管理藝術(四)之 主動發現、弭禍於無形之中

在前面那一篇「重點掌握、如何抓大放小」提到,要把時間放在重要的事情上。 (在公司內部網站的討論上,也有人很熱情的幫忙補了一張圖,很清楚的定義出四個象限,以及他們的重要度。) 
時間管理的四象限
(取自於網路搜尋)

從我的角度來看,在這四個象限中,第二象限裡頭的東西是最重要的。 甚至講的極端些,我覺得任何一個人一天80%的時間都應該花在處理第二象限的事情,只該有低於10-15%的時間在處理第一象限,也就是緊急的事情。

看到這兒一定有人心裡是偷偷罵著說:「喵的,又是這種何不食肉糜的話?」 「講得簡單,但我每天光緊急的事情就占去太多時間了。 哪有時間去定義甚麼重要不重要啊? 所有那些重要但不緊急的都只能先擺一邊啦。」

 

是,我了解。

確實很多人有這樣的困擾。

對很多人而言,生活根本也不用分甚麼四個象限。 每天的時間,光是用來處理第一象限的事情就已經處理不完啦! 更別說還有什麼時間去處理第二或是更後面象限的事情。

但這裡要恕我直言:「若是這樣,那其實你是過著一種有問題的生活方式啊!」

從我的偏見來看「人生的結果多來自於過往的選擇」。 也因此現在的急迫,往往源自於過去有些重要的事情我們沒有能好好處置。

比方說蛀牙吧。 當牙痛到亂七八糟時,哪有心力去想什麼牙齒保健? 哪有心力去想什麼好好刷牙或是洗牙護牙呢。 但這常是源自於過去自己的衛生習慣。再比方說,就是專案中(總要回到正題吧)到處都是火,事事都緊急的要PM裁決。 這往往也源自於過去的缺乏規劃。

其他當然還有一堆,如健康、負債、感情亮紅燈、或是很多人生遭遇的問題,其實往往都是相同的原因。 古人說的好:「冰凍三尺非一日之寒」。 講的誇張些,日常生活中出現於第一象限的緊急事件,恐怕多是源自於人生過往的影響!

象限一的事情,都是象限二轉化過來的。 就是因為過去的作為(或是不作為),才造成現在的問題。 所謂「不作為」,指的就是該做卻不做的事情。 如早先沒有好好保護牙齒,才會造成今日的緊急牙痛。 當這類「不作為」的事情太多時,人就會被綁住,被一直冒出來的緊急事端占據了大半的生活時間。 久而久之,就只能一直滅火,而無法優雅的過活了。 所以,輕忽第二象限是惡性循環的開始。

會輕忽的主因當然還是在於我們的惰性。 重要的事情在當下常常都沒那麼急迫,往往沒有非立刻做不可的壓力。 但是如果在該處理的時間沒掌握好,時間會慢慢的幫它「升等」。 直到有一天,問題會開始尊貴到你再也無法忽視它的程度~~~~~

這是緊急事情佔據人生大半時間的起因。


但如果你的生活還沒落到那樣的境地,那非常恭喜。 只要記得一件事,就能在接下來的人生中也避免走入那境地。 而那件事情就是忍耐。 有本書叫做『不要吃你的棉花糖』,針對這一部分寫的就還不錯。 有興趣的倒是可以買來看看。

但若不想買的,我這裡也可以簡單的說明一下。 大致這本書就是在談人該怎麼樣避免眼前享樂的誘因,而把快樂放在未來。 這概念若能培養起來,我覺得在人生很多領域就都能通用。 比方說,若現在省下一些錢拿去儲蓄或投資,但是未來可以得到更大的回報,那就應該忍受住現在的享樂。 或是現在勞累一些,多去憂慮一些明天的問題,到了明天自己相對就能輕鬆些。

若寫成流程大概就是這樣:

住現在的享樂→永遠多想一步→把時間用在對未來有益的事情上 


我自己是這麼看啦,如果一件事情真的很重要並對於未來影響深遠,那就不該等,立刻就可以想可以做。 明天可以做的,為何要下周做? 甚至若今天下午就可以做,那連明天都不該等 (PS這段話是馮紐曼說的)。

其實很多事情真是如此,能早搶一些時間,後面的壓力就會少一些;能提早想清楚,萬一真的危機臨頭了,處理的方式常常就可以更周全些。 這事兒說穿了其實根本沒什麼了不起的,不過就是「主動發現、提前思考」這八個字罷了!

當你人生大部分事情都能提早規劃、儘早解決時,你就在避免讓它們變緊急;能弭禍於無形,自然就能優雅過活了。


專案的角度呢?

