選擇專案管理資訊系統PMIS時該注意事情 (上)

如何選擇PMIS

之前在這篇文章(關於專案管理工具(PMIS) (一)三大類型)提到過有三大目的各不相同的PMIS。

也因為有這樣三大類的PMIS,表示你在選擇工具時要花點時間研究一下。 因為不同的工具通常有其合適的使用環境。 千萬不要妄想買一個能適用任何環境的東西。

此外,彈性大的工具雖然適用環境廣,可是組織在使用上,流程與規則就必須配合做大幅度的調整(可以想像如同ERP的導入)。 彈性小的工具則通常跟專案型態有緊密的相關,而可能僅專注於解決特定的一個問題(想像一個HR套裝軟體)。 所以萬一組織結構、或是案件類型有變時,工具的適用度也得重新考量了。

除此之外,下面也列出幾個我們常見客戶的疏忽或錯誤認知。 這些疏忽或錯誤都增加你組織的摸索時間,甚至可能讓你整個導入徹底失敗。 所以對於有在挑選PMIS的朋友,倒是建議可以把下面幾點看懂得喔!

當然,若你需要我們進一步的建議甚至協助判斷,也歡迎透過Email跟我們聯絡!


1 管理軟體最大的關聯其實是….

大部分人以為挑選工具的第一步,是找一個自己跟自己同樣產業使用的照用就好,這點其實是不對的!找甚麼工程設計的工具這樣想是OK的,但在管理的領域,這思維肯定是不對的。 選擇管理軟體的關鍵,其實跟同產業未必關聯這麼高;反而要考慮的是組織的「商業模式」! 若你這部分搞錯了,你後面篩選的重點就有可能完全偏頗。

舉例而言,自己研發產品的公司,在管理上跟ODM、OEM的管理重點會不太一樣,就算都屬於同樣產業(如遊戲開發、如3C消費性電子產品),適用工具也未必相同。 自己研發產品的公司對於時程的彈性有可能較高,所以時間未必一定會給予最高優先的關注、對於工序的要求也有可能不很嚴謹,所以排程、工時投入量、合約管理等議題可能較鬆散。 專注度有可能在於Issue Tracking、產品的市場面的考量;排程就算有,也是一個以銷售或是通路為主幹的排程。 相較一下,一個接案為主的公司,關注重點很可能在於Deadline、工時投入、成本分析、投標分析、合約管理這類議題。 排程也會是以製作進度為控制主體。

專接統包案的跟專門做下包的對於自主度的掌握也不同。 接國外客戶的跟接國內客戶的,也可能有迥然不同的需求。 所以搞清楚自己的專案屬性,再來挑選合乎自己屬性的工具,這樣才會掌握評選重點。

簡單原則:先確立自己的商業模式、再來分自己的產業屬性。 要管理甚麼的重點就呼之欲出了!


2 從最需要被管理的部分開始評選….

工具篩選不完全是比功能多寡,而是要挑選「自己最需要的部分」。 大部分專案都缺乏充分的人力、預算、以及時間,所以不可能把工具的每項功能都用到,反而是工具最強的部分是否是你最需要的。 如果是,這就符合80VS20法則→讓你在合理的時間與人力投入下,取得足以做控制與判斷的管理資訊。

此外,一般來說,依照專案類型以及商業模式,有可能著重於下面這幾種管理重點:

1. 專案控制導向 : 工序、排程、成本分析、要徑分析、及進度與Baseline的比對。
2. 工作管理導向 : 工作清單、派工、完成時間、及完成與否的收集。
3. 待辦事項導向 : 工作清單管理
4. 產出物管理與控制導向 : 文件、圖面、版本管理、BOM。
5. 議題管理導向 : Issue Tracking
6. 人力管理導向 : 誰在做甚麼、誰要做甚麼、工時收集、工時審核、人時分析。
7. 知識管理導向 : 歷史資料整理。
8. 流程管理導向 : 簽核系統、工作審查、文件審查等。
9. 報告製作導向 : 畫圖用的工具
10. 個人管理導向 : 跟組織無關的各自PM的管理工具
11. 高階策略分析導向 : 組合管理、預算分配、預算執行、策略目標達成分析、ROI、儀表板等。
12. 法規滿足導向 : 如符合沙賓法案、符合美國國防部EVM規範等。

EVM示意圖
(上圖,詳盡的實獲值分析圖表。 可是正常而言,台灣真正有能力用EVM的組織恐怕少乎極少)
(點選可放大)

這些不同的需求,可能會導致整個選擇結果的不同。

舉例而言,需求9通常可能只是老闆需要你畫甘特圖放在投影片上。 那你不需要花幾萬甚至幾千萬建立一套系統,找個Open-source的工具通常就夠了。 需求12的,你可能需要考慮權限、考慮進度%評估的客觀性、考量數量投入收集的便利性、考量排程的嚴謹度等。 兩者最後挑選的可能迥然不同。 所以不同目的,會影響不同的選擇結果。

