球最大管理「水」的機構。給大家一些數據可能會更有感覺:NYCDEP旗下的工程設計與建設局(Bureau of Engineering, Design, and Construction,簡稱BEDC)是專職負責興建和維護基礎設施的部門,根據我們2006年的統計,BEDC同時有近70個大型計劃(Program)在執行,包含250個專案(Project),共計將近1,000個合約(Contract),總預算高達85億美金,相當於台幣2,800億元。給大家一個參考值,今年(2012)整個台北市的預算也不過是1,852億元台幣。

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(上圖:NYCDEP所屬的河川淤泥清運船)

我之前對紐約的印象就是個國際大都會,又是美國最大的城市,各方面都應該很先進才對。但我上任後發現,紐約固然人文薈萃,但這城市的歷史也是頗為悠久,不少設施都是在「有待升級」的狀態下勉強運作。紐約最早的地下鐵和水利設施,有些甚至可追溯到100年前,相當於清朝時就開始運作,百年來為了配合都市與人口的發展,不斷地增建、改建、或重建,成為現今龐大到不可思議的規模。科幻電影中常出現如「下水道住著忍者龜」、「廢棄地鐵的祕密聚落」等情節,如果你看過真實場景,會感覺那些好萊塢編劇並不是憑空想像!

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(上圖:紐約市的飲用水主要是靠輸水隧道將水由山區集水區運送至都市近郊的水處理廠)

這麼繁多的設施,這麼龐大的預算,可以理解會衍生多少管理挑戰。假想你是NYCDEP的署長去議會備詢,只要任何議員隨便給你來個「考試」,有很高的機率都會被釘在台上。好比說,議員會問某郡的水壩裂縫何時才能修復?某城鎮的自來水品質何時才能改善?某個污水廠傳出臭氣何時能解決?1,000個合約就相當於1,000個工程同時在進行,該怎麼做才能快速又精準地掌握現況?這個問題多年來讓NYCDEP的官員非常頭痛,所以,就輪到我們上場的時候了!

NYCDEP是個很龐大也很資深的組織,員工以工程師為骨幹,多年來一直以非常傳統的方式來執行專案。事實上,在這裡連「專案」的定義都是可疑的!說到Project,有的人認為是單一發包合約,也有的人認為是Program。所以要讓這個傳統的公家單位接受以PMBOK中Program/Project為主的管理方式,是一件非常浩大的工程。所幸NYCDEP內部有幾位很有擔當的主管極力促成,終於為這項管理變革邁出了第一步。整個改造計畫由2006年正式啟動,共分為三個主要階段:

第一階段(2006中至2007初):顧問進行組織診斷,找出問題點(Pain Points)並提供改善建議(Recommendations)

第二階段(2007初至2008中):針對問題,提出流程設計(Process Mapping),工作準則(Guidelines)與文件範本(Templates)

第三階段(2008中至2010):標準流程導入(SOP Implementation)以及專案管理資訊系統的開發(PMIS Development)

除了第一階段僅有4-6位顧問投入外,其他階段平均都有15-20位左右的顧問共同參與。即使在美國這也是一個倍受矚目的顧問案,不少媒體都曾大幅報導。而這些顧問也都是一時之選,我的同事中有來自麻省理工、史丹福、與哥倫比亞的高材生,還有幾位具有博士學位的領域專家。至於國籍更是五花八門,我們團隊裡除了美國當地人外,還有來自英國、澳洲、紐西蘭、中國大陸、韓國、黎巴嫩、墨西哥、委內瑞拉、俄羅斯、法國、菲律賓的同事。有意思的是,大家的專業與文化背景各不相同,而且多數人過去並不熟識,但由於大家都很習慣專案的工作方式,也都了解專案管理的基本精神,所以團隊融合的速度非常驚人,會議當中,工作指派下去,大家立刻分頭進行,定時回報。當時我第一次在國外工作,一開始我非常緊張,擔心自己無法跟上大家的腳步,但後來發現,PMBOK方法論其實就是一種「專業語言」,同樣受過專案管理訓練的人,在工作上會很自然地形成默契和共識,當下我才明確地感受到PMP帶來的價值。

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(上圖:這是公司耶誕Party的合照,平常可沒那麼歌舞昇平喔!)