我個人覺得也是一樣「主動發現、提前思考」。 轉換成專案管理的術語就是「風險分析」四個字。 風險分析是幹嘛呢? 就是預先去評估接下來可能碰到的問題會在哪裡,並提早解決這些「潛在的麻煩」。 因為如果可以預見某些事情很可能發生,不先解決的話,那等事到臨頭可就錯失先機啦。 比方說,如果預期接下來三個月某個Team的人力會吃緊,那現在就該思考要處理。 現在要想方法的話選擇可能還很多,比方說加人、或是新訓練人、或是把別的專案的人空出來、或是思考外包、或是思考改變做法。 但要是不先想,等時候到了問題絕對不會自然消失,只是到時候在時間不足下,能選擇的方法會越來越少。

三個月前可能有十個選項可以使用,但是兩個月前可能有三項不能用了,當離問題只有一周前,很可能只剩下唯一一個選擇了。 換言之,不先處理的人,最後只能被時間逼著選擇最糟糕的一個選項。

這其實是某種程度的不負責任。

在我來看,PM的責任,甚至是做人的責任,就是要像辦法把未來的可能性「放到最大」;意思就是要想辦法幫自己創造最多的選擇。 而可能性要放大,就在於及早處理重要的事情。 處理好,問題就會消失,而不會升等變成緊急的事情。

就像前面講的,要是忍耐的存下錢,多的資金就能提供未來更多的選擇。 不管是日後買好東西、旅行、投資賺更多的錢、創業、或是完成任何其他的夢想;你的選擇將比今日更多。 做專案也是一樣,能把問題越早的預先排除掉,後面越有時間去思考更長遠的問題、也越有前置時間來對付那些問題。

所以風險分析這件事情,是隨時要做的。 開案前要做不說,專案進行中也必須時時檢討。 因為隨著專案的展開,「必然」有事件會發生,有些原本沒想到的問題也會慢慢浮現。 比方說,外包配合態度不好、困難度比原來設想的高、設計出來的東西比原本設想複雜,執行單位無法如期交付、原料無法接續、生產碰到技術問題、甚至人員調度不過來。 這些隨時都有可能發生。

上篇曾提到,如果你有一份完成規劃的Schedule,那你將可以看到專案的全貌。 這在基礎下,你將可以透過「要徑」來看出哪裡是關鍵工作。 但是除了立刻的狀況之外,你還要多往右邊(也就是甘特圖上的未來區域)看幾眼。

未來三周的要徑工作會是哪些? 這些工作的資源能如期出現嗎? 現在連結到這些要徑工作的狀況如何? 有沒有哪項工作會開天窗? 會不會有哪項工作做不完? 接下來要做的事情跟之前有沒有相似度很高的工作? 這些工作之前做得如何? 如果之前發生人員能力不足時,接下來的工作是不是要排長一些? 這樣調整後,會不會造成後面里程碑守不住? 如果會,那該怎麼辦? 這是發現的立刻就要預想的,也是要在還沒發生前就預先規劃處理的。

會救火,沒甚麼了不起;能看得遠,能弭禍於無形的,才會是一個有價值的PM。

但要能做到這一點,你就會先需要一個能看到全貌的Schedule(所以掌握全貌還是最大關鍵)。 Schedule要隨著專案進展,讓你知道狀況變化如何、瓶頸在哪、讓你知道要徑是甚麼、讓你知道接下來哪些工作會開始,哪些資源會有需要或是會短少。 甚至做很多我們稱為What-if的分析,來比較不同方案的優劣,或是比較不同方案對於案子的衝擊。 PM的價值,也就是不斷透過What-if分析,來幫忙開道、來引領眾人躲開風險順利的往前走。

看得遠、想的多、預先規劃排除風險,才能小心的照顧瓶頸、避免要徑工作Delay、才能在工作沒開始前就確認資源會到位。 在面對一些重要工作時,甚至讓資源Pending下來等都在所不惜。

真的,只會救火沒甚麼了不起,要能讓火根本不燒起來,才是好的PM。


好吧,可能有人還會問:「提早預防確實有道理,可是如果一切已經來不及了呢?」「如果生活或是專案已經落在那惡性循環,每天都在處理急事或是救火的境地了呢?」

我覺得別無它法,只能在狀況還沒有完全「鎖死」前用力拼一陣子。 每天除了一些緊急的事情要滅火以外,也得想辦法多處理一些位在象限二的事情。 可能需要很拼很拼的過一段時間,不拼的話事情只會越來越慘。 就像欠錢時,不能只還利息(象限一的緊急事情),還要想辦法還還本金(象限二的事情)才可以。 不然象限二的本金,很快也會變成利息。 到時候就會沉重的讓人喘不過氣啦!!