但無論如何,請一定從核心需求展開挑選。

因為從核心目的篩選工具,就不會被功能、價格這類因素迷惑了。 我碰過一些客戶會拿出密密麻麻的評分清單要來評選軟體,一個功能一個功能問了打分數。 「能不能作WBS?」、「能不能做實獲值計算?」、「能不能做Risk Matrix」 問他們到底痛點在哪裡,為何會想用實獲值? 想藉此解決甚麼問題? 承辦人員一問三不知。 只知道被交代來評選軟體,所以就要看到有這功能並打分數而已。

打分數這件事情在概念上當然是很好,可是別忘了你買軟體終究是要解決核心問題,而不是要買一個「功能很多可是未必真能解決你核心痛點的絢麗玩具」。 若用不到、或跟你專案的商業模式根本不合的功能,就算有你也沒辦法用不是嗎? 所以還不如先把核心需求搞清楚,其他評分才有意義喔!


3 分辨你面對的是系統問題還是管理問題

請記得 : 永遠不要期待透過買系統來解決管理問題。 我碰過一些客戶,想買軟體的原因在於他覺得買來軟體後,公司專案管理的能力會立刻提升。

可是這是不切實際的。 軟體充其量只是一個加速器。 你原本的流程健全,人員互信高,專案管理成熟度很好,那軟體進來後事情會更好。 可是若本來你的組織就是缺乏互信、各部門各自為政、業務與PM與RD老是衝突不斷、一堆人考上PMP卻不會規劃,工具進來雖然可以有些「政治上力道的」調整,可是不會讓公司從此變成一個溫馨的天堂。 這時候有專人幫你設計並調整既有組織運行規則,並同步帶進新系統,才會產生明確的改善效益。 所以買PMIS要找顧問公司,而不該找軟體公司。 因為這通常是管理問題,而非軟體問題!

這時候的重點反而是要分析核心問題為何? 以我們的經驗而言,通常組織專案混亂的原因都跟系統無關;大都是組織設計不良(權力結構不平衡)、獎懲制度提供錯誤誘因、分工不正確、流程不佳、成案流程、專案缺乏Owner、專案監控與策略缺乏連結、更常見的是「掛名PM的不是真正能當PM的人,有能力當PM的卻置身事外」等問題。

當然,也有很多公司的問題是源自於資訊不透明,這點是系統可以協助解決的。 可是如果組織本身部門之間敵對心很高,或是專案成員各自都過度自我保護,系統進來除非有「高層的強制力量」,否則一樣不可能大幅增加透明度。 所以這時候,先確保高層主管的參與,可能比評選系統來得更加重要。

其他常見管理工具來協助解決專案問題的還有:

1. 作為溝通載體 (做出好計畫,讓別人能快速理解,更容易取得資訊)
2. 小團隊的代辦事項管理 (方便派工、可以有集中平台來看進度、讓PM掌握全貌)
3. 大型專案的排程與專案追蹤 (工作複雜,需要好的排程與進度管理工具)
4. 度量、績效分析、考核
5. 部門主管了解人力配置與工作回報 (作為資源控制的資訊來源)
6. 成本累算、預算評估、S-Curve繪製、EVM計算 (認真的專案控制需求)
7. 團隊的資訊整合平台 (讓一般人也可以輕易了解專案資訊、發布資訊、取得資訊)
8. 高階主管作為資源配置分析、策略研擬等的平台 (組合管理、投資分析、預算分配等)
9. 業主或合約滿足所提供的數據與報表產生來源。
10. 工率、工時、工期、等歷史資料的累積。
11. 文件管理與版本控制。
12. 議題管理與追蹤。
13. 風險管理平台、風險模擬器(如蒙地卡羅分析)。
14. 統一內部管理流程。
15. 法律證據的保存。

高階資源規劃
(上圖,第八點的需求示意圖。 公司把實際專案與預計專案共同列出,讓主管評估規劃中專案何時開始對於組織人力運用最佳。)
(點選可放大)

 

在此跟大家抱歉一下。 因為這週較忙,這篇只能先寫一半。

後面幾點過幾日再貼出 :)

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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7 則讀友回應

  1. Leo Kao 2012-10-26 10:06:44 第 7 則

    我先公佈一下我的謎底XD

    因為蝦哥說要先 "暸解自己",
    因此Summer哥列了四種人的例子,
    我看到Summer哥寫的例子很有趣,所以也想了一組~
    狙擊手 => 決定目標的人
    狙擊槍 => 當成工具在使用的人
    彈藥 => 當成消耗品在使用的人
    誘餌 => 可有可無的人

    (糟糕~~對於文本主題好像開始歪了...

  2. Joe Chang 2012-10-25 11:16:06 第 6 則

    這裡變成燈謎版了嗎? XD

  3. Leo Kao 2012-10-25 09:28:08 第 5 則

    狙擊手,狙擊槍,彈藥,誘餌

  4. Summer 2012-10-24 18:43:39 第 4 則

    麵包師父, 烤箱, 麵粉, 面紙

  5. summer 2012-10-22 18:43:28 第 3 則

    人才-人材-人柴-人裁

    • Joe Chang 2012-10-24 10:42:59

      一跟二的差異在哪裡?