我們的顧問團隊依據不同的功能分成數個子團隊,有的負責組織設計,有的負責資訊軟體,而我自己則帶領一個5人的團隊稱為Program Controls Group。顧名思義,就是負責幫客戶建立一套專案控制的機制。這裡用一個簡單的比喻幫助大家了解。請大家先將客戶的1,000個合約想像成1,000個不同的人,這1,000人的身體狀況不盡相同,每個人對病痛的感受能力也很主觀,所以現代醫學建立了各種量測指標來評定一個人的健康狀況,好比BMI、體脂率、膽固醇、肝指數等等,有了這些客觀的標準,我們就可以透過量測來了解大家的身體狀況,若某些數值逼近警戒值(好比膽固醇過高),我們便可以透過調整生活作息或預防性治療來避免更嚴重的問題。我和我的團隊成員負責的工作就是幫助NYCDEP設計一套「專案的健康指標」,並且定義出量測與回報的流程,即使客戶未來有更多的專案,也可以用同一套標準來評估執行的情況。有了這樣的標準,也可以預先篩選出「有狀況」的專案來加強監控。

Program Controls的概念不難理解,但執行起來卻需要很大的工夫。除了要說服客戶內部的員工,進行必要的教育訓練,同時也要協助外包商、供應商都依照同樣的方法來執行專案。期間必須製作各式各樣的文件手冊、表單報告、內部課程、以及一對一輔導等,靠著中間許多細節和know-how才能達到最後的成果,而這些資訊最終將顯示在所謂的專案績效儀表板(Project Performance Dashboard)上。基於客戶資訊保密協定無法公布實際的畫面,所以我製作了一個儀表板的示意圖如下。資料是杜撰的,但概念與實際的系統相符。

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(上圖:專案績效儀表板示意圖)

地圖上粉紅字母標示就代表個別專案所在的地理位置。每個專案都有兩條橫桿,分別表示該專案的時間與成本績效,綠色表示進度是「安全」的,要是看到紅色桿就表示有時程延誤或成本超支的情況發生。這時候,管理者可以進一步點選有問題的專案,系統就會跳出對話方塊顯示詳細的資訊。好比圖中的對話方塊中,左半部的上下兩橫桿分別顯示目前專案的花費已經超出原訂的預算(紅色),至於時程則在符合預期(綠色);至於對話框的右半部的兩個數字,表示的是所謂的「領先指標」。依據系統的「預測」,本專案在完成時會超出預算$2,140K,而預計會比計畫早兩天完成。至於預測的基準則是以要徑法(Critical Path Method, CPM)以及實獲值法(Earned Valued Method, EVM)為主。附帶一提,這套系統背後的運算核心,是採用Oracle Primavera P6這套軟體,而前台則採用Google Map的API。這畫面基本上是可以透過手機或平板電腦這類行動裝置來呈現,所以長官們在面對議員的質詢時,自然多了許多自信!

以上提到的專案管理案例,並不光發生在紐約而已。事實上近10年來,英國和美國許多公家部門都該開始進行這類專案管理的改革,並提撥預算建置類似紐約這樣的管理系統,美國人稱作Capital Program Management Improvement(暫譯:基礎建設計畫管理改善)。個人大膽的預言,同樣的管理需求最快在5年內也可能在台灣逐漸發生,原因在於,台灣已經過了「新建」基礎建設的高峰期,像是高鐵、路網、水庫、電廠這類大型工程都差不多完成了,未來的成長也有限,現在台灣和歐美國家一樣開始面對設施老舊或是氣候變遷的挑戰,好比台北市的路平專案、全國橋樑檢測與補強、以及因應水患衍生出的河川流域綜合治理等,這些需求往往是以大型計劃(Program)而非單一專案(Project)的方式來執行,在管理的方法上必須將專案管理上推一層,加強Program層級的「標準化」與「指標化」才行。身為專案管理的專業工作者,或是有心投入這個領域的新人,這是值得我們密切觀察的趨勢。

機會就在不遠的前方,準備下「廚房」大展身手的你,「刀」磨利了嗎?

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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7 則讀友回應

  1. Fion 2012-07-29 15:36:39 第 7 則

    當然沒問題~但簽我臉上還得照鏡子才看的到~
    但如果是布大臉上~嘿嘿嘿

    • Bryan Yao 2012-07-29 18:58:55

      哈哈,其實我想到的是大三我去帶國小的夏令營,有小朋友拿有我的團體照要我簽名,還規定要簽在臉旁邊,整個無言~

  2. summer 2012-07-28 11:55:11 第 6 則

    立碑

    • Bryan Yao 2012-07-29 11:01:19

      嗯,這讓我有陰森的聯想...

  3. jujahau 2012-07-28 09:44:41 第 5 則

    真的!!相當精采.我正考慮要不要印出來裱背...期勉自己能達到Joe大所說的那些事情

    • Bryan Yao 2012-07-29 11:00:21

      如果刺在身上更是忘不掉了...哈哈!

  4. Fion 2012-07-28 08:31:00 第 4 則

     oh~好帥~小妹可以要簽名嗎?

    • Bryan Yao 2012-07-29 10:59:21

      該不會想用毛筆簽在臉上吧?

  5. jujahau 2012-07-27 16:01:56 第 3 則

    千呼萬喚始出來...剛剛看mail還以為Joe寄信給我@@!
    http://pmsuccess.dyndns.org/joomla/index.php/84-i/262-0727.html

    • Bryan Yao 2012-07-28 08:59:18

      Joe幫專案經理雜誌寫的專欄也是相當精采,我自己都看了好幾次!