談談「工時單」的2種正確用法

談談「工時單」的2種正確用法

繼Bryan的這篇非常精彩的職場現形記文章:讓老闆很期待,員工卻怕受傷害的一張表單:工時單之後,今天我想從「主管」的角度聊聊讓員工「回報工時」這把雙面刃。(建議大家先讀過Bryan的文章。)

首先必須定義,我們要求員工填寫工時單的目的到底是什麼?
就我看來有幾種很糟的設定:

  • 防止員工偷懶:所以若我們取消工時回報,那就等於放任員工偷懶?所謂「道高一尺,魔高一丈」,真的打混摸魚的員工,自有一套能在工時單上做手腳存活的方法;更何況,把自己的員工當成偷時間的小賊,並不是成熟主管該有的格局。
     
  • 做為績效考核的依據:很多難以具體衡量成效,或者成效需要較長時間才能呈現的部門(如研發、產品、甚至很多內勤,如總務、資訊…等),因為要配合公司績效評核的時間和規範,沒有好好地規劃和思考評估部門價值的方法,而決定用最偷懶的方法交差KPI,以工時表中員工投入在工作上多少時間,做為稽核員工表現好壞的依據。
    但這樣的做法,等於反向鼓勵大家盡量「耗時」而不是「有效率」工作,因而在不久的將來,部門一定會開始面臨士氣低落、工作效率差、留不住具有創新和熱情部屬的困境。
     
  • 做為事情做不好的擋箭牌:當手上的工作和專案一直無法順利達成老闆設定的目標,就拿出部門的工時表:「老闆,你看,大家都很認真工作,光是加班的時數就比上個月增加了20%,每個人的工時利用率都超過100%....」職場上轉移焦點的招數非常多,但這爛招絕對能排前三名。

當然還有很多變(態)形的應用,比如拿來跟其他部門做比較,證明我的團隊比你的團隊要努力…之類的。

終歸一句,若回報工時只是為了讓主管「填充安全感」並增加空虛的掌控力,那麼,它不但浪費團隊時間,也終會成為虛應故事,甚至在團隊能力和績效上,還會造成許多反效果。

那麼,工時回報這件事本身到底有沒有正面的價值呢?

「當然有!」

我甚至可以非常肯定得說,除了以下這兩項原因之外,根本就不應該讓團隊回報工時。
 

1.管理決策的判斷依據

雖然我知道,假管理之名,施掌控之實的狀況在職場上非常多見。

其實主管是否以這個項目為主因,而讓團隊報工時,從一個點上就可以輕易的觀察出來,那就是有沒有認真地「規劃工時回報的分類」

照理說,主管應該先訂下了某個想了解、改善、提升的目標,然後回頭來設計工時回報的制度。

比如說:你剛接一個部門,發現大家其實工作時間都很投入,甚至還有幾位同仁加班,可是不知道為什麼,部門的任務常常Delay?與幾個團隊進行了解之後,大家丟出諸如:工作就是很多做不完啊、總是要幫XXX擦屁股啊、會議太多啊、一直被插單啊…等等。

要先改善哪個問題來提升大家準時交付的程度呢?

在你對這個部門的熟悉度有限,且短期間內很難正確下決策之前,或許施行一段時間的工時回報制度,會有助於你在管理上做更精準的判斷。

你可以設計類似一個以下這樣的工時回報類別範例:

讓團隊在回報工時的時候,盡量選擇接近的類別,以便於你未來做統計分析之用。

一個月後,你發現集中在「2.1 Bug修復的工時」佔了60%,若以大數法則來判斷,那你優先要處理的,可能就是團隊工作品質的問題。包含如何制定一套好的品質規畫?如何訓練團隊提升專業能力?甚至是找一套好的工具來幫助大家減少品質問題的loading,都是你接下來重要的決策方向。

但在這裡,還是有幾個提醒:

  • 分類:
    • 訂定分類表前,必需先了解團隊的工作類型,最好能找幾位關鍵成員一起討論後產出,並先做一些模擬。
    • 盡量不要有「其他」類別,若團隊因為不熟悉而把工時大部份都報到這個項目來,則此類別將沒有分析的價值。
    • 如果發生團隊在理解類別之後,還是有些工作不知道該報到哪裡,就要立即展開檢視和討論,是不是這些工作根本就不被期待要做?或者真的應該要調整分類,這樣幫團隊去蕪存菁、重新排出工作順序的方法,也會讓你更了解大家實際的工作狀態。
  • 原則:
    • 實施前請清楚告知團隊,你要收集的目的,是為找出改善大家工作loading的方向,以及這絕對與他們的績效無關。
    • 請不要強制團隊一天必須得報滿上班時數。比如訂8小時,但一個正常員工在上班的8小時中,實際投入工作的比例平均大概只有60%,也就是約4.8小時。
    • 若員工為了補滿這8小時的工時,而搪塞一些奇怪的工作進來,反而會讓你的判斷失準。
       

2.實際專案人力成本的收集

若你的專案要收集人力成本,或許工時表就可以是一個來源,這部份大家應該比較容易理解,我就先不在此篇文章說明。

總之,實施工作回報不應該隨便開始,寧可在之前花一段時間弄清楚自己要團隊這樣做的目的,並且認真的去規劃它。

工時回報是個工具,善用它,你和團隊都可以得到很多的好處。像是更客觀地成為你做決策前的判斷依據(看看光是這個點,對主管來說,就不知道有多重要!)一段時間之後,你還可以從工時表觀察自己決策的績效品質好不好?之前的問題有沒有被改善?

再來,團隊在過程中也能真的感受到,原來花一點時間填這個表,能讓他們的任務更明確,同時感受到這個用心的主管改善了部門的工作環境,而不只是多了一項工作而已。

那麼,你不只可以得到更真實的資訊,還剛好那麼不小心的就建立了與團隊間的信任基礎。

近期課程:

專案監管的系統思考及KPI設計攻防(七月班): https://bit.ly/3gbKOMp

目標管理與團隊績效 – 統整OKR與KPI的有效實務(八月班): https://bit.ly/2XkZ8cR

〈原文轉載至Elva手記工時表雙面刃,主管必須知道…》〉

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