如果一切開始的早,那只要累個一段時間,事情應該就還能回到控制上。 但是如果緊急的事情真的太多,再也分不出時間時,最好的選擇其實是「開口求救」。 就像面對卡債或是其他人生問題一樣,如果問題很嚴重時,千萬不要想自己承擔一切,而是應該要想辦法請人幫忙。 專案也是一樣,當怎麼加班救火問題都一堆時,就該提出來尋求其他人協助了。

有人或許覺得講出來好像很丟面子。 可是要是問題能及早處理,就算丟臉,自己也還有下一次翻本的機會。 但萬一自己無法負荷,專案又救不回來時,那不就真的只能砍掉重練了嗎? 一旦到這階段,應該也不會比較有面子不是嗎? 既然如此,何不盡早提出呢?

一般來說,只要最後案子順利解決,大家常不會太記得中間的風風雨雨。 既然如此,其實問題是沒有必要秘而不宣的。 早知道、早解決、讓風險弭於無形,這才是負責任的行為。

覺得這篇文章好嗎? 請分享給您的朋友
歡迎「讚」一下我們的粉絲專頁,接收最新文章!
張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

Joe G+ ICON Joe LInkin ICON

8 則讀友回應

  1. 劉榮唐 2017-12-06 12:27:02 第 8 則

    請教Joe一下,你文中提到的書“不要吃你的棉花糖”,我找不到這個書名耶,可以推薦給我看看嗎~XD

    • Kokoya 2017-12-06 15:13:08

      你好,我是小幫手,JOE提到的應該是這本[先別急著吃棉花糖]



      http://www.books.com.tw/products/0010326543


  2. jen0913 2010-11-01 18:01:56 第 7 則

    "向上管理"也是很重要的, 這是某高手教我的!!

    • Joe Chang 2010-11-01 18:04:33

      是 這超重要的
      只是這也非常難就是...

  3. 就是那個Chris 2010-10-29 13:50:23 第 6 則

    >既然他能做到今天這地位,很可能不是草包

    但也有可能他只是隻幸運的精子

    巴菲特說的:D

    http://showbiz.chinatimes.com/2009Cti/Channel/Showbiz/showbiz-news-cnt/0,5020,110511+112010102900016,00.html

  4. 小麥 2010-10-28 09:36:52 第 5 則

    Joe網路上搜尋到的圖表,我記得在PMITW開過兩次的時間管理課程裡,主講的教授也有強調過,可惜只有留hard copy,soft copy沒有放上來,但有趣的是兩次都有人問老闆跨線的問題,而且來不不同的菁英,不同的產業,卻有著非常相似的問題,老闆難搞的問題也都是大同小異,對PM的困擾就是自己本來很有自信可以有很好的時間管理,但面對高層問題,他們變成了工作怎麼做都做不完的困擾。

    • Joe Chang 2010-10-28 10:32:14

      老闆難搞本來就是專案開始前必須要深刻理解的一件事情
      我的原則是兩點
      1. 盡量開始前溝通清楚。 尤其可能出問題的地方談清楚 (權限、權責、架構、回報、限制等)
      2. 盡量過程中不斷預警與讓老闆參與 (會出問題的,通常是很多PM自以為自己搞定就好,完全不回報訊息)
      3. 盡量預留時間或郁算在手上,處理天馬行空的奇想。 所有的節省,有時候其實都只是為了這目的罷了 :P

  5. gesar 2009-11-10 14:46:25 第 4 則

    你好,你的文章的確成功抓出了一個PM面對無數挑戰時的中心思想-[主動發現、提前思考]
    但有件事,我忍不住想請教你的想法:

    如果因為老闆很愛跨線,干涉pm的時間排程,反而常讓第一象限的該做的事情,總是作不好或是作不完,永遠都是急就章的挖東牆補西牆。

    這時候,如果你斗膽跟老闆提到後續的整體考量,他反而很不高興,說是因為那是因為PM不是工程出身,沒能力掌控專案,他這個技術出身的人才跳出來...

    這時候,談「主動發現、提前思考」這種風險控管或是未雨綢繆的論調,會不會只是變成一個違逆老闆的笨PM呢?

    • Joe Chang 2009-11-10 20:54:59

      我會建議你要換個角度想


      也就是去搞清楚老闆為何干涉這類事情
      他背後的思維還有原因在哪?


      既然他能做到今天這地位,很可能不是草包
      他的觀點為何跟你不同?
      是你看到太遠他跟不上? 還是他的顧慮其實有其道理(可能他之前栽過跟斗)
      若有道理,你考慮到了嗎?
      你若也考慮到了,你的方法又是甚麼?
      如果你想的更多、更充分,甚至能說服他你的方法好
      我相信大部分老闆不會非要干涉
      所以,你若摸知道老闆擔憂的風險,把他顧慮的先考量周全
      這也是主動發現、提前思考....